Как создать заявку?
Перейдите в раздел «Перевозки», выберите «Заявки Заказчика» или «Заявки Экспедитора», в зависимости от вашего вида деятельности.
2. Для создания заявки нажмите «Создать заявку (Перевозку)» или «Скопировать». При выборе «Скопировать» программа автоматически создаст аналогичную выбранной заявку, следует заменить лишь пару пунктов.
3. Вы можете гибко настраивать поля / разделы для заполнения в заявке: убирать или добавлять, ставить ограничения на действия со стороны ТК. Для этого перейдите в «Настройки», выберите пункт «Настройки заявки-перевозки (Заказчик)».
Установите галочки возле тех пунктов / разделов, которые следует отображать.
- Установите разрешения / ограничения на действия сотрудников в программе по работе с заявкой или на действия со стороны ТК.
- Можно менять дату статуса заявки. Ваш сотрудник сможет изменять дату статуса заявки.
- Возможность привязки Заказа к Заявке-перевозке. Это позволит вашим сотрудникам привязывать заявку к заказу, в случае, если ТК отправила заявку не по заказу, а отдельно.
- Запрещать ТК направлять Заявки без Заказа. ТК не сможет отправлять вам заявку, если она предварительно не получила ваш заказ.
- Разрешить направлять корректировочные заявки. У ТК нет возможности направлять изменения по заявке. Чтобы отправить изменения, ТК должна создать корректировочную заявку. Укажите количество дней (от 1 до 20), которое будет предоставлено ТК на изменение заявки и точку отсчета (дата первой погрузки или дата последней разгрузки). Если ТК не уложится в указанный срок, она никак не сможет направить корректировочную заявку. Если галочка не будет стоять, то ТК не сможет вам направить изменения по заявке, все изменения вы сможете увидеть в разделе заявки “Данные от перевозчика”.
- E-mail уведомления о получении корректировочной заявки. Благодаря этой настройке ответственное лицо за работу по заявке будет уведомлено о том, что перевозчик отправил корректировку.
Если вы хотите, чтобы планируемая дата платежа по перевозчику устанавливалась автоматически, поставьте соответствующую галочку.
Для того, чтобы все поступившие заявки подписывались автоматически, без предварительной проверки, поставьте галочку.
Важно!
Автоподписание заявок не распространяется на корректировочные заявки.
Важно!
В УЛ CARGO появилась возможность формировать QR-код в печатной форме заявки, получаемой от перевозчика. При получении первичных документов и заявки от перевозчика, можно сканировать QR-код и быстро находить в своей корпоративной системе соответствующий документ. Для полноценной работы рекомендуется интегрировать вашу систему по API с Умной Логистикой. QR-код генерируется в Умной Логистике по настроенному идентификатору и выводится на заявку перевозчика при печати. На данный момент есть возможность выбрать, какая информация будет шифроваться в QR-код (можно выбрать только один вид информации).
Также можно выбирать, какие поля будут доступны для заполнения информации по грузу.
Заполнение заявки
4. Открылась форма заявки. Заполните все обязательные поля (обязательные для заполнения строки выделены красным). Если у вас уже сформирован справочник контрагентов, заполнение заявки займет не более двух минут. Дата и номер заявки присваиваются автоматически.
Обратите внимание на поле «Номер заявки Перевозчика».
Данное поле заполняется автоматически при обмене заявкой с перевозчиком через SBT-обмен. Получение номера заявки контрагента позволяет быстрее сориентироваться, по какой сделке возникли вопросы или нужно уточнить детали.
При необходимости заполните данное поле вручную и оперативнее решайте вопросы по сделкам.
Внимание! Для обеспечения безопасности и исключения риска создания сделок с не аккредитованными и не проверенными компаниями есть возможность включить функцию «Запрещен выбор неаккредитованных перевозчиков».
Для этого перейдите в настройки программы, в разделе «Настройки документа заявки» и установите галочку в соответствующем поле и кликните «Записать и закрыть».
Система не даст вам выбрать непроверенного пользователя и указать его в сделке в качестве исполнителя. Это позволит вам исключить риск сотрудничества с недобросовестными транспортными компаниями.
Обратите внимание на поле «Фактический перевозчик».
На форме представлена информация о фактическом исполнителе по рейсу. Данные поступают от вашего перевозчика через SBT-обмен, но при необходимости вы можете заполнить их самостоятельно.
Для этого установите галочку, перейдите по ссылке и укажите данные.
Если вам необходима отправка данной информации во внешние системы по API, включите возможность настройках (исходящая интеграция API).
Важно!
Заявка экспедитора отличается от заявки заказчика лишь тем, что у нее появляются дополнительные поля для заполнения информации о заказчике. В остальном формы заявок идентичны.
Привязать заявку к заказу
В программе реализована возможность привязать заявку к заказу. Это позволит вам получать корректную аналитику по обработке заказов.Функция актуальна в том случае, если вы в настройках не включили инструмент «Запрещать ТК направлять Заявки без Заказа»
Для привязки нажмите на «Привязать к Заказу» и выберите нужный заказ.
Обратите внимание, при привязке должны выполняться следующие условия. Заказ должен быть в статусе «Принят. Оформление заявки». По заказу — нет необходимого количества Заявок (например, заказ был создан на два ТС, а заявки вам прислали только на одно. Не хватает еще одной заявки, статус заказа «Принят. Оформление заявки», следовательно система даст вам привязать вашу заявку к заказу).
Для удобства и экономии времени действует и обратная привязка. То есть из заказа вы можете привязать заявку. Условия те же.
5. Для того чтобы оперативно передать водителю адреса погрузки/разгрузки, можно отправить СМС водителю прямо из программы. Это позволит сэкономить время, которые логисты тратили бы на набор текста СМС и исключить риск ошибки, так как СМС формируются автоматически по заложенным в программе шаблонам.
6. Укажите стоимость груза, автоматически программа рассчитает затраты по перевозке.
7. В разделе «Бюджетирование» укажите статью затрат и отдел, благодаря этой информации вы сможете правильно рассчитывать бюджет, заложенный на осуществление перевозок (подробнее с этим можно ознакомиться в статье «Настройка бюджетирования»).
Прямо из формы заявки можно застраховать груз или проверить надежность водителя. Воспользуйтесь этими функциями при необходимости, чтобы обезопасить себя от сотрудничества с недобросовестным перевозчиком и исключить риск финансовых потерь при порче, утрате груза.
8. Отправить заявку контрагенту можно любым удобным для вас способом: с помощью SBT-обмена или с помощью ЭДО
9. Если у вас изменились данные по перевозке, вы можете создать корректировочную заявку на основе данной. Для этого нажмите «Создать на основании» и выберите «Создать корректировку».
Внимательно изучите открывшееся окно, если вы согласны с условиями кликните «Создать корректировочную заявку».
После создания корректировки данная заявка будет отменена, а новую заявку нужно будет отправить контрагенту на подписание. В журнале заявок корректировочная заявка будет выделена зелёным цветом.
Важно!
Создать корректировочную заявку можно только на основе заявки, которая была получена от ТК с помощью SBT-обмена.
10. Для контроля за перевозкой на всех этапах в нижней части формы заявки есть поля «Статус перевозки» и «Статус ТТН».
Устанавливайте статусы ТН, при формировании отчета по возврату ТН вы будете обладать данными на чьей стороне находится документ, сколько времени у ТК еще есть для ее возврата и наступил ли момент оплаты перевозчику за рейс.
11. Если вы устанавливаете статус ТТН «Копия», «Оригинал» или «Оригинал без печати грузополучателя» при записи статуса появится гиперссылка «Добавить копию».
При нажатии на неё откроется окно, где у вас будет возможность загрузить копию самостоятельно, нажав кнопку «Хочу добавить сам», или дождаться, когда перевозчик загрузит скан ТТН в своей системе, и он автоматически загрузится в вашу заявку.
Загруженный документ будет отображен в разделе «Копии документов и ЭДО».
Копии документов и ЭДО
12. Все документы по перевозке собраны в одном месте во вкладке «Копии документов и ЭДО». Здесь появляется заявка, переданная с помощью SBT-обмена, документы на водителя и ТС, сканы бухгалтерских документов, скан ТН. Документы по заявке, которые вы хотите сохранить только для себя, без предоставления совместного доступа ТК, вы можете разместить в верхней части «Умный архив».
Обмен документами
13. Здесь будут отображены бухгалтерские документы и доверенность на водителя, полученные от Перевозчика. При необходимости вы можете создать документ самостоятельно с помощью кнопки «Зарегистрировать входящий документ». Он будет создан автоматически на основе данных заявки.
Штрафы ТК
14. Если ТК недобросовестно выполнила перевозку или сорвала её, вы можете выписать ей штраф. Для этого перейдите в раздел «Штрафы ТК» и нажмите «Добавить». Заполните информацию о сути претензии, укажите сумму, выберите статус в котором находится претензия. Штрафы и претензии по всем ТК можно будет посмотреть с помощью инструмента «Отчет по штрафам и претензиям».
Зафиксированная претензия отобразится также в карточке контрагента, чтобы вы не теряли историю взаимодействий и сотрудничества с контрагентом.
Данные от Перевозчика
15. После SBT-обмена с перевозчиком вы можете автоматически получать в свою заявку данные из заявки перевозчика: статус перевозки, информацию о водителе, ТС, статусе ТТН. Для этого следует перейти в раздел «Данные от перевозчика» и настроить пункты, которые будут перенесены автоматически, нажав «Изменить в настройках».
Здесь вы можете отметить галочками те пункты, которые будут изменены автоматически после того, как транспортная компания внесет изменения в заявку.
Также есть возможность задать настройки для конкретных транспортных компаний. Нажмите “Добавить”, выберите ТК и задайте для нее индивидуальные настройки - параметры, которые автоматически будут перенесены в заявку Заказчика.
Трекинг
16. Благодаря мобильному приложению “Умный водитель” и сервису “Movizor” можно контролировать местоположение в пути. В данном разделе автоматически будут отображаться данные о местоположении.
Важно!
Данные от Умного Водителя будут подтягиваться автоматически каждые 40 минут. Данные по Movizor будут отображаться в соответствии с выбранным тарифом.
17. Все нужные поля заполнены? Нажмите «Провести», чтобы сохранить и провести заявку в программе. Теперь вы можете её распечатать или отправить по электронной почте. Выберите «Печать», а далее «Заявка с перевозчиком».
Для сохранения заявки на компьютер нажмите на дискету, а для отправки заявки по электронной почте - на конверт.
Готово!
Для экономии времени на взаимодействиях, согласовании и уточнении условий по сделке в УЛ реализована функция «Чат УЛ» в заявке или «Обсуждения» на панели вкладок.
Данная функция позволяет решать вопросы по заявкам с вашими контрагентами или вашими коллегами быстро в рамках программы.
В «Чат в Умной Логистике» можно вернуться в любой момент и изучить историю решения вопроса без привлечения ответственных сотрудников и затрат времени на поиск информации именно по данной заявке.
Для внутренних коммуникаций используйте «Обсуждения».
Создайте обсуждение или воспользуйтесь видеозвонком. Максимальное количество участников видеозвонка: 10 человек.
Нажмите на соответствующую иконку, выберите участников и обозначьте тему обсуждения.
