Когда экспедиторские документы можно оформить на бумаге: шесть исключений

По общему правилу поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки придется оформлять электронно. Бумага останется только для отдельных ситуаций. Разбираемся, какие документы затронут изменения и когда электронный формат можно не использовать.

Вы узнаете:

• Что такое экспедиторские документы
• Что меняется для экспедиторских документов после 1 сентября 2026 года
• Когда экспедиторские документы оформляют на бумаге
• Как подготовиться к изменениям

Какие документы относятся к экспедиторским

Экспедиторские документы фиксируют договоренности между клиентом и экспедитором и подтверждают отдельные этапы оказания услуг. Они входят в состав договора транспортной экспедиции.

В электронный формат переходят три основных документа:

Поручение экспедитору

Поручение определяет, какие транспортно-экспедиционные услуги должен оказать экспедитор и на каких условиях.

Клиент указывает сведения о себе, грузоотправителе, грузополучателе и экспедиторе, описывает груз и условия перевозки. После этого он направляет поручение экспедитору, а экспедитор подтверждает, что принимает его к исполнению.

Проще говоря, клиент с помощью этого документа сообщает, какую работу поручает экспедитору.

Экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор получил груз от клиента или указанного им грузоотправителя для организации перевозки.

Документ юридически фиксирует момент передачи груза экспедитору и подтверждает, что тот принял его для выполнения своих обязательств.

Складская расписка

Складская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз клиента на складское хранение.

Назначение всех трех документов и порядок обмена ими также закреплено в Постановлении Правительства Российской Федерации от 27.04.2026 № 469.

Что изменится для экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года все перевозочные документы должны быть оформлены электронно, в том числе и экспедиторские документы. Участники перевозки будут подписывать их квалифицированной электронной подписью, а сведения из документов — поступать в ГИС ЭПД.

Требование установил Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Возможность использовать бумагу закон сохранил, но только в случаях, которые отдельно определяет Минтранс.

Перечень таких ситуаций закреплен в Приказе Минтранса от 3 апреля 2026 года № 115. Документ вступит в силу одновременно с обязательным переходом на электронные перевозочные документы — 1 сентября 2026 года — и будет действовать до 1 сентября 2032 года.

Поэтому экспедитор и клиент не смогут отказаться от электронного формата только потому, что бумажные документы привычнее. Для этого ситуация должна соответствовать одному из шести исключений.

Когда экспедиторские документы оформляют на бумаге

Приказ № 115 не разделяет поручение, экспедиторскую и складскую расписки. Если транспортно-экспедиционная услуга попадает под одно из исключений, нужные для нее экспедиторские документы оформляют на бумаге.

1. Перевозка связана с государственными, оборонными или специальными нуждами

Бумажный формат используют при оказании транспортно-экспедиционных услуг, связанных с перевозкой:

• грузов для нужд органов государственной власти;
• грузов для обороны страны;
• грузов для обеспечения безопасности государства и правопорядка;
• специальных и воинских грузов.

2. На территории перевозки действует особый режим

Экспедиторские документы оформляют на бумаге, если услуги оказывают на территории, где введен один из следующих режимов:

• повышенной готовности;
• чрезвычайной ситуации;
• чрезвычайного положения;
• военного положения;
• контртеррористической операции.

Режим может действовать на территории всей страны, отдельного региона или муниципального образования.

3. Клиент не может передать электронный документ из-за форс-мажора

Бумажный формат документа используют, если клиент не может передать экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Речь идет не о любой технической проблеме. Форс-мажором признают чрезвычайные и непредотвратимые при конкретных условиях обстоятельства. Между таким событием и невозможностью отправить документ должна быть прямая связь.

Об обстоятельствах непреодолимой силы мы подробно рассказывали в отдельной статье.

4. Экспедитор не может передать электронный документ из-за форс-мажора

Аналогичное правило действует для экспедитора. Если из-за обстоятельств непреодолимой силы он технически не может передать документ клиенту электронно, его оформляют на бумаге.

Минтранс выделил проблемы клиента и экспедитора в два самостоятельных основания. В обоих случаях одной неисправности компьютера или временного сбоя программы недостаточно: отсутствие технической возможности должно быть связано с форс-мажором.

5. Клиент заказывает услуги для личных нужд

Бумажные документы сохраняются при работе с физическим лицом, которое заказывает транспортно-экспедиционные услуги для личных, семейных, домашних или других нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Например, человек может обратиться к экспедитору, чтобы организовать перевозку личных вещей при переезде.

Если физическое лицо заказывает услугу для бизнеса, такое исключение не действует.

6. Клиентом выступает иностранное лицо

Экспедиторские документы можно оформить на бумаге, если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает:

• иностранная компания;
• иностранный гражданин.

Как подготовиться к изменениям

Если ни одно из шести исключений не действует, с 1 сентября 2026 года экспедиторские документы нужно оформлять электронно. Привычка, внутренние правила компании или неготовность системы не освобождают участников от перехода на электронные документы.

Сначала определите, какие экспедиторские документы компания использует в работе и кто отвечает за их создание, проверку и подписание.

Затем проверьте:

• готова ли учетная система формировать электронные экспедиторские документы;
• через какую информационную систему документы будут поступать в ГИС ЭПД;
• есть ли у ответственных сотрудников подходящие электронные подписи и полномочия;
• готовы ли клиенты и партнеры к новому порядку обмена;
• как компания будет подтверждать право на бумажный формат, если возникнет одно из исключений.

Переход лучше протестировать до сентября: провести несколько документов по всей цепочке, проверить данные, подписи и статусы. Так у сотрудников останется время исправить проблемы до того, как электронный формат станет обязательным.