ЭПД / ЭТрН / ЭЗЗ / ЭЭД
Обновлено:
С 1 сентября 2026 года все участники перевозок должны будут оформлять перевозочные документы в электронном виде
ЭПД — электронные перевозочные документы, которые обладают юридической значимостью наравне с бумажными.
Все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны оформлять в электронном виде:
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
ГИС ЭПД — государственная система, в которой ведется обмен электронными перевозочными документами. Минтранс запустил ее в сентябре 2022 года, чтобы перевести логистические процессы в цифровой формат и упростить взаимодействие бизнеса с государственными органами — налоговой, таможней, МВД, ГИБДД, Ространснадзором и другими ведомствами.
В ГИС ЭПД можно формировать, передавать и хранить перевозочные документы в единой государственной системе. Компании и ИП не подключаются к ней напрямую, а взаимодействуют с ней через сервис аккредитованного Минтрансом оператора ИС ЭПД.
Ключевое звено в обмене — оператор информационной системы ЭПД: он передает подписанные электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Если упрощать, цепочка получается такой: ЭПД — операторы ИС ЭПД — ГИС ЭПД.
Общий процесс обмена ЭПД:
С 1 сентября 2026 года ЭПД стали обязательными для всех участников логистической цепочки.
Минтранс отдельно подчеркивает: если после 1 сентября использовать бумажные накладные вне исключений приказа № 262, это будет нарушением закона. Поэтому контрагент вправе отказаться принимать такие документы.
Помимо этого, для налогового учета «нештрафуемого периода» нет. Если из-за проблем с оформлением перевозки налоговая не примет расходы или поставит под сомнение вычет НДС, это может привести к доначислению налога, пеням и штрафам.
Полный перечень случаев, когда бумага допустима, — в разделе об исключениях.
вместо бумажной ТТН используются электронные документы, подтверждающие легальность оборота алкоголя.
при перевозке маркируемой продукции автомобильным транспортом к электронному УПД добавляется электронный перевозочный документ:
До 1 марта 2027 года действует переходный период: бумажную ТТН все еще можно использовать вместо электронной заявки в ЕГАИС или электронного УПД.
С 1 марта 2027 года электронный путевой лист становится обязательным при перевозке алкоголя собственным транспортом.
Цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который используется для учета и подтверждения автомобильных грузоперевозок. Имеет полную юридическую значимость.
ЭТрН действующего формата 5.01, утвержденного Приказом ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@ включает 8 титулов: 4 обязательных (для базового сценария перевозки) и 4 опциональных. Первые 4 титула подписывают в строгой последовательности.
| Титул | Этап | Что фиксируется | Кто формирует и подписывает | Тип подписи |
|---|---|---|---|---|
| Обязательные титулы | ||||
| 1 | Оформление | Условия договора, сведения о сторонах сделки, водителе, грузе и сопроводительных бумагах | Грузоотправитель |
|
| 2 | Погрузка | В каком состоянии находится товар на момент погрузки | Перевозчик |
|
| 3 | Приемка | Время и место приема груза от перевозчика, состояние товара | Грузополучатель |
|
| 4 | Разгрузка | Сдача товара грузополучателю | Перевозчик |
|
| Опциональные титулы | ||||
| 5 | Отражение стоимости | Изменение стоимости перевозки и финальная стоимость услуги | Перевозчик |
|
| 6 | Подтверждение стоимости | Изменение стоимости перевозки и финальная стоимость услуги | Грузоотправитель |
|
| 7 | Переадресовка | Изменение грузополучателя или его адреса | Перевозчик |
|
| 8 | Замена водителя или транспортного средства | Замена водителя или ТС | Перевозчик |
|
Роль нельзя передать по договоренности. Подпись перевозчика не может поставить кто-то другой, даже если так удобнее по факту, — роль закреплена за тем, кто отвечает за эту часть перевозки по документам.
Т2 и Т4 подписывает тот, кто физически везет груз — не тот, кто организовал перевозку, а тот, кто сидит за рулем или отвечает за рейс.
От роли экспедитора в цепочке зависит, кто должен оформлять ЭТрН. Здесь нужно смотреть на тип договора экспедитора с клиентом:
Какой договор заключен с вашим заказчиком?
Принимаете груз во владение?
Выберите тип договора — ниже появится, кто какие титулы подписывает.
Компания уже перевозчик перед своим заказчиком, даже если сама не возит груз, а нанимает стороннюю транспортную компанию.
Определять, кто принял груз во владение, здесь не нужно: груз идет от грузовладельца прямо к перевозчику. В этом сценарии нет экспедитора.
Роли:
Договор транспортной экспедиции дает компании выбор: принять груз во владение или остаться просто организатором перевозки. От этого выбора зависит, чья подпись откроет документ.
*Грузовладелец может добавить экспедитора в документ дополнительным получателем. Тогда экспедитор будет видеть весь ход перевозки в системе, но не сможет ничего подписывать или менять в документе.
Договор транспортной экспедиции дает компании выбор: принять груз во владение или остаться просто организатором перевозки. От этого выбора зависит, чья подпись откроет документ.
Кто подписывает, кто проверяет и куда уходит документ — за 5 шагов
ПодписываетГрузоотправитель
Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе или веб-сервисе оператора, подписывает титул и направляет документ оператору ИС ЭПД. После проверки оператор передает ЭТрН в ГИС ЭПД и перевозчику.
Дальше → перевозчику
ПодписываетВодитель + перевозчик
Водитель подтверждает получение груза через мобильное приложение, а представитель перевозчика подписывает соответствующий титул. После проверки оператор направляет документ в ГИС ЭПД и грузополучателю.
Дальше → грузополучателю
ПодписываетГрузополучатель
При получении груза грузополучатель подписывает ЭТрН со своей стороны. Оператор проверяет подписанный документ и передает данные в ГИС ЭПД.
ПодписываетВодитель + перевозчик
После выгрузки водитель и перевозчик подписывают соответствующий титул. Оператор передает сведения о завершении перевозки в государственную систему.
ХранятВсе участники
После завершения документооборота у всех участников перевозки остается юридически значимый экземпляр ЭТрН.
СОХ выступает в роли грузополучателя, когда груз необходимо доставить на этот склад — например, для хранения и последующей транспортировки.
В роли ЛОПа СОХ выступает, когда груз необходимо забрать с этого склада и перевезти дальше, а сотрудники склада фактически осуществляют его погрузку.
В одной ЭТрН указывается только один грузополучатель.
Внести исправления в ЭТрН можно как во время документооборота, так и после его завершения. Для этого оформляется исправительный титул, который подписывают участники перевозки, задействованные на соответствующем этапе.
Например, если грузоотправитель вносит изменения после того, как ЭПД уже передан перевозчику на подпись, исправительный титул подписывают грузоотправитель и перевозчик.
При этом п. 10 постановления Правительства № 931 определяет данные, которые нельзя изменить:
| Титул ЭТрН | Что нельзя изменить |
|---|---|
| Титул 1 — грузоотправителя | Сведения о передаче груза перевозчику |
| Титул 2 — перевозчика | Оговорки и замечания при приеме груза |
| Титул 3 — грузополучателя | Сведения о приеме груза от перевозчика |
| Титул 4 — перевозчика | Оговорки и замечания при выдаче груза |
Инициировать исправление могут как участники перевозки, так и оператор ИС ЭПД. Если исправление запрашивает оператор, внести его нужно в течение пяти дней.
На каждого экспедитора оформляется отдельная пара документов — свое поручение экспедитору (ПЭ) и экспедиторская расписка (ЭР).
После этого второй экспедитор заказывает перевозку у фактического перевозчика и оформляет ЭЗЗ и ЭТрН.
Реквизиты акта можно прикрепить к ЭТрН. Кроме того, при погрузке и выгрузке перевозчик может оставить замечания.
Титул Т1 всегда подписывает ЛОП. Им может быть сам грузоотправитель или сторонняя организация, которая фактически выполняет погрузку.
Если экспедитор принял груз во владение, ЛОПом может выступать сам экспедитор либо привлеченная им сторонняя организация, например — СОХ.
При этом заказчик экспедитора не может выступать ЛОПом в такой перевозке.
Нет, сквозную ЭТрН не делаем.
Схема авто-авиа-авто — три самостоятельных перевозки, три разных документа:
Цифровой перевозочный документ, который закрепляет договоренности и условия доставки груза между грузоотправителем и перевозчиком.
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) содержит основные сведения о перевозке: участников, условия транспортировки, характеристики груза, требования к транспортному средству и порядок расчетов.
Формат ЭЗЗ утвержден приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@.
| Электронный заказ | Электронная заявка | |
|---|---|---|
| Договор перевозки | Еще не заключен | Уже заключен |
| Назначение | Для разовых и нерегулярных перевозок | Для перевозок в рамках действующего договора |
| Роль документа | Оформляет условия предстоящей перевозки | Уточняет условия конкретной перевозки |
В оформлении ЭЗЗ участвуют грузоотправитель и перевозчик. Документ состоит из титулов — отдельных частей, которые стороны заполняют и подписывают на разных этапах.
Формат ЭЗЗ утвержден приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@.
| Титул | Что указывается | Кто подписывает | Тип подписи |
|---|---|---|---|
| Т1 «Оформление» | Данные участников, адрес подачи транспорта, пункты погрузки и выгрузки, характеристики груза и требования к транспортному средству | Грузоотправитель |
|
| Т2 «Подтверждение» | Данные водителя и транспортного средства, размер платы и порядок расчетов | Перевозчик |
|
01Формирует и подписывает
04Получает документ обратно с ответом перевозчика
02Передает перевозчику
Документ с подписанным Т1
04Возвращает грузоотправителю
Документ с Т1 и Т2
03Формирует и подписывает
Грузоотправитель → формирует и подписывает Т1 «Оформление» → передает перевозчику → перевозчик формирует и подписывает Т2 «Подтверждение / отказ от перевозки» → возвращает документ грузоотправителю.
Электронный заказ-заявка — обязательное основание для ЭТрН. Без номера заказ-заявки ЭТрН подписать не удастся.
Если между сторонами уже заключен договор об организации перевозок, на каждую конкретную перевозку оформляется электронная заявка. Она становится частью договора и содержит условия и детали предстоящей перевозки.
Когда договора перевозки еще нет, стороны могут оформить электронный заказ. По юридической силе он приравнивается к заявке.
Оба документа оформляются в едином формате, поэтому в системе электронных перевозочных документов объединены под общим названием ЭЗЗ — электронный заказ-заявка.
Никак — вносить изменения в электронный заказ-заявку нельзя. ЭЗЗ нужно создать новую и внести корректные данные.
В заказ-заявке перевозчик может указать стоимость двумя способами:
Во втором случае можно указать ориентировочную сумму, рассчитанную по данным о весе груза из заказ-заявки, и отдельно отметить, что итоговая стоимость будет определена после погрузки с учетом фактического веса.
В электронном виде с 1 сентября 2026 года должны оформляться:
ПЭ — документ в рамках договора транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором на всю цепочку перевозки груза.
ПЭ состоит из двух обязательных титулов и одного опционального. Сначала подписывается один, затем второй:
| Титул | Что фиксируется | Кто подписывает | Тип подписи |
|---|---|---|---|
| Обязательные титулы | |||
| Т1: «Оформление» | Информация о перечне и условиях оказания услуг по договору:
| Заказчик: грузоотправитель или экспедитор* *может оформить титул 1 поручения (ПЭ1) вместо заказчика |
|
| Т2: «Подтверждение» | Информация о согласовании поручения | Экспедитор |
|
| Опциональный титул | |||
| ТЗ: «Отзыв» | Информация об отзыве поручения | Заказчик |
|
Внести исправления в поручение экспедитору можно только, если титул документа еще не подписан — редактировать подписанный документ нельзя.
Заказчик (грузоотправитель) оформляет и подписывает Титул 1 поручения экспедитору (ПЭ1), если с экспедитором заключен договор транспортной экспедиции. В ПЭ1 указываются условия перевозки и поручение на организацию доставки груза.
Экспедитор может подготовить ПЭ1 за заказчика, если стороны так договорились. Для этого он заполняет черновик документа, выгружает его в XML и передает заказчику. Заказчик загружает файл в сервис, проверяет данные и подписывает ПЭ1 от своего имени.
После подписания ПЭ1 экспедитор получает документ, заполняет Титул 2 поручения (ПЭ2) и выбирает один из вариантов: подтвердить поручение, указав согласованные данные по перевозке, или отказаться от него с указанием причины.
| Поручение экспедитору | Транспортная накладная | |
|---|---|---|
| Функция | Определяет задание экспедитору | Подтверждает перевозку груза |
| Когда оформляется | До начала организации перевозки | В рамках подготовки и осуществления перевозки |
| Кто оформляет | Заказчик | Грузоотправитель |
| Что содержит | Условия и объем экспедиторских услуг | Сведения о грузе и условиях перевозки |
Если коротко: ПЭ отвечает на вопрос, что должен сделать экспедитор, а ТН — что и на каких условиях перевозится.
Экспедиторская расписка подтверждает передачу груза экспедитору и фиксирует его ответственность за принятый груз.
С помощью ЭР можно:
ЭР оформляется после фактической приемки груза экспедитором. С этого момента экспедитор отвечает за груз в пределах обязательств по договору — до его передачи заказчику или указанному грузополучателю.
Расписка состоит из одного титула, который оформляет и подписывает экспедитор. После подписания документ становится доступен заказчику для проверки.
Заказчик и экспедитор вместе
Принимает груз во владение и создает ЭР на основании согласованного ПЭ
Указывает фактические данные о грузе и подписывает расписку
Получает готовую ЭР и проверяет сведения
Можно скачать:XMLPDF
Складская расписка (СР) подтверждает, что экспедитор принял груз на хранение и отвечает за его сохранность в течение согласованного срока. Документ оформляется после фактического размещения груза на складе.
СР создает и подписывает экспедитор. Заказчику подписывать документ не нужно: после оформления он получает СР, может проверить данные и при необходимости скачать документ.
Складская расписка используется только в тех случаях, когда по договору транспортной экспедиции экспедитор принимает груз именно на хранение. Если груз передан экспедитору во владение для последующей перевозки, но на хранение не размещается, оформляется экспедиторская расписка (ЭР).
Электронная складская расписка позволяет:
| Экспедиторская расписка | Складская расписка | Транспортная накладная | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Передачу груза экспедитору во владение | Передачу груза на хранение | Перевозку груза и условия договора перевозки |
| Кто оформляет | Экспедитор | Экспедитор | Грузоотправитель |
| С кем связана | Экспедитор и заказчик | Экспедитор и заказчик | Грузоотправитель и перевозчик |
| Основные сведения | Данные о грузе, его приеме и ответственности экспедитора | Данные о грузе, его состоянии и условиях хранения | Данные о грузе, таре, транспортном средстве и стоимости перевозки, если она указана |
| Когда нужна | Когда экспедитор принимает груз во владение | Когда экспедитор принимает груз на хранение | Когда оформляется перевозка груза |
| Бумажные экземпляры | 2: для заказчика и экспедитора | 2: для заказчика и экспедитора | Количество зависит от числа участников перевозки |
Агент действует по агентскому договору — от своего имени или от имени заказчика и за его счет. Он может организовывать перевозку через перевозчиков или 3PL-операторов, но в ЭТрН не указывается. При необходимости агент может получить копию документа для информации.
Экспедитор, не принявший груз во владение, работает по договору транспортной экспедиции. Он организует перевозку, подбирает перевозчика и координирует доставку, но не становится грузоотправителем в ЭТрН:
При этом экспедитор остается участником экспедиторского документооборота: формирует и подписывает Титул 2 ПЭ и работает в рамках договора транспортной экспедиции.
| Агент | Экспедитор | |
|---|---|---|
| Договор | Агентский | Транспортной экспедиции |
| Указывается в ЭТрН | Нет | Нет, если не принял груз во владение |
| Документы | В рамках агентского договора | Поручение экспедитору (ПЭ) |
| Специальные требования | Общие нормы о посредничестве | Регистрация в ГосЛог для работы по договору ТЭУ без принятия груза во владение |
Проще говоря: оба могут организовывать перевозку, не принимая груз во владение. Разница в том, что агент действует как посредник по агентскому договору, а экспедитор — в рамках договора транспортной экспедиции и соответствующего экспедиторского документооборота.
Поручение экспедитору может оформляться на систематические услуги. Формат оформления не ограничивает длительность периода.
При субэкспедировании каждый экспедитор работает со своим договором и отдельным поручением. Поэтому единого поручения на всю цепочку не оформляют.
Например, если заказчик передал организацию перевозки экспедитору, а тот привлек еще одного экспедитора, документы распределяются так:
Заказчик → Экспедитор 1 → Экспедитор 2
Таким образом, на каждого следующего экспедитора оформляется отдельное поручение, а роль заказчика в нем переходит к экспедитору, который его привлек.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы нужно оформлять в электронном виде. Бумажный формат можно использовать только в случаях, которые прямо предусмотрены нормативными актами.
Отдельные перечни исключений действуют для электронных экспедиторских документов (ЭЭД), электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного заказа-заявки (ЭЗЗ).
Для поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок основания для бумажного оформления установлены приказом Минтранса от 3 апреля 2026 года № 115.
Для ЭТрН и ЭЗЗ перечень исключений установлен приказом Минтранса от 1 июня 2026 года № 262.
Бумажный формат допускается в следующих случаях.
| № | Основание |
|---|---|
| 1 | Перевозка связана с государственными, оборонными или специальными нуждами |
| 2 | На территории перевозки действует режим повышенной готовности, ЧС, ЧП, военного положения или контртеррористической операции |
| 3 | Клиент не может передать электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) |
| 4 | Экспедитор не может передать документ в электронном виде из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) |
| 5 | Физическое лицо заказывает транспортно-экспедиционные услуги для личных, семейных, домашних или других непредпринимательских нужд |
| 6 | Клиентом выступает иностранное лицо |
При форс-мажоре недостаточно просто сослаться на техническую проблему. Должны быть чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые непосредственно привели к невозможности передать документ электронно.
Для транспортной накладной и заказа-заявки предусмотрен отдельный перечень исключений.
| Основание | Когда применяется |
|---|---|
| Военные и специальные грузы | Грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО |
| Иностранный контрагент | Груз идет от иностранного юрлица или ему, если оно не включено в реестр аккредитованных филиалов и представительств |
| Каботажная перевозка | Перевозку выполняет иностранный перевозчик, зарегистрированный в стране ЕАЭС |
| Личные нужды | Грузоотправитель и/или грузополучатель — физическое лицо, а перевозка не связана с предпринимательской деятельностью |
| Сбой информационных систем | Из-за сбоя участник не может передать документы в ГИС ЭПД, а сбой зафиксирован ГосСОПКА |
| Нет интернета и мобильной связи | Маршрут проходит через населенный пункт, включенный в перечень из распоряжения правительства № 1855-р |
| Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо | В перевозке обе роли занимает одна организация или лицо |
| Драгоценные металлы и камни | Перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни |
| Особый правовой режим | Перевозка осуществляется на территории с режимом повышенной готовности, ЧС, ЧП, военного положения или КТО |
| Специальные грузы | Перевозятся грузы для особо важных государственных и оборонных нужд или обеспечения безопасности государства |
| Печатные издания | Перевозятся периодические печатные издания |
| Продукция военного и двойного назначения | Перевозка осуществляется в рамках военно-технического сотрудничества или экспортного контроля |
Для некоторых категорий специальных грузов перечень определяется отдельными нормативными актами.
Формат документооборота нужно определить до начала оформления перевозки.
Если перевозку начали оформлять на бумаге на законном основании, завершить ее также можно на бумаге. Если документооборот начался в электронном виде, перейти на бумагу в рамках того же рейса нельзя.
Само по себе удобство не является основанием для бумажного оформления. Например, отсутствие сотрудника, который умеет работать с ЭТрН, кнопочный телефон водителя или ночная смена не дают права отказаться от электронного документа.
Специальной универсальной формы подтверждения для всех случаев приказ не устанавливает. Но при проверке может потребоваться доказать, что основание действительно существовало.
Поэтому лучше заранее сохранять подтверждающие материалы: скриншоты, сведения о местоположении, акты, данные о сбое информационных систем и другие документы.
Главное правило: бумажный формат можно использовать только тогда, когда конкретная ситуация прямо входит в установленный перечень исключений.
Компания может отмечать сразу несколько ролей — если она и продает, и возит сама, проходит вопросы по каждой роли отдельно, и на выходе получает несколько карточек сценариев. Отметьте роль — ниже соберется ваш порядок действий: что подготовить, какие документы оформить и какой титул подписать.
Можно выбрать несколько вариантов, если компания и продает, и возит сама.
Как отгружается товар?
Сценарий с экспедитором оформляется, только если он выдает экспедиторскую расписку. Если нет — он не принимает груз во владение и в документах фигурирует максимум как наблюдатель.
Как получаете товар?
Принимаете ли груз во владение?
Отметьте свою роль — ниже появится порядок действий и нужные документы.
С 1 сентября 2026 года, если для доставки товара вы нанимаете стороннюю транспортную компанию, бумажную транспортную накладную нужно заменить на электронную — это требование 140-ФЗ, обязательное для всех участников перевозки.
Документы, которые придется оформлять:
Без подписанной накладной водитель не сможет выехать в рейс — вместо бумаги он предъявляет инспектору QR-код на телефоне.
Что подготовить перед первой отгрузкой:
Заказ-заявку оформляет грузоотправитель до начала перевозки — чтобы согласовать с перевозчиком маршрут, груз и параметры транспорта. Создается новый документ «Заявка» за свою организацию: заполняются общие данные, грузоотправитель (обычно подставляется автоматически), перевозчик — по ИНН, маршрут, сведения о грузе и параметры транспорта, — после чего документ подписывается. После подписания заявка уходит перевозчику на согласование; если данных не хватает, черновик можно сохранить и вернуться позже.
Поручение экспедитору оформляет грузоотправитель, когда передает организацию перевозки экспедитору. Создается документ «Поручение экспедитору» за свою организацию: заполняются общие данные, заказчик (ваша организация, автоматически), экспедитор — по ИНН, маршрут или партия груза, сведения о грузе, — документ подписывается. После подписания поручение уходит экспедитору в работу.
Роль: грузоотправитель + лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП). Вы формируете и подписываете титул 1 накладной. Грузоотправитель — ваша организация. Грузополучателя ищете по ИНН — это покупатель, указываете адрес доставки. ЛОП и владелец инфраструктуры пункта погрузки — тоже вы, эти поля заполняются по умолчанию.
Роль: грузоотправитель. Формируете черновик титула 1 и отправляете на подпись той организации, которая физически грузит товар. Грузополучатель — покупатель, по ИНН. ЛОП — склад ответственного хранения: нужно указать его реквизиты, появятся поля для ФИО и должности сотрудника склада и документа-основания доступа к грузу. Адрес погрузки — адрес склада, не ваш офис.
Роль: ЛОП. Формируете и подписываете титул 1 сами. Грузоотправитель — покупатель (он заказал транспорт), ищете по ИНН; он же указывается грузополучателем. ЛОП — ваша организация: появятся поля ФИО и должности вашего сотрудника, документ-основание доступа покупателя к вашему складу.
Роль: ЛОП. Подписываете титул 1, который уже сформировал покупатель. В черновике уже заполнены грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик — ваша задача проверить данные и дозаполнить раздел погрузки: адрес, ФИО сотрудника, документ-основание. Фактические дату и время, массу, количество мест — вносите по факту в момент погрузки.
Роль: грузоотправитель + ЛОП. На каждое плечо доставки — отдельный титул 1. Грузополучатель на первом плече — промежуточный склад, на последнем — конечный покупатель. ЛОП и владелец инфраструктуры — вы на первом плече, дальше — организация промежуточного склада.
Роль: наблюдатель. Вы только отслеживаете документ — все формирует и подписывает экспедитор.
Роль: заказчик. Формируете черновик титула 1, экспедитор подписывает. Грузоотправитель в документе — сам экспедитор (он принял груз во владение), с признаком «является экспедитором». Ваша организация — заказчик перевозки. Грузополучатель — конечный получатель. ЛОП — вы, так как погрузка с вашего склада.
Роль: грузоотправитель + ЛОП. Формируете и подписываете титул 1 сами, признак «является экспедитором» не ставите. Экспедитор в накладной как сторона не фигурирует — при желании его можно добавить наблюдателем.
Роль: грузоотправитель + ЛОП + грузополучатель одновременно. Формируете и подписываете титул 1, а после доставки — еще и титул 3. Грузоотправитель — отправляющий склад/филиал, грузополучатель — принимающий склад/филиал (тоже ваша организация, ищете по ИНН).
Роль: грузополучатель. Получаете входящую накладную, подписываете титул 3. Накладную формирует и подписывает продавец; документ появляется у вас после того, как перевозчик подпишет титул 2.
Роль: грузоотправитель + грузополучатель. Формируете черновик титула 1, поставщик подписывает его как ЛОП, после доставки вы подписываете титул 3. Грузоотправитель и грузополучатель — вы (подставляется автоматически / ищете по ИНН). ЛОП — поставщик: появятся поля ФИО и должности его сотрудника, документ-основание доступа.
Роль: грузоотправитель + грузополучатель. Вы только подписываете титул 3. Все остальное формирует и подписывает поставщик, указывая вас и грузоотправителем, и грузополучателем.
Роль: грузоотправитель (в статусе экспедитора). Формируете и подписываете титул 1, с признаком «является экспедитором». Заказчик перевозки — владелец груза, который передал его вам. Грузополучатель — конечный получатель. ЛОП, адрес погрузки и владелец инфраструктуры — организация заказчика.
Роль: грузоотправитель (в статусе экспедитора). Формируете и подписываете титул 1, с признаком «является экспедитором». Заказчик перевозки — владелец груза, который передал его вам. Грузополучатель — конечный получатель. ЛОП — организация склада, а не заказчика; адрес погрузки — адрес склада, понадобится документ-основание доступа к грузу.
Роль: наблюдатель. Документы формирует и подписывает грузоотправитель, вы только отслеживаете.
Роль: перевозчик. Действие складывается из двух частей:
Подписание накладной. Когда водитель подписал накладную на погрузке, она попадает к вам на подпись — проверяете данные и замечания водителя, подписываете (титул 2) или отказываете с указанием причины. После доставки водитель подписывает сдачу груза, вы подписываете титул 4 — документооборот по перевозке завершен.
Подписание входящей заявки. Титул 2 заказа-заявки подписываете вы, после того как грузоотправитель отправил ее на согласование. Заполняете водителя, транспорт, стоимость перевозки, контактное лицо, подписываете. После подписания заявку уже нельзя редактировать; до подписания можно отказать в согласовании с указанием причины.
Если среди ваших покупателей есть торговые сети — при оформлении накладной важно правильно связать ее с первичными документами и EDI-сообщениями (заказами и уведомлениями об отгрузке), чтобы сеть могла автоматически сопоставить накладную со своим заказом. Единый формат таких данных стоит уточнить у своего оператора ЭДО.
Перезвоним, разберем ваш вопрос и поможем перейти на ЭПД выгодно.
В Умной Логистике вы создаете и подписываете ключевые электронные документы для автоперевозок и экспедирования — там же, где вы управляете рейсами.
Необходимый пакет ЭПД уже реализован в Умной Логистике
Зная только теорию, невозможно подготовиться к переходу — бизнесу пока не хватает практики. Команда Умной Логистики поможет на каждом этапе: от внедрения до первых перевозок.
| Базовый сценарий | Готовое решение | |
|---|---|---|
| Как работает | ЭПД внедряются в существующую учетную систему компании | ЭПД уже встроены в систему для управления грузоперевозками |
| Интеграция | Нужно самостоятельно интегрировать сервис оператора | Интеграция уже предусмотрена |
| Процессы | Необходимо перестроить процессы и обучить сотрудников работе с ЭТрН | Работа с ЭПД встроена в привычные процессы |
| Доступ к документам | Ответственным сотрудникам нужно настроить доступ к накладным в интерфейсе оператора | Все документы доступны в одной системе |
| Внедрение | Может занять до 6 месяцев | Специалисты помогают с настройкой и запуском, подключение занимает до 10 дней |
| На переходном этапе | Документы приходится дублировать на бумаге | ЭПД формируются в рамках единого процесса |
| Затраты |
|
|
В Умной Логистике можно работать с ЭПД там же, где компания ведет учет перевозок. ЭТрН и другие ЭПД формируются автоматически на основе данных о перевозке — без повторного ручного ввода.
Для запуска не нужно самостоятельно разбираться в технических настройках: специалисты Умной Логистики помогают настроить систему и подключить работу с ЭПД.
Собрали в Базе Знаний все необходимое для работы с ЭПД в УЛ, чтобы вы могли быстро найти нужный материал и разобраться на каждом этапе.
Обязательность оформления ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЭ, ЭЭР и ЭСР установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. При этом законодательство предусматривает случаи, когда перевозочные и экспедиторские документы можно оформить на бумажном носителе.
Порядок таких исключений установлен приказами Минтранса России:
Приказ № 115 вступил в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года. Приказ № 262 также действует с 1 сентября 2026 года; его актуальная редакция учитывает изменения, внесенные приказом Минтранса России от 02.09.2026 № 391.
Одним из оснований для оформления бумажного документа является отсутствие технической возможности передать электронный перевозочный документ из-за отсутствия доступа к интернету. Для такой ситуации предусмотрен следующий порядок действий.
Для оператора ИС ЭПД
Если клиент сообщает, что не может оформить ЭПД из-за отсутствия интернета, оператор фиксирует этот факт, в том числе по заявке клиента.
Необходимо убедиться, что ситуация действительно подпадает под установленное законом исключение. В частности, бумажный документ можно оформить, если перевозка осуществляется в населенном пункте, включенном в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р. Актуальная редакция перечня утверждена с учетом изменений от 09.07.2026.
В других случаях отсутствие связи может подтверждаться оператором связи в порядке, предусмотренном законодательством о связи. Такое подтверждение позволяет зафиксировать, что техническая возможность передать ЭПД отсутствовала именно в момент оформления документа.
Оператор сообщает клиенту, что при наличии предусмотренного законом основания перевозочный документ можно оформить на бумаге. После восстановления связи последующие документы необходимо оформлять в электронном виде.
Если оформление ЭПД уже началось, после восстановления соединения оператор обеспечивает передачу накопленных документов в ГИС ЭПД.
Для участника перевозки
Если связи нет в месте погрузки, в пути или на складе, участнику необходимо зафиксировать обстоятельства, из-за которых электронное оформление стало невозможным.
Для этого можно составить акт. В нем стоит указать:
Акт рекомендуется подписать нескольким участникам, например водителю, представителю склада и грузоотправителю. Если кто-то из сторон отсутствует, это можно указать в акте и зафиксировать, что контрагент был уведомлен. В качестве подтверждения можно сохранить сообщение в рабочем чате или письмо с отметкой об отправке.
Документ заполняют со всеми обязательными реквизитами: сведения об участниках, грузе, маршруте и другие предусмотренные данные.
Бумажный документ подписывают все необходимые участники перевозки собственноручно. Печати проставляются при их наличии и использовании в организации.
После восстановления технической возможности участники возвращаются к обычному порядку оформления ЭПД.
Для водителя
Если ЭПД нельзя оформить из-за отсутствия связи, водитель получает от грузоотправителя, перевозчика или экспедитора бумажный перевозочный документ.
При проверке на дороге водитель предъявляет бумажный документ сотрудникам МВД России или Ространснадзора.
Если документ оформлен на бумаге именно из-за отсутствия связи, водитель должен быть готов объяснить представителям контрольных органов обстоятельства, из-за которых электронное оформление было невозможно.
Для обмена электронными перевозочными документами между разными операторами ЭПД используется роуминг. Каждый участник продолжает работать в своем привычном сервисе, а операторы автоматически обмениваются документами между собой.
Если погрузка проходит в нерабочее время — ночью, рано утром, в выходной или праздничный день — в Умной Логистике с модулем ЭПД от сервиса Логистика от Контур.Диадока можно использовать подписание с предварительным согласованием.
В таком сценарии документ сначала согласует сотрудник, который непосредственно участвует в погрузке или выгрузке. Со стороны грузоотправителя или грузополучателя это может быть кладовщик, со стороны перевозчика — водитель. После согласования сервис автоматически подписывает документ квалифицированной электронной подписью.
После оформления и подписания электронной транспортной накладной (ЭТрН) система формирует QR-код со сведениями о перевозке. В нем содержится информация:
QR-код формируется после подписания ЭТрН и используется для проверки перевозки сотрудниками ГАИ и Ространснадзора. Данные в коде защищены электронной подписью Минтранса.
В Умной Логистике готовый QR-код можно отправить водителю удобным способом — например, в Telegram или на электронную почту. Распечатывать его не нужно.
Перед выездом водитель должен проверить, что ЭТрН подписана и QR-код сформирован. Если код еще не появился, перевозку нельзя считать готовой к отправке.
Перед выездом лучше открыть QR-код на телефоне. В дороге может не быть мобильной связи, поэтому заранее загруженный код позволит предъявить его инспектору без подключения к интернету.
Телефон становится рабочим инструментом водителя на время рейса. Перед поездкой важно зарядить его и взять автомобильную зарядку или дополнительный аккумулятор.
У сотрудников ГАИ и Ространснадзора есть устройства для считывания QR-кода. Водитель показывает код на экране телефона, инспектор сканирует его и получает сведения о перевозке.
Наличие ЭПД также можно проверить через запрос в ГИС ЭПД. Для поиска используются данные транспортного средства или водительского удостоверения.
Если при выгрузке произошла частичная приемка, грузополучатель фиксирует это в Титуле 3. В документе указывается:
Если грузополучатель полностью отказывается от приема груза, в Т3 обязательно указывается причина отказа.
Дальнейшие действия зависят от того, как и когда будет проходить возврат.
1. Если непринятый груз остается в транспортном средстве и водитель везет его обратно тем же рейсом, перевозчик оформляет титул переадресации.
В нем указываются:
2. Если возврат происходит позже и для этого используется другое транспортное средство и/или другой водитель, оформляется отдельная транспортная накладная.
В этом случае:
Экспедитор не становится перевозчиком только потому, что организует перевозку. Если он сам не перевозит груз, а привлекает для этого субподрядчика, то:
Перевозчиком в ЭТрН указывается ИП, если одновременно выполняются три условия:
Т2 и Т4 подписывает ИП или его уполномоченный представитель.
Экспедитор, если принял груз во владение, оформляет экспедиторскую расписку (ЭР).
Изучим, как устроены ваши перевозки, кто участвует в обмене документами, а главное — подберем оптимальное решение и подключим ЭПД за 10 дней.
Оставьте контакты — разберем ваши перевозки и предложим сценарий подключения.
. Страницу пересматриваем раз в квартал и внеочередно — когда меняется регулирование.
Федеральный закон № 140-ФЗ, постановление Правительства № 931, приказы Минтранса № 115 и № 262, приказы ФНС по форматам ЭПД. Ссылки на первоисточники — в тексте разделов.
Мы следим за изменениями в регулировании и ссылаемся на первоисточники, но этот гид не заменяет юридическую консультацию. Перед решениями, от которых зависят деньги или ответственность, сверяйтесь с действующей редакцией нормативных актов и при необходимости обращайтесь к юристу.