Электронные перевозочные документы: что это такое, когда станут обязательными и как подготовиться

Объясняем, что такое электронные перевозочные документы, как проходит обмен через операторов и ГИС ЭПД и почему выгоднее перейти на ЭПД сейчас.

Вы узнаете:

• Что такое ЭПД и какие виды бывают
• Для кого и когда ЭПД станут обязательными
• Как проходит обмен ЭПД
• Как перейти на ЭПД
• Почему бизнесу выгодно переходить на ЭПД

Что такое ЭПД и какие виды бывают

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — утвержденные Минтрансом и ФНС цифровые аналоги привычных бумаг для грузоперевозок.

Документы юридически значимы — они хранятся в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), на них ставят электронную подпись.

К ЭПД относятся:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Подтверждает сам факт перевозки: что груз передан отправителем, принят перевозчиком и доставлен получателю. Формат утвержден приказом ФНС России №ЕД-7−26/1065@ от 09.12.2021.

• Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Фиксирует выпуск ТС на линию: прохождение медосмотра водителем, техосмотра машины, показания одометра, а после рейса — пробег. Формат утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7−26/116@.

• Электронная заявка на перевозку

Фиксирует договоренность между грузоотправителем и перевозчиком: что именно, куда и когда нужно доставить. Формат утвержден приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7−26/108@.

• Электронная сопроводительная ведомость

Показывает сведения о перевозке грузов в контейнерах. Формат утвержден приказом ФНС России №ЕД-7−26/1065@ от 09.12.2021.

• Электронный заказ-наряд

Разновидность договора фрахтования: содержит условия предоставления транспорта и выполнения рейса. Формат утвержден приказом ФНС России №ЕД-7−26/1065@ от 09.12.2021.

• Электронный договор фрахтования

Закрепляет обязанность перевозчика предоставить ТС для перевозки на согласованных условиях. Формат утвержден приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7−26/109@.

Для кого и когда ЭПД станут обязательными

1 сентября 2025 — старт переходного периода для перевозок алкоголя и смешанных перевозок

• Кого касается: перевозчиков и поставщиков алкогольной продукции, участников смешанных перевозок.
• Что меняется: электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для оформления и передачи в ГИС ЭПД.
• Бумага еще допустима: до 1 марта 2027 параллельно можно использовать бумажные накладные как временный вариант.

1 сентября 2026 — ЭПД обязательны для всех

• Кого касается: всех участников грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей.
• Что меняется: обязательное оформление в электронном виде ключевых документов — ЭТрН, заказ-наряда и экспедиторских документов.
• Отраслевых исключений нет: обязательность одинакова для крупного, малого и среднего бизнесов.

1 марта 2027 — финал переходного периода для перевозок алкоголя и смешанных перевозок

• Что меняется: бумажные перевозочные документы полностью уходят из оборота.
• Исключения: Минтранс утвердит список случаев, когда разрешат использовать бумажные документы, но это затронет лишь малую часть перевозок.

Новые требования коснутся всех участников цепочки:

Как проходит обмен ЭПД

Чтобы документ можно было передавать партнерам и хранить в ГИС ЭПД, нужен посредник — оператор информационной системы ЭПД, аккредитованный Минтрансом.

Процесс обмена выглядит так:

1. Формирование и подпись. Грузоотправитель или перевозчик создает электронный документ и подписывает его квалифицированной электронной подписью.
2. Оператор ИС ЭПД. Файл уходит оператору, который проверяет данные, фиксирует документ и передает его в государственную систему.
3. ГИС ЭПД. Система регистрирует документ. С этого момента он доступен всем сторонам перевозки и, если нужно, передается контролирующим органам: МВД, Минтрансу, Минцифры, ФНС, Ространснадзору.

Как работает обмен на примере электронного путевого листа

Как работает обмен на примере электронной транспортной накладной

Узнайте подробнее о том, зачем и когда ЭТрН станет обязательной и как перейти в цифру без потерь для бизнеса. Вместе с экспертами ответим на ваши вопросы в прямом эфире 24 сентября в 11:00 по мск. Подписывайтесь на наш телеграм, чтобы не пропустить ссылку на регистрацию!

Как перейти на ЭПД

Достаточно поэтапно закрыть несколько шагов:

1. Выберите оператора ИС ЭПД. Только аккредитованные Минтрансом операторы имеют право передавать документы в ГИС ЭПД.
2. Настройте систему. Подключите учетную программу к оператору — чтобы документы создавались и отправлялись автоматически.
3. Получите квалифицированные электронные подписи. Подпись нужна каждому, кто участвует в документообороте: отправителю, перевозчику, получателю.
4. Обучите сотрудников. Диспетчеры, водители и бухгалтерия должны понимать, как формировать и подписывать документы.
5. Запустите тестовые рейсы. Проверьте работу схемы на отдельных перевозках и только потом переводите весь поток.

Чем раньше компания начнет тестировать ЭПД, тем мягче пройдет переход. А это экономия денег и времени, меньше рисков и нервов.

Почему бизнесу выгодно переходить на ЭПД

ЭПД — это не только про закон, но и про скорость. Компании, которые внедрили их первыми, уже сократили время на оформление рейсов и получили конкурентное преимущество.

Что получает бизнес с ЭПД:

1. Рейсы закрываются быстрее

Не нужно тратить время на пересылку бумаг и ожидание курьера. Подписи ставятся онлайн — и документ тут же доступен всем сторонам. Итог: доставка закрывается в тот же день, а деньги поступают быстрее.

2. Ошибок и споров меньше

ЭПД невозможно потерять или подменить. Реквизиты подтягиваются автоматически, поэтому вероятность опечатки в ИНН или адресе почти нулевая. Это значит меньше возвратов, меньше лишних звонков и претензий.

3. История прозрачна — не придется платить за чужие ошибки

Если случился перегруз, легче отследить на каком этапе он произошел. Это защищает компанию от чужих штрафов и несправедливых претензий.

4. Уходят лишние расходы

На бумагу, печать, пересылку и архивы бизнес тратит сотни тысяч рублей в год. В электронном виде документы ищутся за секунды — без шкафов и складов, которые съедают бюджет и место.

5. Вы играете вдолгую

С 1 сентября 2026 года без ЭТрН и других ЭПД работать будет нельзя. Но те, кто внедрит их раньше, не просто избегут проблем — они выиграют время, наладят процессы и будут спокойнее, когда рынок массово перейдет в цифру.

Приходите на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — оцените, насколько удобно и выгодно работать с электронными документами и находить новых партнеров.