БАЗА ЗНАНИЙ
УМНАЯ ЛОГИСТИКА Trans

Как создать заказчика

Проблемы, которые решает инструмент:
Нет общего справочника контрагентов
Все контрагенты находятся в одном месте — вы можете легко найти нужного и узнать, кто с ним работает.
Нет истории взаимодействий с клиентом
Не нужно держать в голове важную информацию о всех заказчиках — запишите все один раз в карточках контрагентов и потом обращайтесь к ним при необходимости.

Как создать заказчика?

1. Найдите в разделе «Логистика» вкладку «Заказчики» — здесь находятся все ваши заказчики.

Screenshot_1.png

2. Для создания нового кликните «Добавить заказчика».

2.png


3. Открылась карточка заказчика. Для ее заполнения вам нужно знать только ИНН организации — название компании, ее реквизиты и адреса прикрепятся автоматически после ее проверки в базе ФНС.

Кликните поле «Юр./физ.лицо» и выберите из открывшегося списка форму собственности компании. Теперь введите ИНН в поле и нажмите Enter.

Screenshot_2.png  

Важная заметка

При добавлении в карточку индивидуального предпринимателя по ИНН только поле «наименование компании» заполняется автоматически — должен быть соблюден закон о неразглашении персональных данных. Поэтому данные необходимо ввести вручную.

4. Теперь важные поля заполнены. Осталось ввести данные в пустые поля, чтобы не забыть сведения о контрагенте.

Screenshot_3.png

5. Если ваш контрагент использует криптовалюту, установите галочку в строке «Готов использовать криптовалюту». В справочнике в строке напротив наименования будет отображаться иконка Bitcoin — «₿». 

Криптовалюта в контрагенте

Как создать контактное лицо?

Контактные лица контрагента — это журнал сведений о всех сотрудниках компании, с которыми вы когда-либо взаимодействовали. Это могут быть менеджеры-логисты, бухгалтера, директор, руководитель отделов логистики и т.д.

1. Для создания нового контактного лица найдите форму «Контактные лица» в правой части страницы и кликните «Создать».

Screenshot_4.png      


2. В открывшейся форме введите контактные данные сотрудника. Не забудьте ввести электронную почту — это обязательное поле. Она нужна, чтобы отправлять на нее информацию о перевозке.

Важный совет

При заполнении карточки руководителя или ген. директора обязательно заполните поле «Должностное лицо», а потом на основании чего оно действует. Тогда при создании договор-заявки или генерального договора автоматически прикрепится информация о том, кем подписан документ.

3. Пользуйтесь настройками уведомлений по перевозкам: автоматически отправляйте трекинг-отчет, уведомление заказчиков о статусе заявки по СМС или e-mail.

 Screenshot_5.png

4. Чтобы повысить лояльность заказчика, отправляя ему печатные формы документов, как требует он, вы можете заказать у нас разработать индивидуальные печатные формы. Для этого кликните «Заказать печатную форму» и заполните тикет с примером документа (ов).

Screenshot_6.png

Как выполнить настройки контрагента?

1. Обратите внимание на вкладку «Настройка контрагента».
В первую очередь здесь вы можете выбрать индивидуально доработанную печатную форму документа, чтобы именно она отображалась при отправке по SBT-обмену, по электронной почте, а также при выводе на печать при работе с данным контрагентом.
Выбор печатной формы
2. Поставленная в чек-бокс галочка «Телефон водителя для печати только в заявке» говорит о том, что данные выводятся в заявку. При отсутствии галочки данные в заявку не выводятся, то есть заказчик не видит в заявке телефон водителя.
Телефон водителя в заявке
3. Раздел «Параметры исходящих (Акт, Счет, Счет-фактура)» позволяет определить данные для автоматического выведения в бухгалтерские документы. Обратите внимание, что галочка в поле «Наименование услуги» должна быть установлена всегда, иначе все данные для счета, акта, счет-фактуры не будут отражены в документе.
Параметры исходящих
В случае, если вам необходимо формировать документы с определенной услугой, нажмите в соответствующем поле многоточие и создайте нужную услугу. Укажите наименование и выберите единицу измерения. Если вы оставите поле «Услуга для…» пустым, программа по умолчанию будет формировать все исходящие бухгалтерские документы с услугой «Транспортно – экспедиционные услуги».
Услуги
4. При печати оригиналов документов необходимо большое количество копий? Поставьте галочку в поле «Изменить» и укажите нужное количество экземпляров.

Количество экземпляров
5. Установите максимально допустимую сумму задолженности для клиента. Как только сумма будет превышена, программа оповестит вас об этом. Вам останется только решить, что делать с перевозкой: отказаться или согласиться и тем самым увеличить сумму дебиторской задолженности.
Прочие настройки
6. Все нужные поля заполнены? Кликните «Записать и закрыть».


Готово!

Вы создали заказчика в программе.

Остались вопросы?
Мы всегда готовы помочь!

Время работы: 6:00 - 19:00 МСК
Online Поддержка скачать:
Бесплатный курс обучения
1
После покупки мы проведем для вас бесплатный курс обучения (по вашему желанию).
2
Мы можем провести обучение для сотрудников вашей компании: менеджеров-логистов, бухгалтеров, руководителей отделов, секретарей и директора.