Как оформить поручение экспедитору (ПЭ)

ПЭ — поручение экспедитору. Документ фиксирует поручение клиента экспедитору выполнить или организовать транспортно-экспедиционные услуги.

Место документа в цепочке:

Оформить ЭЗЗ → оформить ПЭ → оформить ЭР → оформить Титул 1 ЭТрН

В документе два титула:

• Титул 1 — оформляет заказчик транспортно-экспедиционных услуг. Передает поручение: стороны, договор, маршруты, груз, услуги и условия.
• Титул 2 — оформляет экспедитор. Подтверждает поручение и указывает согласованные услуги, стоимость, исполнителей, транспорт и водителей при наличии.

После того как экспедитор подтвердит поручение и примет груз во владение, он может оформить экспедиторскую расписку (ЭР) — отдельный документ, который подтверждает факт, место, дату и условия приемки груза.

В этой статье узнаете, как создать и подписать поручение экспедитору.

Что нужно настроить до начала работы

Для работы с ПЭ используются существующие объекты встроенного модуля Контур.Логистика 1С. Отдельные учетные документы ПЭ в Умной Логистике не создаются.

Проверьте подключение модуля. Настройки программы → ЭДО-обмен → Настройки подключения. Убедитесь, что модуль ЭПД / Контур.Логистика подключен и вы авторизованы. Если модуль не подключен, команды создания и подписания ЭПД недоступны.

Проверьте роли организаций. Клиент, формирующий Титул 1 ПЭ, должен иметь роль «Грузоотправитель». Исполнитель, получающий и подтверждающий ПЭ, — роль «Экспедитор». Без роли «Экспедитор» задачи на Титул 2 ПЭ не появляются.

Проверьте реестр экспедиторов. До подписания Титула 2 ПЭ проверьте в карточке организации экспедитора номер записи в реестре экспедиторов и дату регистрации в реестре. По формату ФНС оба реквизита обязательны в Титуле 2 ПЭ.

Где искать команды и документы

• Исходящий заказ УЛ Карго или УЛ Транс → блок «ЭПД» → «Создать ПЭ» — создание Титула 1 ПЭ клиентом.
• Рабочий стол Контур.Логистики → «Поручение экспедитору» — задачи Титула 1 и Титула 2 ПЭ.

Шаг 1. Подготовьте данные для ПЭ

Титул 1 ПЭ создается из модуля ЭПД и исходящего заказа — как в УЛ Карго, так и в УЛ Транс.

Связанная заявка передает груз и маршруты, но не является самостоятельным документом-основанием ПЭ. Если заявок несколько, нужно выбрать одну. Если связанной заявки нет, команда создания недоступна — система укажет причину.

Состав груза и номенклатура. В проектной документации по номенклатуре предусмотрены поля, которые могут использоваться для ЭПД: наименование, вес брутто, объем, вид тары и упаковка, количество мест / упаковок.

Для ЭР отдельно зафиксировано правило: табличная часть заполняется по «Составу груза», список формируется по данным точек погрузки, позиции выводятся через запятую.

Шаг 2. Создайте Титул 1 из исходящего заказа

1. Откройте исходящий заказ.
2. Убедитесь, что заказ записан и не помечен на удаление.
3. В блоке «ЭПД» выберите «Создать ПЭ».

4. Система создаст Титул 1 Поручения Экспедитору.
5. Настройка конвертации заполнит доступные поля из исходящего заказа.
6. Из обязательных полей вручную нужно будет заполнить договор транспортной экспедиции.
7. Проверьте документ.

Шаг 3. Проверьте основные реквизиты

Проверьте:

• номер и дату поручения;
• клиента — заказчика транспортно-экспедиционных услуг, того же, кто оформляет Титул 1;
• экспедитора;
• договор транспортной экспедиции;
• сведения о заявке на транспортировку — если они заполнены;
• составителя и основание полномочий — если такой сценарий используется;
• подписанта.

Шаг 4. Проверьте вкладку «Маршруты»

В одном Титуле 1 может быть несколько вложенных маршрутов. Для каждого маршрута проверьте:

1. грузоотправителя;
2. грузополучателя;
3. адрес приема груза;
4. адрес пункта назначения;
5. период и время готовности к отгрузке;
6. период и время доставки;
7. вид транспорта и требования к кузову;
8. необходимость приема груза во владение экспедитором.

При нескольких маршрутах они остаются в составе одного ПЭ.

Шаг 5. Проверьте вкладку «Грузы»

Для каждой партии проверьте:

• наименование и описание груза;
• количество грузовых мест;
• вес;
• объем — если он определен;
• упаковку;
• коды ТН ВЭД, ОКПД 2, ГНГ и ЕТСНГ — при наличии;
• признак и сведения об опасном грузе — при наличии;
• контейнеры — если перевозка контейнерная;
• сопроводительные документы и заказ на поставку — если они используются.

Шаг 6. Проверьте вкладки «Требования» и «Дополнительные данные»

Проверьте:

• особые условия перевозки;
• температурный и влажностный режим;
• указания по соблюдению норм перевозки;
• сроки доставки;
• страхование;
• уведомления сторон;
• перечень транспортно-экспедиционных услуг;
• условие о личном исполнении обязанностей экспедитором;
• дополнительных получателей файла.

Шаг 7. Исправьте ошибки, подпишите и отправьте Титул 1

1. Откройте список ошибок и предупреждений.
2. Исправьте все блокирующие ошибки.

3. Проверьте подписанта и сертификат.
4. Нажмите «Подписать, отправить».
5. Убедитесь, что в исходящем заказе появилась ссылка на ПЭ и статус ожидания подтверждения экспедитора.

Шаг 8. Оформите Титул 2 (работа экспедитора)

Титул 2 оформляет экспедитор — после получения подписанного Титула 1.

1. Перейдите на рабочий стол Контур.Логистики.
2. Откройте раздел «Перевозки → Поручение экспедитору».
3. Откройте пришедшее поручение.
4. Проверьте сведения, полученные из Титула 1.
5. Нажмите «Подписать, отправить».

Шаг 9. Проверьте ПЭ (заказчик)

После подписания Титула 2 у заказчика появляется задача «Проверить».

1. Откройте подтвержденное поручение.
2. Сравните данные Титула 2 с поручением.
3. Проверьте услуги, стоимость, привлеченных исполнителей, транспорт и водителей — если они указаны.
4. Нажмите «Проверка пройдена».

Это действие не создает и не подписывает новый титул. Документооборот ПЭ уже завершен после подписания Титула 2 экспедитором.

Частые вопросы