Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026: какие документы, что это, как перейти на ЭПД

Подготовьтесь к переходу на ЭПД с понятной инструкцией

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это транспортные документы в цифровом формате. Они так же юридически значимы как и бумажные документы. С 1 сентября 2026 года работа с ЭПД станет обязательной. Это требование закреплено в 140-ФЗ. Документы будут передавать в государственную информационную систему (ГИС ЭПД)

Рассказываем, кого коснутся изменения, какие форматы переведут в цифру и как перейти на ЭПД безболезненно.

Вы узнаете:

Кого коснется императив и какие документы переведут в электронный вид
Когда можно оформлять документы на бумаге
Как происходит обмен ЭПД
Чек-лист: как перейти на ЭПД, чтобы успеть до 1 сентября
Как перейти на обязательную ЭТрН за 3 дня с выгодой до 72%

Кого коснется императив и какие документы переведут в электронный вид

Под закон попадают все участники грузоперевозок: грузоотправители, перевозчики, экспедиторы, грузополучатели.

Отраслевых исключений нет: обязательность одинакова для крупного, малого и среднего бизнесов.

Все участники коммерческих перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли обязаны оформлять в электронном виде эти документы.

Транспортные накладные

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — перевозочный документ, который подтверждает факт коммерческой перевозки товара на грузовом автомобиле и служит для учета транспортных услуг.

Заказы-заявки на перевозку

Электронные заказы и заявки на перевозку грузов (ЭЗЗ) — документ, который подтверждает намерения сторон (грузоотправителя и перевозчика) о выполнении конкретной перевозки груза.

Грузовые авианакладные

Грузовая накладная для авиаперевозок — аналог транспортной накладной, но для воздушного транспорта. Подтверждает договор перевозки груза между авиакомпанией и отправителем.

Железнодорожные накладные

Экспедиторские документы: экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору

Поручение экспедитору (ПЭ) — документ, в котором указаны перечень и условия оказания экспедитором транспортно-экспедиционных услуг для клиента. Инициатор документа — заказчик, он отправляет ПЭ в адрес экспедитора (транспортной компании).

Экспедиторская расписка (ЭР) — документ, который подтверждает, что экспедитор принял ответственность за груз от заказчика. Он нужен, чтобы юридически закрепить факт передачи груза, а также чтобы у каждой из сторон осталось основание для учета расходов. Инициатор документа — экспедитор.

Складская расписка экспедитора — это документ, который подтверждает факт принятия экспедитором груза клиента на склад для дальнейшей транспортировки или хранения.

Важно различать последние два документа. Экспедиторская расписка подтверждает получение груза для перевозки, а складская — принятие его на склад. Если экспедитор и перевозит груз, и хранит его на складе, то он выдает обе расписки.

Электронный путевой лист — отдельный документ, не входящий в перечень обязательных ЭПД по ФЗ №140-ФЗ для всех перевозок.

С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных видов перевозок ЭПЛ пока остается добровольным.

Если хотите внедрить ЭТрН без серьезной перестройки процессов и доработки системы — оставляйте заявку на консультацию. Подберем решение под вашу ситуацию.

Исключения, когда можно оформлять документы на бумаге

ЭПД нужны не для всех перевозок. В законе есть исключения — случаи, когда электронные документы можно не использовать.

Иностранный участник перевозки

Грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное физическое или юридическое лицо.

Каботажные перевозки

Перевозку внутри страны выполняет иностранный перевозчик из Евразийского экономического союза.

Перевозки для личных нужд

Груз перевозят не для бизнеса, а для личных или семейных целей.

Особые режимы

Перевозка проходит в зоне чрезвычайной ситуации, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции.

Технические ограничения

Маршрут проходит через местность без стабильного интернета. В такой ситуации использовать электронные документы может быть невозможно. Технические сбои лучше фиксировать: это поможет обосновать работу без ЭПД при проверке контролирующих органов.

Специальные грузы

Некоторые грузы требуют особого порядка оформления. Например, опасные, тяжеловесные, негабаритные, скоропортящиеся, живые, ценные или другие специфические грузы.

Как происходит обмен ЭПД

Чтобы документ можно было передавать партнерам и хранить в ГИС ЭПД, нужен посредник — оператор информационной системы ЭПД, аккредитованный Минтрансом.

Процесс обмена выглядит так:

Формирование и подпись. Грузоотправитель или перевозчик создает электронный документ и подписывает его квалифицированной электронной подписью.
Оператор ИС ЭПД. Файл уходит оператору, который проверяет данные, фиксирует документ и передает его в государственную систему.
ГИС ЭПД. Система регистрирует документ. С этого момента он доступен всем сторонам перевозки и, если нужно, передается контролирующим органам: МВД, Минтрансу, Минцифры, ФНС, Ространснадзору.

Чек-лист: как перейти на ЭПД, чтобы успеть до 1 сентября

Переход на электронные перевозочные документы затронет не только логистов. Ведь с файлами будут напрямую работать бухгалтеры, водители, специалисты склада, контрагенты и руководители. Отладка процессов, и обучение требуют времени.

Лучше не откладывать подготовку на последний момент. Чем ближе к 1 сентября, тем длиннее будут очереди на внедрение ЭПД. Чтобы успеть до того, как придется заплатить штраф, стоит начинать уже сейчас.

Собрали пошаговый план, который поможет подготовиться к работе с ЭПД.

Шаг 1. Разберите текущий документооборот

Посмотрите, как сейчас устроена работа с перевозочными документами:

какие документы оформляет компания;
кто участвует в процессе;
где документы чаще всего теряются, задерживаются или возвращаются с ошибками;
какие действия сотрудники делают вручную.

Так вы поймете, какие процессы нужно перестроить перед переходом на ЭПД.

Шаг 2. Подключитесь к оператору информационных систем ЭПД

Без оператора обмениваться электронными перевозочными документами не получится. Он проверяет документы, обеспечивает безопасный обмен и передает данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Шаг 3. Оформите электронные подписи

Руководителям, бухгалтерам и логистам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если сотрудник подписывает документы от имени организации, ему также нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

Для водителей и кладовщиков обычно достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Ее можно оформить через Госключ или оператора ЭДО.

Шаг 4. Подготовьте водителей к работе с ЭПД

Водителям понадобится смартфон или планшет с доступом в интернет. Устройство нужно, чтобы работать с документами на погрузке и выгрузке.
Важно заранее проверить, как это будет работать в реальных рейсах: есть ли связь на маршрутах, понятно ли водителю, где подписывать документ, кто помогает, если что-то пошло не так.

Шаг 5. Обсудите переход с контрагентами

Сообщите контрагентам, что переходите на электронные документы. Если нужно, обновите договоры и зафиксируйте правила работы: кто оформляет документы, кто подписывает, в какие сроки и что делать при технических сбоях.

Шаг 6. Подготовьте регламенты и инструкции

Сотрудникам нужны понятные правила: что открыть, куда нажать, кто за что отвечает и как действовать в нестандартной ситуации. Подготовьте короткие памятки для логистов, бухгалтерии, склада и водителей.

Шаг 7. Обучите команду

Покажите сотрудникам, как будет работать электронный документооборот в вашей компании. Объясните:

зачем компания переходит на ЭПД;
какие процессы изменятся;
кто теперь за что отвечает;
как работать с документами в системе;
куда обращаться, если возникли сложности.

Так сотрудники быстрее привыкнут к новому порядку и будут меньше ошибаться на старте.

Шаг 8. Проведите тестовые перевозки

Не переводите всю компанию на ЭПД за один день. Начните с одного маршрута, контрагента или партии груза.

Тестовые перевозки помогут увидеть слабые места: где не хватает данных, кто задерживает подпись, какие инструкции непонятны сотрудникам. Пока штрафы за отсутствие ЭПД не применяют, есть время спокойно отладить процесс и масштабировать его на всю компанию.

Как перейти на обязательную ЭТрН за 3 дня с выгодой до 72%

Не ждите 1 сентября 2026 года, чтобы разбираться с ЭТрН в авральном режиме. В Умной Логистике уже есть готовый модуль ЭТрН от Контур. Диадока — оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом.
ЭТрН вшита в процесс перевозки. Вам не нужно открывать дополнительную программу — вы работаете в одном окне Умной Логистики. Документ создается из заявки, данные подтягиваются автоматически, а статус накладной видно на каждом этапе.

Подключиться можно за три дня и с выгодой до 72%. Мы поможем пройти настройку без лишней нагрузки на команду и ИТ-специалистов.

Записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — расскажем, как начать работу с ЭТрН и мягко встроить ее в ваши процессы.

Подробнее о работе с ЭТрН в Умной Логистике можно прочитать здесь.

Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 года: список + чек-лист для внедрения