Как автоматизация помогла ГК «ГОРИЗОНТ» ускорить работу с документами в 3 раза

Транспортная компания объединила заявки, бухгалтерские документы и отчеты в Умной Логистике. Сотрудники стали быстрее закрывать сделки, а руководитель получил актуальные данные для контроля работы и прибыли.

О компании

ГК «ГОРИЗОНТ» занимается автомобильными грузоперевозками по стране более 14 лет. Компания выступает как перевозчик и экспедитор, использует собственный автопарк, в том числе 20-тонные тентованные автомобили.

С Умной Логистикой компания работает с ноября 2021 года.

Почему ручные проверки отнимали много времени

Google Таблицы, Excel и Word были привычными рабочими инструментами. Но сведения об одной перевозке оказывались в нескольких файлах: отдельно сотрудники вели заявки, готовили документы и собирали данные для отчетности.

Перед закрытием сделки информацию приходилось сверять вручную. Сотрудник проверял документы, находил расхождения и возвращался к исходным данным. Такая работа занимала много времени и повышала риск ошибок.

Руководителю тоже не хватало единого источника с актуальной информацией. Чтобы оценить работу логистов, состояние расчетов и прибыль компании, данные приходилось собирать из разных файлов.

«С Умной Логистикой мы в первую очередь хотели решить вопрос времени, которое тратили на проверку документов. Главной задачей была автоматизация бизнес-процессов», — Руслан Баширов, генеральный директор ГК «ГОРИЗОНТ».

Как объединили работу в одной системе

ГК «ГОРИЗОНТ» перенесла в Умную Логистику основные операции по перевозке. Теперь логист заводит заявку, оформляет документы и работает с отчетами в одной системе.

Сотрудникам не нужно поддерживать несколько версий данных в разных программах и тратить часы на повторные проверки. Информация по перевозкам хранится в одном месте и остается доступной коллегам и руководителю.

Единая система также упростила контроль. Руководитель видит действия логистов и получает актуальные данные по работе компании без отдельной ручной сводки.

Какие отчеты помогают контролировать перевозки и финансы

Чаще всего клиент использует три отчета:

Машины в пути. Отчет помогает контролировать активные перевозки и видеть, какие машины еще находятся на маршруте. Руководителю и логистам проще следить за текущей работой без дополнительных таблиц.
Просроченная задолженность. Отчет показывает задолженность, которая требует внимания. Компания может быстрее проверить расчеты и понять, с какими оплатами нужно работать в первую очередь.
Движение денежных средств. Отчет помогает отслеживать поступления и расходы и оценивать финансовую ситуацию по актуальным данным из системы.

Вместе эти отчеты дают руководителю общую картину: что происходит с перевозками, расчетами и денежными потоками компании.

Что изменилось после автоматизации

До Умной Логистики	После перехода
Заявки, документы и отчеты находились в разных программах	Основные операции проходят в одной системе
Данные приходилось сопоставлять вручную	Сотрудники тратят меньше времени на проверки
Оформление документов и отчетность занимали много времени	Время на эти задачи сократилось в 3 раза
Ошибки выявляли во время повторных сверок	Ошибок стало меньше
Проверки замедляли закрытие сделок	Сделки закрываются быстрее
Руководителю приходилось собирать информацию из разных источников	Действия логистов и показатели компании можно контролировать в системе

«Мы в 3 раза сократили время на оформление документов и ведение отчетности. Работа стала проходить быстрее и проще, ошибок стало меньше. Сделки тоже начали закрываться быстрее, потому что сотрудники тратят меньше времени на оформление и проверки», — Руслан Баширов.

Главный результат автоматизации — сотрудники освободили время от ручных сверок и направили его на основную работу. Руководитель при этом получил больше данных для контроля команды и прибыли компании.

Как компания продолжает развивать процессы

ГК «ГОРИЗОНТ» использует основные функции ежедневно и постепенно изучает другие возможности Умной Логистики, в том числе расчет зарплаты сотрудников и дополнительные отчеты.

Не все стандартные инструменты полностью соответствуют внутренним процессам компании. Например, ГК «ГОРИЗОНТ» хочет адаптировать отчет по прибыли под свои задачи. Такие пожелания команда обсуждает с персональным менеджером.

Работа с системой поэтому не заканчивается после запуска. По мере появления новых задач компания может подключать дополнительные инструменты и обсуждать необходимые изменения.

Меньше проверок — больше времени на перевозки

ГК «ГОРИЗОНТ» перенесла заявки, документы и отчетность из нескольких программ в одну систему. Логисты стали быстрее выполнять ежедневные задачи и закрывать сделки, а руководитель получил актуальную информацию для контроля работы и финансов.

Если сотрудники ведут заявки, документы и отчеты в разных файлах, покажем, как объединить процессы и сократить объем ручных проверок.

Записаться на консультацию