Как контролировать распределение заказов между ТК и не переплачивать за перевозки

На планерке руководитель видит: рейсы закрыты, машины вышли, но расходы по направлению снова выросли. Он просит показать, почему заказы ушли именно этим ТК и были ли ставки ниже. Логист поднимает Excel, переписки и звонки — часть данных есть, часть уже не восстановить. Так экономия становится непрозрачной: перевозки выполнены, но бизнес не видит, где реально сэкономил, а где согласился на удобную ставку. 

В статье разберем, как в Умной Логистике можно сделать процесс распределения заказов, чтобы выбор перевозчика можно было проверить. 

Почему компании переплачивают за перевозки, хотя видно экономию

Представим обычную ситуацию. Компании нужно срочно закрыть рейс: Москва — Казань, тент, 20 тонн. Логист открывает таблицу с перевозчиками, звонит нескольким знакомым ТК и получает ставку 55 000 рублей. Потом один из перевозчиков говорит: «Готов поехать за 53 000». Рейс быстро закрывают. На первый взгляд, все хорошо: машина найдена, ставка ниже первой, компания сэкономила 2 000 рублей.

Но у руководителя остается слепая зона. Он видит финальную цену, но не видит, кто еще мог забрать рейс, какие ставки дали другие перевозчики и почему заказ ушел именно этой ТК. Может быть, кто-то был готов поехать за 51 000 рублей, но не успел ответить. Может, заявку отправили только привычному пулу перевозчиков. Или часть договоренностей осталась в звонках и мессенджерах.

Так работает ручное распределение рейсов. Годами компании закрывали перевозки через Excel, звонки и проверенных перевозчиков. Но у такого процесса есть слабое место — трудно проверить экономию после закрытия рейса.

Как сделать аукционы прозрачнее и отслеживать экономию

Разовый рейс можно отправить в аукцион: перевозчики дают ставки в системе, а Умная Логистика сохраняет весь ход торгов. Так выбор перевозчика не остается только в звонках, мессенджерах и личных договоренностях.

Например, нужно найти машину на маршрут Москва — Казань. Заявка уходит выбранным транспортным компаниям. Одна Т К предлагает 55 000 рублей, вторая — 53 000 рублей, третья — 51 000 рублей.

В ручном процессе руководитель мог бы увидеть только финальную ставку 53 000 рублей и считать ее экономией. В аукционе видно, что было предложение за 51 000 рублей. Значит, компания видит не просто снижение от первой цены, а лучшее предложение среди участников.

Побеждает перевозчик с лучшей ставкой по правилам, которые компания задала для аукциона. После этого руководитель или служба безопасности могут открыть отчет и проверить, почему рейс ушел именно этой ТК.

В отчете видно:

• кто участвовал в аукционе;
• какие ставки давали перевозчики;
• когда поступали предложения;
• какая была стартовая и финальная ставка;
• когда закрыли аукцион;
• кто победил;
• какая экономия получилась.

Так аукцион помогает получить ставку через конкуренцию, а отчет — проверить выбор победителя. Компания видит, где сэкономила, и может доказать, что рейс отдали по понятным правилам.

Как экономить время и деньги на перевозках по гарантии

Аукцион удобен для разового рейса. Но у грузовладельца часто есть регулярные перевозки: одни и те же направления, проверенные транспортные компании, заранее согласованные ставки и объемы.
Обычно такие условия появляются после тендера.

Например, компания выбрала несколько перевозчиков на направление Москва — Казань и договорилась, кто, по какой ставке и в каком объеме будет возить грузы.
Дальше возникает ежедневная задача: распределить конкретные заказы между этими ТК. Не вручную по Excel, а по правилам.

В Умной Логистике можно использовать автораспределение заказов. Система учитывает заданные параметры и передает заказ транспортной компании по выбранному сценарию.

Например, для тендера можно настроить распределение с квотами. Квота показывает, какую часть заказов должна получить конкретная ТК: в штуках или в долях. Если одной транспортной компании закрепили 40% объема, система учитывает, сколько заказов она уже вывезла, и не отдает ей все рейсы подряд. Если перевозчик не принимает заказ, система не оставляет рейс висеть — передает его дальше по сценарию.

Посмотреть, какой путь прошел заказ, можно с помощью маршрутизации. Она показывает, как конкретная заявка прошла путь от первого назначенного перевозчика до фактического исполнителя.

Что видно в маршрутизации:

• кому система сначала отправила заказ;
• кто не успел принять заявку;
• кто отказался;
• кому заказ ушел дальше;
• когда система запустила следующий шаг;
• если заказ дошел до аукциона — кто в итоге забрал рейс.

Например, заказ сначала ушел перевозчику по квоте. Он не успел принять заявку. Система передала заказ следующей ТК. Та отказалась, потому что не нашла машину. После этого по нераспределенному заказу запустился аукцион, и рейс забрал другой перевозчик.

В итоге компания видит весь путь заявки: кому ее отправляли, где заказ не приняли, когда включился следующий шаг и почему рейс ушел конкретной ТК.

Что получает бизнес: деньги, контроль и меньше ручной работы

Прозрачность в Умной Логистике помогает логисту и руководителю быстрее принимать решения по перевозкам: понимать, почему выбран конкретный перевозчик, как сформировалась ставка и где можно снизить затраты без потери качества доставки.

Что получает бизнес:

• Меньше риск переплаты. Ставка проходит через конкуренцию или заранее заданные правила распределения.
• Больше контроля. Руководство видит не только финальную цену, но и путь выбора перевозчика.
• Меньше серых зон. Действия, ставки, отказы и победители сохраняются в системе.
• Меньше ручной работы. Логисту не нужно каждый раз сверяться с Excel, обзванивать ТК и вручную объяснять выбор исполнителя.
• Больше доказательности. По спорному рейсу можно восстановить цепочку событий: кому отправили заказ, кто отказался, кто дал ставку и кто забрал перевозку.
• Экономия времени. Вместо 20 минут работы с заявкой — 1 минута и пара кликов.

Если хотите проверить, как Умная Логистика помогает контролировать ставки и распределение рейсов, оставьте заявку на консультацию.