БАЗА ЗНАНИЙ
УМНАЯ ЛОГИСТИКА Trans

1.Настройки программы для приглашенных транспортных компаний

Проблемы, которые решает инструмент:
Ручное подписание документов
Заполните все справочники, добавьте контрагентов, чтобы заключать сделки с грузовладельцами в единой системе.

Чтобы начать работать в системе необходимо выполнить ряд настроек: добавить свои компании, добавить пользователей, настроить оповещения, добавить справочник водителей и транспортных средств, загрузить все сканы документов и обязательно - договор с грузовладельцем.

Как добавить свою организацию?

1. Откройте раздел "Личный кабинет", выберите справочник "Организации".

Откройте список организаций

2. У вас открылся справочник, который можно наполнять списком ваших организаций. Ограничений в количестве нет. Нажмите на кнопку "Создать".

Создать организацию

3. В первой строке "Начните здесь" пропишите ИНН вашей организации и нажмите на кнопку "Заполнить по ИНН". При этом автоматически будут заполнены все реквизиты организации, адреса по данным ФНС.

Заполните по ИНН

4. Далее нужно записать банковской счет организации. Нажмите на кнопку "Создать".

Создать банковский счет

Пропишите номер расчетного счета, БИК. Остальные строки заполнятся автоматически.

Заполнен банк

5. Перейдите во вкладку "Добавить логотип и печать", чтобы загрузить сканы. Это необходимо для того, чтобы отправлять грузовладельцу документы по сделке внутри системы без использования электронной почты.

Раздел добавить логотип и печать

Логотип должен быть отредактирован под размер 400*300 пикселей в формате PNG, печать 400*400. Печать нужно отсканировать на белом листе бумаги, в редакторе сделать фон прозрачным. 

Если нет технической возможности обработать логотип и печать, отправьте сканы на почту welcome@b2b-logist.com письмо с просьбой отредактировать. Команда тех.поддержки ответным письмом отправит вам готовый результат.

Нажмите на кнопку "Добавить печать организации", далее "Загрузить с диска" и выберите файл с компьютера. Для сохранения нажмите "Записать и закрыть". Аналогично нужно сделать с логотипом, если он добавлен.

Логотип

6. Вернитесь на вкладку "Основное", перейдите в блок "Ответственные лица". Здесь важно загрузить подпись руководителя, она будет автоматически подгружена на заявки и бухгалтерские документы. 
Нажмите на кнопку "Создать". В строчке "Роль в организации выберите "руководитель".

Роль в организации

В строчке "Физическое лицо" нужно через создание добавить новое контактное лицо - ФИО руководителя.

Создать контактное лицо

Заполните фамилию, имя, отчество.

Заполните фио
Запишите оставшиеся строки "должность" и "на основании чего действует". "Вид подписи" - это место, в котором будет отображаться подпись в документах. Выберите "Подпись руководителя".

Подпись руководителя

Чтобы загрузить подпись ее нужно предварительно обработать: подставьте подпись на белом листе бумаге, отсканируйте ее. Подпись должна быть размером 250*200 пикселей в формате PNG, с помощью редактора сделайте фон прозрачным. Если нет технической возможности обработать логотип и печать, отправьте сканы на почту welcome@b2b-logist.com письмо с просьбой отредактировать. Команда тех.поддержки ответным письмом отправит вам готовый результат.

Нажмите на кнопку "Загрузить с диска" и выберите файл с компьютера. Для сохранения нажмите "Записать и закрыть". 

Загрузить подпись

7. Чтобы грузовладельцы могли ознакомиться с вашей компанией, связаться для дальнейшего сотрудничества крайне важно заполнить визитную карточку компании. 
Перейдите во вкладку "Настройка визитной карточки".

Визитная карточка

Необходимо заполнить список контактов, которые будут видны грузовладельцам. Для этого нажмите на кнопку "Создать".
Контактное лицо - это один из пользователей вашей учетной записи. Пропишите реальные телефоны для связи и должность сотрудника. Для сохранения нажмите "Записать и закрыть".

Заполненная карточка клиента

8. Чтобы сохранить карточку организации нажмите на кнопку "Записать и закрыть".

Сохранение организации

Как добавить второго пользователя?

1. Найдите в разделе "Личный кабинет" вкладку "Пользователи".

Откройте в меню программы

2. В справочнике пользователей нажмите на кнопку "Создать пользователя".

3. В качестве логина для входа в программу используется индивидуальная электронная почта (рекомендуем использовать рабочую). Пропишите ее в строке.
Далее укажите ФИО сотрудника так, как хотите, чтобы оно отображалась в печатных формах документов, Безопасном поиске грузов и машин.
Выберите из списка отдел сотрудника.

Обязательные поля

4. Все заполнили? Установите галочку "Доступ открыт" - без нее доступ в программу будет недоступен.

Доступ открыт

5. Пропишите все контактные данные пользователя: должность, телефоны, скайп, ICQ, почту. Информация будет подтягиваться в отправленных ставках аукциона и тендера, в договор-заявку и в подпись электронного письма.

Контакты пользователя
6. Установите галочку как на скриншоте, чтобы контакты пользователя были доступны в визитной карточке компании для потенциальных грузовладельцев.

Для визитной карточки

7. Для настройки прав доступа пользователю перейдите во вкладку "Настройка прав доступа". Установите галочку напротив группы прав, для сохранения нажмите "Записать".

Настройка прав доступа

8. В следующем разделе вы можете выполнить дополнительные настройки: скрывать из интерфейса данные о заказчике и разрешить менять дату статуса в заявке предыдущим числом.

Дополнительные настройки

Как выполнить настройку подписи по доверенности можете изучить в статье по ссылке Как добавить подпись по доверенности

Вернитесь на главную вкладку и сохраните все изменения. 

Как добавить водителя в справочник?

Добавление водителя в справочник позволит еще быстрее заключать сделки с грузовладельцами.
1. Откройте раздел "Перевозки" - справочник "Водители".

Справочник водителей

2. В справочнике нажмите на кнопку "Добавить водителя".

Добавить водителя

3. Открылась пустая карточка водителя. Из обязательных полей необходимо заполнить ФИО и паспорт водителя (загранпаспорт).

Заполните ФИО и паспорт

Обязательно укажите все контактные телефоны водителя, чтобы дополнительно не передавать клиенту их дополнительно.

Телефоны водителя

Вы можете добавлять столько удостоверений личности, сколько нужно. Галочка справа от документа  "В заявку выводить документ" отвечает за то, какие данные на водителя будут прописаны в доверенности, договор-заявке (заявке), бухгалтерских документах.

Установите основной документ

4. В разделе "Транспортное средство" пропишите характеристики тягача/фургона и прицепа: марку, тип ТС, номер и пр. Все данные автоматически будут переданы с заявкой клиенту. Так же после записанных данных автоматически будет создана карточка транспортного средства, в которую можно будет загрузить сканы документов, которые так же быстро будут отправлены клиенту.

Пропишите машину

При необходимости привязать другое ТС к водителю нажмите на гиперссылку "Изменить машину" - выберите "Сменить машину". В списке будут ранее добавленные транспортные средства.

Смена ТС

5. В правой части страницы вы можете наблюдать рейтинг водителя по данным оценки всех пользователей эко-системы. Нажмите на кнопку "Оценить водителя", чтобы оставить свой комментарий и оценку. Каждая оценка может повлиять на итоговый рейтинг.

Рейтинг водителя

6. Карточка водителя состоит из нескольких вкладок: Копии документов, Рейтинг водителя, Транспортные средства. Для работы с грузовладельцами ОБЯЗАТЕЛЬНО во вкладку "Копии документов" нужно 
загрузить сканы документов на водителя в нижней части страницы "Электронный документооборот".

Сканы документов на водителя

7. Чтобы отправить данные на водителя заказчику на электронную почту нажмите на гиперссылку "Отправить данные на водителя по E-mail". Шаблон письма сформируется автоматически по основному удостоверению личности и ТС.

Отправить данные на водителя

Сохраните все данные через кнопку "Записать и закрыть".

Как добавить транспортное средство?

1. Найдите в разделе «Перевозки» справочник «Транспортные средства».

Справочник ТС

2. В справочнике уже будут транспортные средства, которые вы прописали в карточке водителя. Кликните «Добавить автомобиль», чтобы добавить новое транспортное средство.

Добавить ТС

3. Выберите тип транспортного средства : полуприцеп, прицеп, фургон или тягач. Если вы создаете свое транспортное средство, обязательно поставьте отметку «собственное ТС».

Выберите тип ТС

4. Заполните все данные на транспортное средство. Обратите внимание: у вас есть возможность указать международный государственный номер транспорта — для этого снимите галочку в поле «госномер РФ».
Данные ТС

5. При создании тягача вы можете привязать к нему один полуприцеп, чтобы при создании заявки не нужно было выбирать его вручную. Если в рейсе поедет другой полуприцеп, то вы сможете выбрать любой из справочника транспортных средств. Для этого в строке "Полуприцеп" выберите нужный из списка. 
Привяжите полуприцеп к тягачу

6. Перейдите во вкладку "Копии документов" и загрузите сканы документов на транспортное средство в раздел "Электронный документооборот". Копии документов автоматически будут отправлены грузовладельцу совместно с заявкой.

Копии документов на ТС

7. Вернитесь на вкладку "Основное" и сохраните данные через кнопку "Записать и закрыть".

Сохранение ТС

Как создать ранее подписанный договор с грузовладельцем?

Для того, чтобы система отправляла грузовладельцу приложение к договору (заявку), а не договор-заявку, нужно создать в программе ранее подписанный договор.

1. Найдите в разделе "Продажи" Журнал договоров.

Журнал договоров

2. Чтобы создать новый нажмите на кнопку "Создать договор".

Нажмите Создать договор

3. У вас открылась новая форма создания договора. 
Важно! Прежде чем создать договор, необходимо добавить компанию грузовладельца в список заказчиков!

Выберите вид договора с "заказчиком".

3.png

В строке "Исполнитель" выберите свою организацию, в строке "Заказчик" компанию контрагента-грузовладельца — ответственное лицо и банковские счета прикрепятся из карточек автоматически.

4.png

4. Укажите срок действия договора и установите статус - "Подписан (оригинал).

Договор подписан

5. Укажите реальные номер и дату договора. Для номера используйте гиперссылку "Ввести номер договора".

Номер договора

Готово! Настройки выполнены.

Остались вопросы?
Мы всегда готовы помочь!

Время работы: 6:00 - 19:00 МСК
Online Поддержка скачать:
Бесплатный курс обучения
1
После покупки мы проведем для вас бесплатный курс обучения (по вашему желанию).
2
Мы можем провести обучение для сотрудников вашей компании: менеджеров-логистов, бухгалтеров, руководителей отделов, секретарей и директора.