| 1. Найдите в разделе «Перевозки» вкладку «Заказчики» — здесь находятся все ваши заказчики. | |
| | 2. Для создания нового кликните «Добавить заказчика». | |
| | 3. Открылась карточка заказчика.
Для ее заполнения вам нужно знать только ИНН организации. Название компании, ее реквизиты и адреса прикрепятся автоматически после ее проверки в базе ФНС.
Кликните поле «Юр./физ.лицо» и выберите из открывшегося списка форму собственности компании. Теперь введите ИНН в поле и нажмите Enter.
При добавлении в карточку индивидуального предпринимателя по ИНН автоматически заполняется только поле «наименование компании». Мы соблюдаем закон о неразглашении персональных данных, поэтому не можем получить больше информации. Остальную информацию нужно ввести вручную. | |
| | 4. Теперь важные поля заполнены. Осталось ввести данные в пустые поля, чтобы не забыть сведения о контрагенте. | |
| | Как создать контактное лицо контрагента? | |
| | Контактные лица контрагента — это журнал сведений о всех сотрудниках компании, с которыми вы когда-либо взаимодействовали. Это могут быть менеджеры-логисты, бухгалтеры, директор, руководитель отделов логистики и другие сотрудники.
1. Для создания нового контактного лица найдите форму «Контактные лица» и кликните «Создать». | |
| | 2. В открывшейся форме введите контактные данные сотрудника. Не забудьте ввести электронную почту — это обязательное поле. Она нужна, чтобы отправлять на нее информацию о перевозке.
Важный совет
При заполнении карточки руководителя или гендиректора обязательно заполните поле «Должностное лицо», а потом —на основании чего оно действует. Тогда при создании договор-заявки или генерального договора автоматически прикрепится информация о том, кем подписан документ.
3. Пользуйтесь настройками уведомлений по перевозкам: автоматически отправляйте трекинг-отчет, уведомление заказчиков о статусе заявки по СМС или e-mail. | |
| | 4. Чтобы повысить лояльность заказчика, попробуйте отправлять печатные формы документов по его требованиям. Их разработку можно заказать у нас. Для этого кликните «Заказать печатную форму» и заполните тикет с примером документа. | |
| | Как выполнить настройки контрагента? | |
| | 1. Обратите внимание на вкладку «Настройка контрагента». | |
| | Здесь можно выбрать индивидуально доработанную печатную форму документа, чтобы именно она отображалась при отправке по SBT-обмену, электронной почте и при выводе на печать при работе с данным контрагентом. | |
| | 2. В разделе «Параметры исходящих бухгалтерских документов (счет, акт, счет-фактура)» можно выбрать, какие данные будут автоматически выводиться в бухгалтерские документы.
Обратите внимание, что галочка в поле «Наименование услуги» должна быть установлена всегда, иначе все данные для счета, акта, счета-фактуры не будут отражены в документе. | |
| | По умолчанию в системе установлены галочки напротив всех данных. Если хотите изменить набор, сделайте это в настройках программы, в разделе «Бухгалтерия». Тогда в документы по каждому контрагенту будет подтягиваться только нужные вам данные. | |
| | Если нужно сформировать документы с определенной услугой, нажмите в соответствующем поле многоточие и выберите подходящую услуг.
Если нужной нет, создайте ее. Укажите наименование и выберите единицу измерения. Если вы оставите поле «Услуга для…» пустым, программа по умолчанию будет формировать все исходящие бухгалтерские документы с услугой «Транспортно-экспедиционные услуги». | |
| | 3. Если нужно большое количество копий при печати, поставьте галочку в поле «Изменить» и укажите нужное количество экземпляров. | |
| | 4. Установите максимально допустимую сумму задолженности для клиента. При превышении лимита программа не даст создавать заявки для этого контрагента. Чтобы продолжить сотрудничество, нужно получить оплату от заказчика или увеличить сумму лимита. | |
| | 5. Все нужные поля заполнены? Кликните «Записать и закрыть». | |
| Важный советВ разделе «Основное» карточки контрагента отражается информация, которая поможет оценить надежность контрагента. Подробнее о том, как правильно читать показатели, читайте в статье. | |
| | Как изменить реквизиты контрагента | |
| | Если у контрагента изменились реквизиты организации, новые данные нужно внести в карточку контрагента.
1. В карточке контрагента найдите раздел с реквизитами.
2. Выберите, что хотите изменить, и кликните два раза.
3. Введите новые данные. | |
| | 4. Нажмите «Дата действия» и в последней строке выберите дату., с которой начнут действовать изменения. | |
| | 5. Как только внесете данные, нажмите «Записать», чтобы сохранить изменения. После этого нажмите «Записать» в карточке контрагента, чтобы сохранить актуальные изменения. | |
| | Если захотите посмотреть всю историю изменений реквизитов, Перейдите во вкладку «История изменений контрагента». | |
| | Откроется таблица с историей изменений реквизитов. | |
| |
