Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ): что это, кто подписывает и как оформить

Разбираем, что такое электронный заказ-заявка и как работать с этим документом

С 1 сентября 2026 года заказ и заявку на перевозку груза оформляют только в электронном виде. Для логиста это значит, что договоренность о рейсе теперь нужно закрепить электронным документом с двумя подписями, а данные для него часто приходится переносить из заказа вручную.

В статье разберем, что такое электронный заказ-заявка (ЭЗЗ), когда нужен документ, кто и как ее подписывает. В конце статьи покажем, как ЭЗЗ уже встроена в привычный процесс работы в Умной Логистике и ответим на частые вопросы.

В статье:

Что такое ЭЗЗ и чем заказ отличается от заявки
Обязательная ЭЗЗ с 1 сентября 2026 года
Кто оформляет и подписывает ЭЗЗ
Где ЭЗЗ в документообороте ЭПД
Как работать с ЭЗЗ в Умной Логистике
Частые вопросы об ЭЗЗ

Что такое ЭЗЗ и чем заказ отличается от заявки

ЭЗЗ, или электронный заказ (заявка), — документ, в котором грузоотправитель и перевозчик договариваются о конкретной перевозке: что везти, откуда и куда, к какому сроку, на какой машине и за какую плату. Когда обе стороны подписали свои части, договор перевозки считается заключенным.

По закону речь идет о двух документах с одним электронным форматом. Какой из них оформлять, зависит от того, есть ли у сторон рамочный договор.

	Заказ	Заявка
Когда оформляют	Договора об организации перевозок с перевозчиком нет	Договор об организации перевозок уже действует
Что делает документ	Заключает договор перевозки на конкретный рейс	Уточняет условия рейса в рамках действующего договора
Нужно ли указывать договор	Нет	Да, выбрать действующий договор

Обязательна ли ЭЗЗ с 1 сентября 2026 года

Закон обязывает оформлять в электронном виде любой заказ или заявку, через которые стороны заключают договор перевозки. Бумажный заказ с 1 сентября 2026 года больше не подходит. ЭЗЗ нужна, если договор перевозки заключают через заказ или заявку. Если стороны подписали договор перевозки на конкретный рейс единым документом, закон не требует дополнительно оформлять ЭЗЗ.

Важно. Транспортная накладная нужна в любом случае: она подтверждает, что договор перевозки заключен.

Оформить заказ или заявку на бумаге можно только в восьми случаях из приказа Минтранса № 262. Например, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо или когда государственная система ЭПД зафиксировала сбой.

ЭЗЗ не нужна, если договора перевозки нет вовсе: покупатель забирает товар самовывозом, компания доставляет свой товар своим транспортом или перемещает груз между своими складами.

Кто оформляет и подписывает ЭЗЗ

ЭЗЗ состоит из двух титулов. Каждая сторона заполняет и подписывает свою часть.

Титул	Кто оформляет	Что указывает
Титул 1	Грузоотправитель	Груз, сроки и адреса погрузки и выгрузки, стороны, требования к транспортному средству
Титул 2	Перевозчик	Водителя, транспортное средство и прицеп, плату за перевозку или порядок расчетов

Свой титул каждая сторона подписывает квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной подписью Госключа. Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, к подписи нужна машиночитаемая доверенность с полномочиями на ЭПД.

Документ передается через оператора ЭПД из реестра Минтранса. Если у сторон разные операторы, обмен идет через роуминг.

Если вы экспедитор

В ЭЗЗ нет отдельной роли для экспедитора: в документе он выступает либо грузоотправителем, либо перевозчиком. Когда экспедитор нанимает перевозчика на рейс, он сам оформляет ЭЗЗ и подписывает титул 1 как грузоотправитель. Когда у клиента с экспедитором заключен договор перевозки, ЭЗЗ оформляет клиент, а экспедитор подписывает титул 2 как перевозчик.

	С кем ЭЗЗ	Кто оформляет титул 1	Кто отвечает титулом 2	Роль экспедитора в ЭЗЗ
Экспедитор нанимает перевозчика	Экспедитор и перевозчик	Экспедитор	Перевозчик	Грузоотправитель
У грузовладельца с экспедитором договор перевозки	Грузовладелец и экспедитор	Грузовладелец	Экспедитор, по своей заявке	Перевозчик

Где ЭЗЗ в документообороте ЭПД

ЭЗЗ открывает документооборот по рейсу. Сначала стороны договариваются об условиях, потом оформляют транспортную накладную, которая сопровождает сам рейс. При этом данные о водителе и машине, которые перевозчик указал в ЭЗЗ, автоматически подтягиваются в накладную. Грузоотправителю не нужно запрашивать их отдельно. Так что вы экономите время на рутине и не переживаете об ошибках.

Если в перевозке участвует экспедитор, схема выглядит так:

поручение экспедитору → электронный заказ-заявка → экспедиторская расписка → ЭТрН.

Подробнее о роли экспедитора в ЭТрН — в статье «Как экспедитору работать с ЭТрН».

В подписанной ЭЗЗ зафиксированы цена и условия рейса. На них стороны опираются, если возникает спор или претензия.

Как работать с ЭЗЗ в Умной Логистике

В Умной Логистике ЭЗЗ оформляют, когда стороны уже договорились о рейсе внутри системы. Документ проходит такой путь:

Грузоотправитель создает исходящий заказ. Перевозчик принимает заказ и отвечает на него заявкой, грузоотправитель подписывает заявку. Заявкой стороны обмениваются внутри Умной Логистики.
Грузоотправитель создает ЭЗЗ из заказа. Система сама заполняет титул 1: груз, адреса и даты погрузки и выгрузки, требования к машине и температурный режим. Грузоотправитель выбирает вид документа, заказ или заявку, проверяет данные, подписывает и отправляет.

Исходящий заказ в Умной Логистике Карго с открытым меню «Работа с ЭПД» и командой «Создать ЭЗЗ»

Система создает ЭЗЗ и заполняет Титул 1 сведениями из документа-основания

Оператор ЭПД доставляет Титул 1 перевозчику. В заявке перевозчика становится доступна отправка титула 2.
Перевозчик проверяет условия и данные о водителе, машине и плате, которые система подставила из заявки, и подписывает титул 2.
ЭЗЗ подписана обеими сторонами, и договор перевозки заключен. Сведения передаются в ГИС ЭПД, статус документа обе стороны видят в журнале ЭЗЗ. Дальше по рейсу оформляют транспортную накладную.

Схема: путь ЭЗЗ в Умной Логистике от заказа до подписанного договора перевозки

Что Умная Логистика делает за вас

Заполняет титулы из заказа и заявки. Титул 1 собирается из исходящего заказа, титул 2 — из заявки перевозчика. Вес из тонн система сама переводит в килограммы, а для тягача берет грузоподъемность и вместимость прицепа.
Хранит повторяющиеся требования. Если к машинам одной категории всегда одни и те же требования, их достаточно один раз указать в справочнике «Категория ТС», и они попадут в каждую ЭЗЗ.
Подставляет значения по умолчанию. Если в карточке груза не указан метод определения массы, система поставит «расчетная масса груза». Если не указано состояние груза — «исправный, без повреждений».
Дозаполняет документ без пересоздания. Если каких-то данных не хватило, допишите их в заказе или справочнике и нажмите «Перезаполнить» в титуле.
Проверяет документ до отправки. Система подсветит незаполненные обязательные поля, неподписанный титул отправить нельзя.

Если вы хотите автоматизировать процессы, вести учет перевозок и обменивать ЭПД без ручной рутины — записывайтесь на консультацию. Вникнем в ваши процессы и предложим решение.

Записаться на консультацию

Частые вопросы об ЭЗЗ

Нужно ли оформлять ЭЗЗ на каждую перевозку?

Нет. ЭЗЗ нужна, когда договор перевозки заключают через заказ или заявку. Если договор на рейс подписан отдельно, ЭЗЗ не требуется. Транспортную накладную оформляют в любом случае.

Чем заказ отличается от заявки?

Заказ оформляют, когда договора об организации перевозок с перевозчиком нет: заказ сам заключает договор на рейс. Заявку оформляют в рамках действующего договора, чтобы согласовать условия конкретного рейса. Формат у документов один.

Кто подписывает ЭЗЗ и какой подписью?

Титул 1 подписывает грузоотправитель, титул 2 — перевозчик. Подходит квалифицированная электронная подпись или неквалифицированная подпись Госключа. Сотрудник подписывает по машиночитаемой доверенности.

Может ли ЭЗЗ за грузоотправителя оформить другое лицо?

Да. В титуле 1 есть отметка «Составляет другое лицо». Если ее поставить, нужно указать составителя и договор, по которому он действует от имени грузоотправителя.

Создается ли ЭЗЗ автоматически после создания заказа?

Нет. Вы открываете исходящий заказ и нажимаете «Создать ЭЗЗ», после этого система создает документ и заполняет титул 1 данными из заказа.

Можно ли создать ЭЗЗ не из заказа?

Да. Титул 1 можно создать в журнале ЭЗЗ вручную, с документом-основанием или без него.

Почему у перевозчика неактивна кнопка «Отправить Титул 2 ЭЗЗ»?

Кнопка станет активной, когда грузоотправитель создаст ЭЗЗ по тому же заказу, к которому относится заявка, и документ перейдет в ожидание второго титула.

Можно ли оформить ЭТрН без ЭЗЗ?

Да, если договор перевозки заключен без заказа или заявки.

ЭЗЗ и экспедиторская расписка — одно и то же?

Нет. В ЭЗЗ грузоотправитель и перевозчик договариваются о рейсе, а экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз.

Если вы уже работаете в Умной Логистике, но пока не работаете с ЭПД — обратитесь к вашему менеджеру. Он поможет запустить процесс.

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ): что это, кто подписывает и как оформить в Умной Логистике