Как оформить электронный заказ-заявку (ЭЗЗ) в Умной Логистике

ЭЗЗ — электронный заказ (заявка) на перевозку. Документ фиксирует договоренности между грузоотправителем и перевозчиком по конкретной перевозке.

Место документа в цепочке:

Оформить ЭЗЗ → оформить ПЭ → оформить ЭР → оформить Титул 1 ЭТрН

Вид документа зависит от того, есть ли между сторонами предварительный договор об организации перевозки:

• Заказ — если предварительного договора нет. Заказ сам служит основанием для заключения договора перевозки, указывать договор не нужно.
• Заявка — если между сторонами уже действует договор об организации перевозки. Документ оформляется, чтобы согласовать условия конкретной перевозки, и в нем нужно выбрать действующий договор.

ЭЗЗ состоит из двух обязательных титулов:

• Титул 1 — оформляет грузоотправитель. Указывает сведения о грузе, сроках и адресах перевозки, сторонах и требованиях к транспортному средству.
• Титул 2 — оформляет перевозчик. Указывает сведения о водителе и транспортном средстве, стоимость перевозки и (или) порядок расчетов.

Каждая сторона подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной электронной подписью Госключа.

Для создания и отправки ЭЗЗ должен быть подключен модуль ЭПД.

Где искать команды ЭЗЗ

Если в исходящем заказе и заявке нет команды «Работа с ЭПД», откройте «Настройки программы» → «ЭДО-обмен» → «Настройки подключения» и нажмите «Подключить модуль ЭПД». Подробный порядок описан в разделе «Настройка модуля» общей инструкции по ЭТрН. После настройки вернитесь к этой инструкции.

После подключения модуля пользователю доступны такие команды:

Кнопка «Работа с ЭПД» отображается только при подключенном модуле ЭПД.

Кнопка «Отправить Титул 2 ЭЗЗ» становится активной только после того, как заказчик сформировал ЭЗЗ по заказу и ожидает второй титул.

Подготовьте данные перед созданием ЭЗЗ

Перед созданием ЭЗЗ нужно настроить конвертацию справочников между УЛ и Контур.Логистикой.

Конвертация нужна, чтобы модуль распознавал соответствующие организации, контрагентов, адреса, грузы, упаковки, транспорт и автоматически переносил их данные в титулы ЭЗЗ. Если соответствия не настроены, часть полей останется пустой и ее придется заполнять вручную.

Настройте соответствия по разделу «Конвертации справочников» общей инструкции. Конвертацию настраивают перед началом работы и дополняют при появлении новых объектов — повторять ее перед каждым ЭЗЗ не нужно.

Карточка груза

В справочнике «Грузы» откройте карточку груза и заполните поле «Метод определения массы».

Доступные значения:

1. Взвешивание по общей массе (код 01).
2. Взвешивание поосно (код 02).
3. Расчетная масса груза (код 03).

Если поле не заполнено, при создании ЭЗЗ система установит значение по умолчанию: «03 — Расчетная масса груза».

Также проверьте следующие сведения о грузе:

Наименование упаковки в УЛ должно соответствовать наименованию вида тары в классификаторе Контур.Логистики. Если соответствие не найдено, проверьте настройку справочника или укажите вид тары в ЭЗЗ вручную.

Состояние груза

Устанавливается в исходящем заказе: чтобы поле отобразилось, раскройте «Дополнительные условия» в блоке «Транспорт».

Для груза предусмотрены такие состояния:

Если выбрано состояние, отличное от «Исправный / Без повреждений», заполните поле «Описание дефекта» — до 255 символов.

Если состояние не указано, при создании ЭЗЗ система установит значение «Исправный / Без повреждений».

Дополнительные условия перевозки

Дополнительные условия можно указать:

• в исходящем и входящем заказе УЛ Карго и УЛ Транс — для конкретной перевозки;

• в справочнике «Категория ТС» — для требований, которые регулярно применяются к выбранной категории транспорта.

Заполните применимые поля:

Перед созданием ЭЗЗ проверьте дополнительные условия непосредственно в заказе, чтобы в электронный документ попали требования именно по текущей перевозке.

Исходящий заказ

Перед созданием Титула 1 откройте исходящий заказ и проверьте:

1. Стороны перевозки: грузоотправителя (заказчика); перевозчика (исполнителя).
2. Даты и маршрут: фактическую дату и время начала первой погрузки; адрес первой погрузки; все пункты погрузки и разгрузки; даты окончания погрузок и разгрузок, если используются интервальные даты.
3. Транспорт: тип ТС; вместимость; грузоподъемность; тип кузова; вид погрузки.
4. Груз: наименование; упаковку; количество упаковок; массу; габариты; температурный режим; состояние груза.
5. Условия: требования для пищевых продуктов; указания в отношении норм перевозки; иные условия; влажность.
6. Заявку: наличие; подпись по SBT с обеих сторон.

Заявка перевозчика или экспедитора

Перед отправкой Титула 2 проверьте в заявке:

1. Водителя, который будет выполнять перевозку.
2. Транспортное средство и прицеп, если он используется.
3. Размер платы за перевозку и (или) порядок расчетов.

Шаг 1. Создайте ЭЗЗ из заказа (работа грузоотправителя)

1. Откройте или создайте исходящий заказ, по которому нужно оформить ЭЗЗ.
2. Проверьте данные по списку из раздела «Исходящий заказ» выше.
3. Нажмите «Работа с ЭПД» → «Создать ЭЗЗ» (кнопка «Создать ЭЗЗ» доступна, если есть заявка от перевозчика):
   • в УЛ Карго — рядом с кнопкой «Возврат заказа»;
   • в УЛ Транс — рядом с кнопкой «Маршрутизация заказа».

4. Система создаст ЭЗЗ и заполнит Титул 1 сведениями из документа-основания.

5. Определите вид документа:
   • Заказ: если предварительного договора об организации перевозки нет, не устанавливайте признак «Договор перевозки».
   • Заявка: если между сторонами уже действует договор об организации перевозки, установите признак «Договор перевозки» и выберите договор в соответствующем поле.

Для заявки указание договора обязательно. Для заказа договор не указывается.

6. Проверьте сведения перед отправкой.
7. После заполнения всех данных отправьте документ по кнопке «Подписать, отправить».

Создание ЭЗЗ из журнала или рабочего места

Титул 1 также можно создать в журнале ЭЗЗ или из рабочего места одним из способов:

1. Вручную без документа-основания. Создайте новый документ с помощью рабочего места и заполните все нужные сведения самостоятельно.
2. Вручную с документом-основанием. Создайте новый документ, укажите документ-основание и выполните автоматическое заполнение.

Рекомендуется создавать ЭЗЗ непосредственно из заказа: в этом случае система сразу использует связанный документ-основание.

Шаг 2. Проверьте Титул 1

После создания документа проверьте основные данные.

Сведения о перевозке

Грузы

Для каждой позиции проверьте:

1. Вид тары (требуется указать).
2. Высоту, длину и ширину в метрах.
3. Плановое количество мест.
4. Массу брутто в килограммах.
5. Метод определения массы.
6. Отгрузочное наименование.
7. Состояние груза.

Вес из заказа в тоннах автоматически переводится в килограммы. Если метод определения массы или состояние груза не были заполнены, проверьте установленные системой значения по умолчанию.

Маршрут

Для каждой точки маршрута проверьте:

1. Вид операции — погрузка или выгрузка.
2. Дату и время начала операции.
3. Адрес пункта маршрута.
4. Максимальную длительность операции, если в заказе используются интервальные даты.

Если требуется — самостоятельно добавьте промежуточные пункты: укажите пункт и его наименование.

Сведения, которые могут потребовать ручного заполнения

В зависимости от схемы перевозки вручную заполните:

1. Предельные сроки перевозки.
2. Требования для перевозки пищевых продуктов.
3. Указания в отношении выполнения норм перевозки.
4. Иные условия перевозки.
5. Дополнительных получателей.

Шаг 3. Подпишите и отправьте Титул 1

1. Убедитесь, что обязательные данные заполнены. Если нет — система предупредит в блоке для исправления ошибок и предупреждений.
2. Отправьте документ перевозчику, нажав «Подписать, отправить».

Настройка предусматривает отправку подписанного документа сразу в текущем сеансе. Неподписанный Титул 1 отправить нельзя.

Если сертификат или подписант не определяются, обратитесь к администратору модуля и воспользуйтесь разделом «Настройка подписантов» общей инструкции.

Шаг 4. Оформите Титул 2 (работа перевозчика)

Титул 2 оформляется после получения Титула 1 от грузоотправителя.

1. Откройте связанную заявку перевозчика или заявку экспедитора.
2. Нажмите «Работа с ЭПД» → «Отправить Титул 2 ЭЗЗ».

Если кнопка отображается, но неактивна, проверьте условия:

• заказчик создал ЭЗЗ на основании этого заказа;
• документ находится на этапе ожидания второго титула.

3. Ознакомьтесь с данными Титула 1: грузом, сроками, адресами, сторонами перевозки и требованиями к транспортному средству.
4. Проверьте сведения о водителе.
5. Проверьте сведения о транспортном средстве и прицепе, если он используется.
6. Проверьте размер платы за перевозку и порядок расчетов.
7. Нажмите «Подписать, отправить».

Шаг 5. Проверьте результат

Обмен ЭЗЗ завершен, когда грузоотправитель и перевозчик обменялись двумя подписанными титулами.

Статусы ЭЗЗ можно посмотреть в журнале «Электронные заказы (заявки)»: «Перевозки» → «Заказ (заявка)». Также из журнала можно создать Титул 1 или подписать Титул 2.

Если данные не заполнились

Частые вопросы