Как получить электронные подписи, МЧД и установить программы для них
Как начать работать с ЭПД в Умной Логистике
Шаг 1: получить подписи и МЧД и установить программы для работы с ними — вы сейчас здесь
Шаг 2: завести аккаунты в Контур.Диадоке и Логистике
Прежде чем подключать модуль ЭПД в Умной Логистике, организации и ее сотрудникам нужно получить электронные подписи и завести аккаунт у оператора ЭДО. Это делается один раз и не зависит от Умной Логистики.
Важно. Умная Логистика — это не оператор ЭДО. Поэтому через УЛ не получится оформить подписи и МЧД. В статье рассказываем, где и как это можно сделать.
Словарь
- КЭП — квалифицированная электронная подпись;
- ПЭП — простая электронная подпись;
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- МЧД — машиночитаемая доверенность.
Кому какая подпись нужна
| Роль в организации | Что нужно | Зачем |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Личная КЭП | Действует от имени компании без доверенности — сама подпись уже подтверждает его полномочия |
| Сотрудник-подписант: логист, менеджер и т. п. | Личная КЭП + МЧД от руководителя | Личная КЭП подтверждает только личность; право подписывать за компанию дает МЧД |
| Водитель | Ничего оформлять не нужно | Подтверждает факт погрузки или доставки простой электронной подписью (ПЭП), титулы не подписывает |
Подробный разбор каждой роли, примеры и то, как работает МЧД на практике, — в статье «Какие электронные подписи нужны для работы с ЭПД и зачем нужна МЧД». Дальше в этой инструкции — только порядок действий: что получить, где и с чем прийти.
Порядок действий
| Шаг | Что сделать | Кто | Где |
|---|---|---|---|
| 1 | Получить КЭП | Руководитель | УЦ ФНС |
| 2 | Получить личную КЭП | Каждый сотрудник-подписант | Аккредитованный УЦ |
| 3 | Оформить МЧД на каждого сотрудника | Руководитель (выпускает) | Оператор ЭДО, реестр ФНС |
| 4 | Установить КриптоПро CSP, Контур.Плагин и Контур.Расширение | Каждый сотрудник-подписант | Компьютер сотрудника |
| 5 | Установить сертификат в контейнер КриптоПро | Каждый сотрудник-подписант | Компьютер сотрудника |
| 6 | Завести аккаунт у оператора ЭДО | Организация | Контур.Диадок и Логистика |
Шаг 1. КЭП руководителю
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — электронный аналог подписи и печати, юридически равный подписи на бумаге. Без нее ни один документ ЭПД не подписать.
| Кто получает | Где | Как | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Руководитель организации — тот, кто действует без доверенности | Удостоверяющий центр ФНС России | Лично в налоговой инспекции или через доверенных партнеров ФНС (например, банки) | Бесплатно, кроме USB-носителя |
С собой:
- паспорт;
- СНИЛС;
- сертифицированный USB-носитель (Рутокен, JaCarta или аналог с сертификатом ФСТЭК/ФСБ) — его нужно купить заранее, бесплатно не выдают.
Важно. КриптоПро CSP на сертификатах ФНС уже включена, отдельно покупать не нужно. КЭП выпускается на руководителя как на человека, а не «на организацию».
Шаг 2. Личные КЭП сотрудникам
С 1 сентября 2023 года сотрудники, кроме руководителя, подписывают документы только личной КЭП физлица — КЭП «от организации» больше не существует.
| Кто получает | Где | Кто оплачивает |
|---|---|---|
| Каждый сотрудник, который будет подписывать документы (логист, менеджер и т. п.) | Любой удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры | Обычно работодатель |
Важно. Личная КЭП сама по себе не дает права подписывать документы от имени компании. Нужна еще машиночитаемая доверенность (МЧД).
Шаг 3. МЧД сотрудникам
МЧД — электронная доверенность в формате XML, подтверждает, что сотрудник вправе подписывать документы от имени организации своей личной КЭП.
| Кто оформляет | Кому | Где | Что указать в доверенности |
|---|---|---|---|
| Только руководитель — создает и подписывает своей КЭП | Каждому сотруднику-подписанту, отдельно | Сервис оператора ЭДО (например, Контур.Диадок), сайт ФНС | Точные полномочия — например, право подписывать титулы ЭТрН |
Важно. Если в компании будут подписывать документы 5 сотрудников, нужно выпустить одну КЭП на руководителя и пять комплектов «КЭП физлица + МЧД». Модуль Контур Логистики не пропустит одну доверенность на нескольких сотрудников.
Если вы работаете от лица нескольких организаций, для каждого сотрудника нужно сделать отдельную электронную доверенность на каждую компанию.
Шаг 4. Установить программы на компьютер
Нужно установить три программы, чтобы на компьютере можно было работать с электронной подписью и передавать ее в браузер. Не нужно искать программы по отдельности, можно установить все сразу через Контур.
Зайдите на Установочный диск Контура и нажмите «Настроить компьютер». Сервис сам проверит систему и поставит все, что нужно:
- КриптоПро CSP — распознает сертификат и позволяет подписывать документы;
- Контур.Плагин — передает данные сертификата в сервисы Контура;
- Контур.Расширение — разрешает браузеру криптографические операции.
Если после повторной проверки сервис пишет, что каких-то компонентов не хватает, установите их вручную по ссылке рядом с предупреждением.
Важно. В Chrome и Edge расширения для КриптоПро и Госуслуг иногда предлагают установить вручную через раздел браузера «Расширения». Это нормально, они пропали из магазина расширений Chrome. Если расширение уже стоит и работает, трогать его не нужно. Чтобы не доустанавливать расширения вручную, рекомендуем работать в Яндекс Браузере, Opera и Firefox.
| Кому ставить | Куда | Что ставится | Кто помогает |
|---|---|---|---|
| Каждому сотруднику, который будет подписывать документы | На его компьютер | КриптоПро CSP, Контур.Плагин, Контур.Расширение — через Установочный диск Контура | Обычно системный администратор организации. Если возникнут трудности, обратитесь к оператору ЭДО |
Шаг 5. Установить сертификат подписи в контейнер КриптоПро
Программы на компьютере уже стоят — осталось показать КриптоПро CSP, где лежит сертификат. Копировать сам файл с флешки или токена никуда не нужно: КриптоПро просто запоминает путь к сертификату на носителе.
Откройте панель КриптоПро CSP, вкладку «Сервис», и выберите один из способов:
- нажмите «Просмотреть сертификаты в контейнере» → «Обзор» → выберите контейнер → «Установить»;
- либо нажмите «Установить личный сертификат» → укажите файл сертификата или сам носитель → выберите контейнер закрытого ключа → поставьте галочку «Установить сертификат в контейнер» → выберите хранилище «Личное».
Подробнее о том, как установить сертификат в контейнер КриптоПро, читайте в статье поддержки Контура.
Если сертификат на токене (Рутокен, JaCarta), система попросит pin-код от контейнера — тот, что выдали вместе с носителем.
| Кому ставить | Куда | Что сделать | Кто помогает |
|---|---|---|---|
| Каждому сотруднику, который будет подписывать документы | На его компьютер | Установить сертификат в контейнер КриптоПро | Обычно системный администратор организации. Если возникнут трудности, обратитесь к оператору ЭДО |
Частые вопросы
Сколько стоит получить подписи?
КЭП руководителя через ФНС — бесплатно, кроме покупки токена.
Личные КЭП сотрудников и МЧД — бесплатно на сайте ФНС, по тарифам аккредитованного УЦ или оператора ЭДО. Стоимость регистрации и работы в Диадоке и Логистике — в статье про регистрацию в Контуре.
Можно ли подписывать документы КЭП руководителя вместо личных подписей сотрудников?
Да, если документы фактически подписывает руководитель. Но на практике документы обычно подписывают сотрудники, и тогда нужны и личная КЭП, и МЧД.
У сотрудника уже есть личная КЭП с прошлого места работы — подойдет?
Нет, так как КЭП сотрудника не привязана к работодателю. Чтобы сотрудник мог подписывать документы от вашей организации, нужна МЧД.
Где взять МЧД и сертификат, если их еще нет?
Оформить их можно в налоговой или у оператора ЭДО и аккредитованного удостоверяющего центра. Подробнее в шагах 1–3 этой статьи.
Если вы уже получили подписи, но пока не решили, где работать с ЭПД, — приходите в Умную Логистику. Записывайтесь на консультацию, обсудим любые вопросы.
Записаться на консультацию
