Кроме регистрации в реестре, у экспедиторов появилась еще одна обязанность: настроить взаимодействие с ФСБ. Для этого понадобится внедрить комплекс технических мер для оперативно-розыскных мероприятий, или СОРМ. Рассказываем, кого касаются изменения, как внедрить СОРМ для экспедитора и наладить взаимодействие с ФСБ.Узнаете: | |
| | Кого касаются требования и когда возникают обязанности | |
| В реестре экспедиторов должны зарегистрироваться все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые оказывают транспортно-экспедиционные услуги. Это требование Федерального закона № 87-ФЗ. О том, кто именно должен регистрироваться в реестре, писали в этой статье. Если кратко:Для включения в реестр экспедиторов один критерий — осуществление транспортно-экспедиционной деятельности. То есть под закон попадают те, кто перевозит сам и организует перевозки одновременно.Транспортный юрист Сергей Богатов комментирует: «Требование к коду не предъявляется, но желательно иметь код 52.29 „Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками“»Все схемы работы требуют регистрации в реестре, включая агентские. | |
| | Что именно обязан делать экспедитор | |
| С регистрацией в реестре появились и новые требования. Вот три ключевых.1. Взаимодействовать с ФСБЭкспедитор должен наладить официальное взаимодействие с ФСБ и согласовать порядок работы с данными. Чтобы передавать данные по запросу службам безопасности, экспедитору нужно организовать технический канал взаимодействия с ФСБ. На практике это означает настройку программного обеспечения и подключение к системе оперативно-розыскных мероприятий, СОРМ.Взаимодействие должно быть конфиденциальным и соответствовать требованиям Постановления № 1318.2. Собирать данные по перевозкамЭкспедитор обязан фиксировать ключевую информацию о своей деятельности: о клиентах, договорах, грузах, маршрутах, перевозчиках и операциях с грузом.3. Хранить данныеВсе собранные сведения нужно хранить не менее 3 лет на российских серверах. Информацию нужно передавать по запросу службам безопасности.Важно: электронные таблицы и папки на компьютере не подходят для хранения. Нужна программа, где в одном контуре собираются все данные по рейсам. Например, в Умной Логистике можно вести перевозки, заявки и связанные данные в одной системе, а не в Excel, мессенджерах или разрозненных таблицах.Сейчас требования к ПО на этапе разработки. Умная Логистика участвует в фокус-группе и готовит техническую возможность для СОРМ. Пользователи смогут работать по новым требованиям.Если экспедитор не подключится к СОРМ или не предоставит данные по письменному запросу ФСБ, это будет считаться нарушением обязанностей по хранению и предоставлению информации. За такие нарушения предусмотрены штрафы по статье 11.14.3 КоАП РФ.Соблюдение требований может проверять Ространснадзор. В том числе в рамках выездных, документарных и внеплановых проверок. Если нарушения подтвердятся, экспедитору выдадут предписание. С этого момента у компании будет 180 календарных дней, чтобы исправить ошибки. | |
| | Как наладить взаимодействие экспедитора с ФСБ: краткая дорожная карта | |
| В общих чертах весь процесс можно описать по такой схеме. У некоторых пунктов есть нюансы, которые нужно учесть.1. Экспедитор регистрируется в реестре до 30 апреля.Заявления пока разбирают неоперативно. Если вы подали заявление до 30 апреля, но вам до сих пор не пришел ответ — никаких штрафов быть не должно.2. В течение 45 дней после включения в реестр нужно сообщить в местный орган безопасности, что вы уже в реестре. То есть нужно подать уведомление территориальному органу безопасности о регистрации. Можно использовать этот шаблон.3. В течение 30 дней вам назначат ответственное подразделение органа ФСБ и куратора.4.За 3 месяца ФСБ и экспедитор разрабатывают план внедрения СОРМ.Утвержденной формы плана пока нет. Но документ будет в трех экземплярах: для экспедитора, органа ФСБ и Ространснадзора.5. Когда план утвердили, экспедитор приступает к реализации, то есть внедряет СОРМ.6. Когда внедрили СОРМ, экспедитор уведомляет об этом уполномоченное отделение ФСБ. Так вы заявляете: «Технически мы готовы, можно тестировать систему».7. Нужно пройти приемо-сдаточные испытания. ФСБ проверяет, как работает у вас система. По итогам тестирований оформляют акт, протокол и замечания о том, что нужно еще доработать.Для этапа испытаний нет временных регламентов. Он зависит от уровня загрузки проверяющего органа. Форму акта и протокола испытаний СОРМ определяет территориальное подразделение органа безопасности | |
| | Взаимодействие экспедитора с ФСБ и внедрение СОРМ: подробная пошаговая инструкция | |
| | Чтобы настроить взаимодействие с ФСБ, нужно пройти несколько этапов. Разложили их по шагам, чтобы было легче ориентироваться. | |
| | Шаг 0. Назначить ответственных сотрудников | |
| Работу нужно будет вести по нескольким направлениям, поэтому лучше сразу собрать небольшую рабочую группу.Вот ключевые роли.1. Ответственный за взаимодействие с ФСБЭто основной контакт со стороны компании. Он будет:- подавать заявление;
- общаться с куратором;
- участвовать в согласовании плана мероприятий.
Важно, чтобы это был человек с достаточными полномочиями — не просто исполнитель, а тот, кто может принимать решения.2. Ответственный за техническую частьНужен специалист, который сможет реализовать требования на практике:- внедрить программно-технические средства;
- настроить подключение;
- обеспечить стабильную работу системы.
Если в компании есть специалист по информационной безопасности, его обязательно стоит подключить. Здесь все завязано на требованиях к защите данных.3. Ответственный за данные и процессыНужно назначить человека, который:- понимает, какие данные есть в компании;
- может организовать их сбор;
- отвечает за корректность и полноту информации.
Без этого этапа техническое подключение не заработает — системе просто неоткуда будет брать данные.4. Ответственный за внутренние регламентыНовые требования лучше закрепить во внутренних документах:- кто и за что отвечает;
- как собираются и передаются данные;
- какие правила взаимодействия с ФСБ действуют внутри компании.
Если зафиксировать процессы внутри компании, их будет легче отладить. К тому же не будут возникать путаница и недопонимание между специалистами. | |
| Первое, что нужно сделать после включения в реестр — подать в ФСБ заявление о начале взаимодействия. Его можно отправить в бумажном виде или по электронной почте.Если у компании несколько филиалов и регистрация в разных регионах, нужно подать обращение в Центральный аппарат ФСБ России, то на sorm@fsb.ru.Если компания зарегистрирована и работает в одном регионе, нужно отправить заявление в территориальные органы ФСБ России по фактическому месту нахождения. Перечень территориальных органов смотрите на сайте.Срок жесткий: не позднее 45 календарных дней с момента, когда сведения о компании или ИП появились в реестре экспедиторов. Уведомление подают только когда есть регистрационный номер из реестра. Образец заявления можно скачать тут.После подачи заявления начинается официальный процесс взаимодействия с ФСБ — дальше экспедитору назначат уполномоченное подразделение, с которым будет вестись вся дальнейшая работа. | |
| | Шаг 2. Получить уполномоченное подразделение ФСБ | |
| После того как заявление зарегистрировали, процесс переходит на сторону ФСБ.В течение 30 рабочих дней определяют уполномоченное подразделение, которое будет взаимодействовать с экспедитором. На практике это выглядит так. Экспедитору назначают куратора, который выходит на связь и становится основной точкой контакта по всем дальнейшим вопросам. С этого момента взаимодействие становится рабочим и предметным — именно с этим подразделением экспедитор будет:- согласовывать порядок обмена данными;
- обсуждать технические требования;
- готовить следующий шаг — план мероприятий.
| |
| | Шаг 3. Согласовать план мероприятий | |
| Когда назначили куратора, разрабатывают и согласовывают план мероприятий. На это отводится до 3 месяцев со дня регистрации заявления в ФСБ. Что фиксируется в плане. - Срок ввода СОРМ в эксплуатацию
Дата, до которой нужно внедрить СОРМ и передать систему на приемо-сдаточные испытания. - Откуда идет подача данных в СОРМ
Где находится точка подключения СОРМ к информационной системе экспедитора. - Откуда подключается канал связи
Где находится точка подключения СОРМ к пункту управления. Технические условия, чтобы подключиться к пункту управления. - Пропускная полоса до пункта управления
Требования к каналам связи, соединяющим СОРМ с пунктом управления. Дополнительно закрепляются: - ответственные лица и контакты для взаимодействия со стороны компании;
- регламент (периодичность) передачи обновлений информации на СОРМ.
Способ связи с пунктом управления зависит от каждого региона России. Экспедитору эту информацию передают в технических условиях для подключения в плане мероприятий. Документ составляют в трех экземплярах: для экспедитора, ФСБ и Ространснадзора. | |
| | Шаг 4. Установить средства и ввести их в эксплуатацию | |
| Экспедитору нужно установить программно-технические средства (ПТС), настроить подключение и ввести систему в эксплуатацию. Есть несколько вариантов реализации.1. Готовое решение от производителя СОРМПоставщик предлагает полный комплект — «коробку» с ПО и оборудованием. Это самое дорогое решение, но оно требует минимальных усилий от экспедитора.2. Реализация внутри собственной системыСОРМ можно встроить в существующую систему экспедитора, например, в TMS или 1С. Для этого используют программный модуль, и инфраструктуру, настраивают под требования ФСБ.Часто реализовать СОРМ внутри своей системы выгоднее. Не нужно покупать дорогое оборудование, а систему можно установить на арендованном сервере у российского хостинг-провайдера. Нужно только соблюсти требования по информационной безопасности.Взаимодействие с ФСБ остается зоной ответственности экспедитора, даже если используют для СОРМ внешние технические ресурсы.Это значит:- действовать могут только уполномоченные сотрудники, которых указали в плане мероприятий;
- экспедитор напрямую обменивается документами с ФСБ.
Нельзя передать взаимодействие с ФСБ третьим лицам, например, подрядчику.3. Подключиться к Умной ЛогистикеГотовим интеграцию СОРМ, чтобы вы могли спокойно работать по новым правилам. В Умной Логистике можно вести перевозки, безопасно хранить данные и искать заказчиков и исполнителей. Серверы находятся на территории России — это соответствует требованиям 140-ФЗ. | |
| | Шаг 5. Пройти приемо-сдаточные испытания | |
| Когда систему внедрили, экспедитор направляет уведомление о готовности в ФСБ. После этого начинается этап приемо-сдаточных испытаний.Важно: это не формальная проверка системы. Контролирующий орган следит, как компания реально работает с данными и процессами.Во время испытаний проверяют:- какие данные вы передаете;
- как они формируются внутри компании;
- как часто и в каком виде обновляются;
- есть ли у вас регламент передачи данных;
- можете ли вы стабильно обеспечивать этот процесс.
Проверка проходит не по единому шаблону. На практике это диалог с уполномоченным подразделением:- вы показываете, как устроена система;
- передаете тестовые выгрузки;
- дорабатываете процесс под требования.
Если автоматизация на низком уровне, часть задач придется делать вручную. Например, собирать данные по чатам и таблицам, вводить их в систему и формировать документы на их основе. По итогам испытаний оформляют документы:- акт;
- протокол;
- перечень замечаний, если такие есть.
Важно: срок этапа не ограничен. Он зависит от вашей готовности передать данные и скорости устранения замечаний. | |
| | Экспедитор должен обеспечить бесперебойную работу системы после ее запуска. Это включает регулярную передачу данных согласно установленным правилам. Для этого важно, чтобы данные уже были собраны и правильно хранились в системе. | |
| | Хранение данных для экспедитора: что должно быть в системе | |
| Подключиться к системе — недостаточно. Чтобы выполнять требования ФСБ, экспедитор должен регулярно передавать данные. А значит, их нужно заранее собрать и привести в порядок. Есть шесть ключевых групп данных: - Контрагенты — данные о клиентах, включая изменения и прекращение регистрации.
- Договор и груз — номер и дата договора, сведения о грузе, включая наименование, вес, категория, опасность.
- Операции с грузом — прием, обработка, погрузка, хранение, разгрузка, передача и выдача.
- Перевозка и маршрут — вид транспорта, маршрут, участники, при наличии — геолокация.
- Платежи — расчеты в рамках договора экспедиции.
- Логи действий в системе — кто входил и выходил, что делал.
Важно: эти данные почти никогда не лежат в одном месте. Обычно они собираются из разных источников: - ЭТрН и ЭДО — дают часть информации по договору, грузу и участникам (если документы заполнены корректно), но не закрывают весь объем
- Внутренние системы вроде TMS, 1С — основной источник, если процессы автоматизированы
- Ручные источники — таблицы, файлы, заметки, если автоматизации не хватает
Если у экспедитора есть личный кабинет или онлайн-сервис, добавляется еще один слой — технические данные. Это, например, IP-адреса, параметры подключения и время действий пользователя. Отдельно стоит обратить внимание на операции с грузом. Именно здесь чаще всего возникают проблемы: данные фиксируются вручную или теряются, хотя по требованиям их нужно хранить. При этом не вся внутренняя информация компании попадает под эти требования. Например, внутренняя переписка или коммерческие условия, как правило, не входят в обязательный перечень, если не связаны напрямую с перевозкой. | |
| В Умной Логистике вы храните данные и обмениваетесь ими по требованиям 140-ФЗ. - Наши серверы находятся в России.
- В систему уже встроен модуль ЭТрН, чтобы вся нужная информация по рейсам и контрагентам автоматически подтягивалась в документ и хранилась в системе.
- Программа защищена от несанкционированного доступа благодаря двухфакторной защите входа, а права доступа можно выдавать в зависимости от полномочий сотрудников.
- Работа ведется в едином окне. Это значит, что общение по перевозкам, поиск грузов и исполнителей, обмен документами, их учет — все происходит одном месте.
- Уже работаем над интеграцией СОРМ, чтобы вы спокойно работали по новым правилам без перестройки системы и лишних затрат на новое оборудование и ПО.
Записывайтесь на бесплатную консультацию по Умной Логистике — расскажем подробнее. | |
| |
313 
