5 затрат, от которых избавляет переход на ЭПД

По данным ФНС, при работе с электронными перевозочными документами оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, чем с бумажными. Одна из причин — компании не нужно ждать и пересылать бумажный оригинал транспортной накладной. Эксперты рынка также отмечают, что с ЭПД оплата ускоряется. В лучших случаях деньги можно получить в день закрытия рейса. Подробнее смотрите в нашем видео.

Бумажные документы незаметно съедают бюджет, а ЭПД способны сэкономить финансы. Разберем пять расходов, которые сокращаются с переходом в цифровой формат.

1. Траты на доставку

Представим ситуацию. Водитель разгрузился в другом регионе и сразу уехал на следующий рейс. Оригиналы остались у него. Логист выясняет, когда документы вернутся, договаривается о доставке, проверяет комплект и уточняет у заказчика, дошли ли бумаги.

Без ЭПД

Выгрузка → ожидание оригиналов → сбор комплекта → доставка заказчику → проверка документов

На каждом этапе компания тратит деньги:

• оплачивает курьера или почту;
• тратит время логиста на сбор и контроль;
• подключает бухгалтера к проверке;
• повторно отправляет документы, если оригинал потеряли или в нем нашли ошибку.

Один комплект кажется мелочью. Но те же действия повторяются по каждому рейсу.

С ЭПД

Выгрузка → подписи участников → документ переходит следующему участнику через информационную систему

Логисту не нужно ждать возвращения водителя, собирать бумажный комплект и организовывать доставку. Компания сокращает прямые расходы на пересылку и рабочее время сотрудников. Посчитали более подробно, сколько можно сэкономить в деньгах на перевозках с переходом на ЭПД, — читайте в статье.

2. Траты на лишнюю работу сотрудников

Рассмотрим другую ситуацию. Логист указал госномер машины в заявке, затем вручную перенес его в транспортную накладную. При переносе перепутал одну цифру. После рейса бухгалтер заметил расхождение и остановил приемку документов. Логисту пришлось сверять заявку, связываться с водителем, исправлять накладную и повторно передавать ее на проверку.

Без ЭПД

Заявка → ручной перенос в накладную → ошибка → сверка → исправление → повторная проверка

Компания платит за:

• время логиста на повторное заполнение;
• работу бухгалтера по поиску расхождений;
• звонки и переписку для уточнения данных;
• повторное оформление и проверку документов.

На одном рейсе опечатка отнимает несколько минут у разных сотрудников. При сотнях перевозок ручной перенос превращается в постоянные расходы. И это мы не учли более серьезные проблемы в виде налоговых рисков, которые тоже могут возникнуть из-за досадной ошибки.

С ЭПД

Заявка → данные автоматически подтягиваются в электронный документ → сотрудник проверяет готовые сведения

Если ЭПД связан с системой управления перевозками, данные по маршруту, грузу, машине и водителю подтягиваются из заявки и справочников. Логисту не нужно перепечатывать данные и заново исправлять ошибки, которые появились при ручном переносе.

Если вы пока думаете, как удобнее встроить электронные документы в привычный ритм работы, присмотритесь к готовому решению. В Умную Логистику уже встроен модуль ЭТрН — не нужно разбираться в технике самим, ждать в очереди и тратить сотни тысяч на перестройку своей программы. Просто ведете рейсы в учетной системе и работаете по ЭТрН.

Если хотите внедрить ЭТрН от 10 дней — оставьте заявку. Свяжемся с вами и ответим на вопросы.

3. Время и силы на ручной контроль

Еще один знакомый сценарий. Бухгалтеру нужен документ по рейсу, но в общей папке его нет. Логист пишет перевозчику, перевозчик звонит водителю, а водитель уточняет у получателя, подписал ли тот накладную. Несколько сотрудников тратят время, чтобы ответить на один вопрос — где сейчас документ.

Без ЭПД

Запрос бухгалтера → сообщение логисту → звонок перевозчику → уточнение у водителя → поиск документа

Компания платит за:

• звонки и переписку между сотрудниками;
• ручное ведение таблиц и реестров;
• поиск неподписанных или непереданных документов;
• повторные напоминания контрагентам;
• задержку следующих этапов работы.

Чем больше рейсов, тем сложнее держать статусы в голове, чатах и таблицах.

С ЭПД

Документ создан → участники по очереди выполняют свои действия → статус виден в системе

Сотрудник видит, на каком этапе находится документ и кто еще не выполнил свое действие. Не нужно собирать статус по звонкам и переписке.

4. Ожидание оплаты за выполненный рейс

Одна из главных болей: перевозка уже прошла, документы отправили, а оплаты все нет. Так бывает, когда документы задерживаются при пересылке. По условиям договора заказчик начнет отсчитывать срок оплаты только после того, как получит и примет полный комплект документов.

Без ЭПД

Выгрузка → возврат оригиналов → доставка заказчику → проверка документов → начало срока оплаты

Пока бумаги проходят этот путь, перевозчик продолжает финансировать работу из своих средств. Компания платит за:

• топливо и содержание машин до получения денег за рейс;
• разрыв между расходами и поступлением оплаты;
• контроль незакрытых перевозок;
• работу сотрудников с документами, которые заказчик не принял;
• привлечение дополнительных средств, если собственных денег не хватает.

Из-за десятков таких рейсов появляется очередь на оплату. И тут уже сложнее уследить: сроки еще терпят или ужа пора напомнить о себе, чтобы получить деньги.

С ЭПД

Выгрузка → действия участников в системе → документ принят → начинается срок оплаты
Электронный документ не нужно возвращать и пересылать на бумаге. Заказчик получает его быстрее, поэтому компания раньше может закрыть перевозку и запустить расчет.

Скорость оплаты по-прежнему зависит от условий договора. ЭПД сокращает не сам договорный срок, а время до его начала.

5. Время на поиск документов

Представьте, заказчик запросил накладную по рейсу, который закрыли несколько месяцев назад. Бухгалтер ищет ее в папках, уточняет номер заявки у логиста и проверяет архив. Если документ положили не в ту папку или передали другому сотруднику, поиск растягивается на часы.

Без ЭПД

Запрос документа → поиск номера рейса → проверка папок и архива → запрос копии у контрагента

Компания платит за:

• бумагу, печать и место для хранения;
• сортировку документов по рейсам и контрагентам;
• время сотрудников на поиск нужного оригинала;
• восстановление документов, которые потеряли или неверно подшили;
• подготовку копий для бухгалтерии, заказчика или проверки.

Чем больше перевозок, тем больше архив и тем дороже обходится каждый поиск.

С ЭПД

Номер рейса или документа → поиск в системе → электронный документ и история действий

Электронные документы хранятся в системе и связаны с конкретной перевозкой. Сотруднику не нужно искать оригинал в шкафах или запрашивать копию у контрагента. Он находит документ по номеру, дате или участнику перевозки. В Умной Логистике нужные данные по перевозке можно найти за пару кликов. Система работает как надежный архив.

Внедряйте ЭТрН с Умной Логистикой за 10 дней и с выгодой до 72%. Записывайтесь на консультацию — обсудим ваши задачи и процессы.