Как экспедитор с международной географией автоматизировал процессы и ускорил их в 3 раза

ООО «ИНФО ТЭСС-М» перенесла заявки, документооборот и отчет по прибыли в Умную Логистику. Компания навела порядок в работе логистов, и рутинные операции стали занимать в разы меньше времени.

О компании

ООО «ИНФО ТЭСС-М» работает на рынке транспортно-экспедиторских услуг с 2004 года. С 2012 года компания расширила географию до международного уровня. Появились новые направления, клиенты и партнеры в разных странах. Из-за этого выросла нагрузка на команду.

Когда понадобились изменения

Запрос: создать единую систему для учета перевозок, контроля работы сотрудников и прибыли.

Пока компания была небольшой, хватало Excel и чатов с заказчиками. По мере роста компании документов и договоренностей в работе становилось больше. Вместе с ними выросло и количество данных, которые нужно где-то фиксировать. Данные по каждой заявке хранились по разным таблицам, документам и чатам.

Не было единой системы учета, это сказывалось при подготовке отчетности. Чтобы свести картину по прибыли за период, приходилось вручную собирать и сверять цифры из множества разрозненных файлов. Сотрудники тратили время на сборку и перепроверку. При этом весь процесс был непрозрачен, а в данных всегда могла закрасться ошибка из-за ручной работы.

Похожая история была и с контролем работы логистов. Когда заявок было немного, за каждой можно было уследить лично. С ростом объема это стало физически невозможно. Чтобы узнать, как движется работа, приходилось запрашивать отчеты у самих сотрудников и их руководителей. На это уходило время и ресурсы команды, которых бы хватило на обработку еще нескольких заявок.

Вся работа по заявке — в одном окне

Решение: перевести ведение всей работы в единое окно.

Собрали работу по заявкам и контроль бюджета в одной системе. Сотрудникам не нужно переключаться между таблицами, чатами и между разными программами.

Для контроля финансов внедрили отчет по прибыли. Он формируется автоматически в Умной Логистике. Так что сотрудникам не нужно переключаться между таблицами, чатами и папками на компьютере.

Сегодня в ИНФО ТЭСС-М в Умной Логистике ведут учет и заявки, пользуются отчетом по прибыли, отслеживают взаиморасчеты с перевозчиками и частично используют умный календарь.

Переход на новый процесс прошел без раскачки: логика единого окна считывалась сразу, поэтому команде не пришлось ничего переучивать или преодолевать. Разница заметнее всего в скорости заведения заявки: раньше на нее уходило около 15 минут, теперь — 3–5 минут, если по пути не случается форс-мажор вроде замены водителя.

«Ведение всей работы по заявке в рамках одного окна — это очень удобно. Направление, телефоны, документы, ТТН, бухгалтерские документы, договоры — все в одном месте, и ничего не теряется»
— Сергей Биткулов, директор ООО «ИНФО ТЭСС-М»

Как изменилась работа компании

Чтобы обработать все заявки и понять, сколько они прибыли принесли, нужно было собирать данные вручную. На это уходили часы.

Работа стала проще и быстрее. Данные по заявке заносятся один раз в одном месте, а не собираются заново в отчет в конце месяца. Меньше рутины — больше времени на саму работу с грузами и перевозчиками.

«Ощутимее всего для руководящего состава — теперь все как на ладони. Раньше, конечно, приходилось больше времени тратить»
— Сергей Биткулов, директор ООО «ИНФО ТЭСС-М»

Почему без системы не получится вырасти

ИНФО ТЭСС-М продолжает расширять географию работы. Чем больше у компании направлений и клиентов, тем важнее держать заявки, документы и расчеты в единой системе. Без этого невозможно сделать процессы прозрачнее и более контролируемыми. А контроль — одно из условий масштабирования.

Если чувствуете, что в компании не хватает системности, автоматизации и контроля, — записывайтесь на консультацию. Подберем решение под вашу ситуацию.