Какие типы задолженности предусмотрены в отчете?
В отчете можно контролировать степень просрока долга заказчиков и долги перевозчикам. Кроме того, вы можете узнать, кто из менеджеров допускает просрочку оплаты от заказчика и кому из перевозчиков просрочила платеж ваша компания.
В программе выделены следующие типы задолженности:
1. «Основание оплаты еще не наступило» — заявки, по которым основание оплаты еще не наступило (статус перевозки / ТТН не соответствует условию оплаты).
2. «Текущая задолженность» — заявки, по которым задолженность еще не просрочена на основании отсрочки.
3. «Просроченная задолженность» — заявки, по которым превышен срок оплаты, указанный в договоре.
4. «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)» — заявки, по которым более 20 дней не установлено основание оплаты с даты создания перевозки. Данное количество дней настраивается в «шапке» отчета.
Рассмотрим более подробно последний тип задолженности — «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)».
Такой тип задолженности возникает, если в заявке не установлены статус перевозки или статус ТТН, соответствующие условию платы.
Программа автоматически отсчитывает 20 дней с даты создания заявки и на 21-ый день в «Отчете по просроченной задолженности» у заявки меняется статус на «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)».
Тем самым даже если сотрудник не установил в заявке необходимый статус, заявка все равно попадет в просрок. Этот тип задолженности позволяет не потерять вам ни одну заявку, даже если сработал человеческий фактор и логист забыл поставить статус заявки или получения ТТН, ведь заявка не будет вечно храниться в статусе задолженности «Основание оплаты не наступило».
Так руководитель может проконтролировать дополнительно, кто из менеджеров не контролирует перевозки и не устанавливает статусы.
Что нужно для корректного формирования отчета?
Отчет строится на основании задолженности по согласованным и не отмененным заявкам перевозчика и экспедитора.
Условия корректной работы отчета по просроченной задолженности следующие:
1. В заявках должны быть установлены условия оплаты, иначе перевозка считается выполненной с момента создания заявки;
2. Учитываются только типовые условия оплаты (по копиям ТТН, по оригиналам ТТН, по факту погрузки, по факту разгрузки); при создании нового условия оплаты выберите к какому типовому условию оно относится.
3. У заказчика должна быть установлена отсрочка платежа (раздел «Договоры» в справочнике «Заказчики»), иначе количество дней отсрочки считается равным 5 календарным дням.
Если в контрагенте не установлена отсрочка платежа и статусы заявки не соответствуют оплате, количество дней не суммируются (20 и 5), в приоритете будет 20 календарных дней.
Отчет отсрочки начинается с момента изменения статуса перевозки / ТТН на соответствующий условию оплаты заказчика.
Как построить отчет?
1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» (или «Дирекция») вкладку «Отчет по просроченной задолженности».
2. Выберите тип отчета: «По заказчикам» (дебиторская задолженность) или «По перевозчику» (кредиторская задолженность).
3. Над табличной частью укажите количество дней просрочки по заявкам, в течение которых заявка не попадет в «Основание оплаты не наступило (просрочено)» — по умолчанию устанавливается 20 календарных дней. Подразумевается, что за 20 дней произойдет разгрузка машины и оригиналы будут доставлены плательщику.
4. Выберите удобную форму отчета (по заказчикам, по менеджеру, только просроченные) в зависимости от того, какие задачи хотите решить.
Построив отчет «По заказчикам», вы поймете, кто из заказчиков имеет наиболее крупную задолженность перед вами.
Отчет «По менеджерам» покажет, кто их сотрудников допускает наибольшую сумму просрока и не собирает выручки с клиентов.
Если вам необходимо посмотреть только заявки с просроченной задолженностью, вам необходим отчет «Только просроченная».
5. Раскрывайте отчет по каждому заказчику, чтобы проанализировать степень его задолженности, какие заявки на каком этапе находятся, сколько дней просрочено или еще осталось до даты оплаты по договору. Для этого нажмите «+» в левой части табличной формы.
6. Используйте фильтры, чтобы подобрать данные по группе заказчиков, по сотрудникам или отделам.
