Важно: Умная Логистика – полностью российская компания. Все наши мощности — и технические, и трудовые — находятся на территории РФ.
БАЗА ЗНАНИЙ
УМНАЯ ЛОГИСТИКА Trans

Как создать заявку перевозчику

Проблемы, которые решает инструмент:
Опережение конкурентов
Оформляйте заявку за 1 минуту и отправляйте ее на почту заказчику прямо из программы, пока конкуренты только вводят в Excel необходимые данные.
Беспорядок с документами
Освободите рабочий стол — храните копии ТТН и подписанных заявок на перевозку в поле «Копии документов», чтобы не тратить время на поиск при их необходимости. Не волнуйтесь, ваши документы будут в безопасности.
Долгое оформление документов
Печать и подпись копируются в документ автоматически — не нужно из-за них отвлекать от работы руководителя.

Основные возможности при работе с заявкой

1. Быстрое создание заявки

Создание новой заявки с помощью кнопки «Скопировать»: программа автоматически вводит данные предыдущей заявки, а вам остается только поправить пару пунктов. 

Копирование заявки

2. Автоматическая выписка документов

Выписка счета, акта, счет-фактуры и доверенности быстро и корректно; отправка их заказчику на почту. 

Исходящие

3. Готовые шаблоны документов

Отправка заявки заказчику, используя готовый шаблон. В него автоматически загружены печать компании и подпись руководителя, поэтому вы экономите от 15 минут своего времени — за этот срок вы можете оформить несколько заявок. 

Печать Заявки

Как создать заявку?

1. Найдите в разделе «Перевозки» вкладку «Заявки Перевозчика» — здесь хранятся все ваши заявки.

Заявки Перевозчика


2. Для создания новой заявки нажмите «Создать заявку» или «Скопировать».

Создать заявку

3. При выборе «Создать заявку» открывается форма заявки. Есть поля, выделенные красным: их нужно обязательно заполнить для проведения заявки.

Обязательные поля

Обратите внимание! Если в заявке участвуют два водителя, нажмите на ссылку «Ещё» и выберите из списка ваших водителей второго. Выбрав второго водителя, вы открываете раздел в «Затратах на перевозку», где можно увидеть его зарплату по ранее сохраненным настройкам.

Второй водитель

Важные советы

  • Умная Логистика автоматически записывает вашу первую заявку под номером «0000000001». Если вы хотите продолжить нумерацию заявок, которую использовали до начала работы с программой, введите нужный порядковый номер, сохранив лидирующие нули. В сумме должно получиться 10 цифр. Например, «0000000345».

  • Ваш заказчик ведет свою нумерацию заявок? Впишите его номера тоже, чтобы избежать путаницы и потом сэкономить время на поиск документа в программе. Для этого используйте ссылку «Изменить № заявки Заказчика», которую вы найдете в одной строке с полем «Номер заявки».

6. Не забудьте выбрать договор, по которому осуществляется перевозка, в поле «Договор с заказчиком».

7. В правой части страницы есть раздел «Затраты на перевозку», где можно внести планируемые затраты.

В этом разделе вы можете зафиксировать выдачу подотчетному лицу — водителю — денег на поездку, нажав «Выдать подотчетнику», и создать его отчет по чекам, нажав «Авансовый отчет».

Затраты на перевозку

8. После проведения авансового отчета в заявке автоматически отобразятся фактические затраты. 

Если вы не ведете учет подотчетных лиц, их затраты можно добавить в заявку другим способом. Пройдите путь «Бухгалтерия» → «Расходы» → «Регистрация расходов» и кликните «Создать». В открывшейся форме необходимо ввести статьи затрат и сумму документа.

Регистрация расходов

9. Вернемся к форме заявки. Создайте путевой лист, нажав «выписать Путевой лист», чтобы следить за действиями водителя и износом транспортного средства.

Выписать путевой лист

10. Хотите контролировать перевозки на всех этапах? Мы сняли вашу головную боль, добавив поля «Статус перевозки» и «Статус ТТН». Вы найдете выбор статусов в конце страницы.

Статусы в заявке

11. Заказчик требует застраховать груз, или же вы заботитесь о безопасности перевозки? Воспользуйтесь функцией "Застраховать груз" и за считанные минуты получите страховой полис. Подробнее о страховании в статье  Страхование грузов

12. Все нужные поля заполнены? Кликните иконку дискетки, чтобы сохранить заявку. Теперь вы можете ее распечатать — выберите «Печать».

Готово!

Вы создали заявку.

Остались вопросы?
Мы всегда готовы помочь!

Время работы: 6:00 - 19:00 МСК
Online Поддержка скачать:
Бесплатный курс обучения
1
После покупки мы проведем для вас бесплатный курс обучения (по вашему желанию).
2
Мы можем провести обучение для сотрудников вашей компании: менеджеров-логистов, бухгалтеров, руководителей отделов, секретарей и директора.