| Как добавить организацию? | |
| | 1. Найдите в разделе «Личный кабинет» вкладку «Организации». | |
| | 2. Нажмите «Создать», чтобы добавить новую организацию. | |
| | 3. Чтобы создать организацию автоматически, пропишите номер ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН»: автоматически заполнятся актуальные реквизиты, наименование и адреса компании. | |
| | Если вы планируете вести учет по нескольким компаниям, введите префикс для нумерации документов (префикс должен состоять из двух букв). Поле находится справа от «Юр./физ.лицо». | |
| | Установите галочку напротив «Я готов использовать криптовалюты для взаиморасчетов», чтобы ваши заказчики и перевозчики знали, что с вами можно производить взаиморасчеты в криптовалюте.
Установите галочку напротив «Не публиковать эту организацию для поиска Заказчиками», если не хотите, чтобы другие пользователи экосистемы видели эту организацию в списке пользователей.
Установите галочку напротив «Основная организация абонента», чтобы эта организация была помечена по-умолчанию. | |
| | 4. Выберите вид налогообложения вашей компании. | |
| | 5. Укажите правила оплаты — настраиваем для ваших исходящих аукционов. | |
| | 6. Добавьте банковские счета организации с помощью кнопки «Создать». Для создания счета достаточно ввести номер счета и БИК, все остальное заполнится автоматически. | |
| | 7. Введите ответственных лиц организации — нажмите «Ответственные лица» → «Создать».
P.S. «Ответственные лица» — это генеральный директор и бухгалтер. В случае, если это один и тот же человек — занести роли нужно дважды. | |
| | 8. В открывшейся форме выберите дату и укажите роль ответственного лица организации. Дата нужна, чтобы понимать, с какого числа выводить подпись конкретного человека. В документы дата не выводится.
Введите ФИО ответственного сотрудника и его пол, заполните поля «Должность» и «Действует на основании». | |
| | 9. Не забудьте прикрепить подпись — выберите «Вид значения» и загрузите файл, нажав «Загрузить с диска».
Подпись должна быть на прозрачном фоне в формате PNG размером 250*200 пикселей. Чтобы получить подпись необходимого формата — свяжитесь с нами, мы поможем. | |
| | 10. Нажмите «Записать и закрыть», чтобы сохранить изменения.
11. Аналогично запишите ответственное лицо «бухгалтер». Обратите внимание: в ответственных лицах не должно быть двух руководителей и бухгалтеров.
12. Перейдите во вкладку «Адреса и телефоны» и внесите все основные контактные данные организации. | |
| | 13. Во вкладке «Обмен с бухгалтерией» поставьте галочки у документов, которые вы планируете загружать в «1С: Бухгалтерию». | |
| | 14. Перейдите в «Настройки печати». Вы можете указать здесь количество бухгалтерских документов, которое будет выходить на принтер при массовой печати и высылаться контрагентам. | |
| | 15. Чтобы грузовладельцы могли ознакомиться с вашей компанией и связаться для дальнейшего сотрудничества, крайне важно заполнить визитную карточку компании.
Перейдите во вкладку «Настройка визитной карточки». | |
| | 16. Кликните «Записать», чтобы сохранить введенные данные. | |
| | 17. Нажмите «Добавить логотип и печать», чтобы загрузить необходимые данные. | |
| | 18. Чтобы загрузить логотип, нажмите «Добавить логотип организации». Для загрузки печати нажмите «Добавить печать организации».
Файл должен быть размещен на прозрачном фоне в формате PNG. Размер печати должен быть 400*400 пикселей, у логотипа — 400*300. Если не получается — обратитесь к нам, поможем. | |
| | 19. Загрузите копии уставных документов в раздел «Копии документов». Будьте уверены — они не потеряются.
Прикрепленные документы в «Мои Документы (Умный Архив)» можно отправлять по электронной почте и сохранять на компьютер. Документы доступны только пользователю с правами «Директор».
Документы, добавленные в «Документы, совместные с Заказчиком и ТК (ЭДО)» будут доступны только вам и вашим партнёрам при добавлении компании в справочник Заказчиков или ТК. Логисты их видеть не будут. | |
| 20. В разделе «Настройка печатных форм» выберите, какую форму документа вы будете использовать. В программе есть типовые формы заявок, договор-заявок, генеральных договоров, счетов, актов и доверенностей. Вы можете заказать разработку индивидуальных печатных форм для вашей компании. Для этого просто нажмите на кнопку «Заказать печатную форму», пропишите требования к разработке и прикрепите шаблон документа к тикету. | |
| | Все разработанные печатные формы для вас индивидуальны и не могут быть использованы другими пользователями.
Если ваша печатная форма документа уже загружена в программу, вы можете выбрать ее из списка напротив наименования документа. | |
| | 21. Перейдите в раздел «Настройка налогов» и выберите налогообложение вашей организации. Для этого нажмите «Создать» и в новой форме выберите нужный вид налогообложения. | |
| | 22. В поле «Ставка НДС (в %)» вы можете прописать нужный процент. | |
| | 23. Нажмите «Записать и закрыть», чтобы сохранить изменения. Теперь финансовые отчеты с чистой прибылью максимально точны. | |
| | 24. Во вкладке «Оценки пользователей» можно ознакомиться с оценками, которые были даны вашей компании другими пользователями Умной Логистики.
Обратите внимание, что вы можете запретить оценивать вашу компанию, либо сделать их видимыми только для вас. | |
| | Если вы рассматриваете предложения о сотрудничестве с перевозчиками, и у вас есть определенные требования, которые нужно подкреплять документами — настройте требования для аккредитации (пункты 25−28).
Если у вас нет такой задачи, можете перейти к пункту 29.
25. Настройте список требований для аккредитации. | |
| | 26. Добавьте в верхнюю часть таблицы требования, которым должны соответствовать ваши контрагенты. | |
| | 27. Добавьте шаблоны документов, которые ваши контрагенты должны заполнить и прикрепить. | |
| | 28. Нажмите «Записать черновик», если хотите вернуться к заполнению требований позже или их утвердить. | |
| | 29. Для сохранения всех настроек вернитесь в раздел «Главное» и нажмите «Записать». | |
| | Как настроить печатную форму документа вручную? | |
| | При необходимости вы можете отредактировать необходимый документ так, как вам нужно:
1. Выберите из списка печатную форму «стандартная». | |
| | 2. Нажмите на иконку редактирования — она выделена на скриншоте красным. | |
| | 3. В открывшейся форме внесите изменения и сохраните их, нажав «Записать и закрыть».
Важная заметка!
Не удаляйте и не переименовывайте значения в маркерах для поиска «< >» или в квадратных скобках — в них прописаны параметры, которые прикрепляются в печатные формы. Если они будут отсутствовать, программа не сможет распечатать документ. | |
| |
