Как ТК на ИП автоматизировать бизнес-процессы

Кейс индивидуального предпринимателя Михаила Борисенко

Как ИП экспедитор-перевозчик ушел от Excel-таблиц и автоматизировала процессы

Перевели перевозки, документы и оплаты в одну систему — и вернули собственнику время на развитие бизнеса. Рассказываем, как ИП экспедитору-перевозчику удалось автоматизировать операционку без хаоса в процессах.

Вы узнаете:

С какими сложностями столкнулся собственник и почему работать дальше было опасно
С каким запросом обратился в Умную Логистику
Как решали запрос
Что изменилось после перехода в Умную Логистику: результаты

«Свой бизнес открыл в 2023 году, до этого работал в крупной транспортной компании, обеспечивающей бесперебойные поставки для заводов. В компании был серьезный уровень ответственности: постоянная нагрузка, строгие сроки, высокая цена ошибки. Так что на рынок выходил сильной экспертизой.

При запуске своего бизнеса стартовал практически с нуля — без серьезного бюджета, но с крепким опытом в работе»
© Михаил Борисенко, директор

Сначала Михаил развивал дело как экспедитор. Постепенно рос спрос на перевозки, поэтому начал параллельно наращивать собственный автопарк.

Сегодня бизнес растет сразу в двух направлениях:

развивает собственный парк транспорта;
продолжает активно работать как экспедитор.

То, что когда-то помогло поставить бизнес на ноги, начало тормозить его развитие.

«Мне важно выстраивать долгосрочные отношения — многие клиенты работают со мной с момента открытия компании, и это главный показатель доверия к работе. Я не просто координирую перевозку — а отвечаю за результат»
© Михаил Борисенко, директор

Поэтому важно, чтобы из-за рутины не было ошибок, срывов сроков и сбоев в работе.

С какими сложностями столкнулся и почему работать дальше было опасно

На первых этапах процессы работали с помощью простых и доступных инструментов. Работали в Google Таблицах и Яндекс Диске:

все заявки вносили вручную;
заказы обрабатывали и контролировали через таблицы;
оплаты фиксировали вручную — как от заказчиков, так и перевозчикам;
сканы накладных загружали и хранили в облаке;
статусы перевозок отслеживали самостоятельно, без автоматизации.

Чтобы понять статус одной перевозки, приходилось вручную собирать информацию из нескольких мест.
В любой момент можно было:

забыть про оплату;
потерять скан;
не заметить изменение статуса;
ошибиться в ручной сверке;
задвоить данные.

Операционный контроль начал забирать время у развития бизнеса. Работать в таблицах стало небезопасно.

«Изменилось налогообложение — требования к учету стали строже, а прозрачность операций важнее. Нужно было видеть все финансовые потоки системно и без ручных сверок. Я понимал, что дальше масштабироваться без единой системы невозможно. Любая ошибка могла стоить денег, сроков или клиента»
© Михаил Борисенко, директор

С каким запросом обратился в Умную Логистику

Запрос: автоматизировать операционку, чтобы она стала прозрачнее, работала без ошибок и не съедала ресурс команды.

Нужно:

сократить ручной труд;
минимизировать вероятность ошибок;
объединить заявки, оплаты и документы в одном месте;
ускорить обработку заказов.

Как решали запрос

Решение: заявки, оплаты, документы и контроль статусов должны вестись в одной системе. Так не нужно по 10 раз сверять данные вручную и переключаться между окнами.

В Умной Логистике предприниматель работает в одном окне. Чтобы проверить статус перевозки или заявки, достаточно переключиться в соседнюю вкладку.

Можно контролировать заявки, закрывающие документы и рассчитывать прибыльность каждого рейса. Не нужно искать информацию по разным файлам и держать часть деталей в голове.

Всеми документами можно обмениваться прямо в системе. Данные в них подтягиваются автоматически — никаких ошибок в реквизитах.

Что изменилось после перехода в Умную Логистику: результаты

Умная Логистика взяла на себя ключевую работу: помогла автоматизировать операционку, чтобы освободить ресурс на поиск клиентов.

Все перевозки и документы по ним в одной системе. Можно контролировать заявки, закрывающие документы и рассчитывать прибыльность каждого рейса. Не нужно искать информацию по разным файлам и держать детали в голове.

Всеми документами можно обмениваться прямо в системе. Данные в них подтягиваются автоматически — никаких ошибок в реквизитах.

заявки обрабатываются быстрее в два раза;
снизился объем ручной работы;
снизился риск ошибок;
документы перестали теряться;
оплаты проводят за 1−2 дня;
проще контролировать перевозки в моменте.

«С внедрением Умной Логистики работа стала более системной и управляемой. То, на что раньше уходило значительно больше времени, теперь выполняется практически моментально. Главное изменение — ощущение порядка и контроля. Я перестал собирать процесс вручную и начал работать в выстроенной системе»
© Михаил Борисенко, директор

Раньше, чтобы проверить один рейс, нужно было открыть таблицу, найти папку со сканами, отдельно посмотреть оплату и еще вспомнить, на каком этапе все находится. На это уходили часы. Сейчас вся информация по любому рейсу или контрагенту находится за 5 минут.

Теперь с автоматизированными процессами можно подключать новых заказчиков, расширять пул перевозчиков и наращивать парк без сбоев в работе.

Умная Логистика помогла:

1. Собрать заявки, деньги и документы в одну систему.

Не нужно переключаться между таблицами и искать нужный файл в разных папках облака.

2. Освободить собственника от операционки.

Система помогает держать под контролем:

этапы заявок;
документы;
оплаты;
статусы перевозок;
истории работ по заказам.

3. Сделать рост бизнеса безопасным.

Когда нет хаоса в процессах — удобнее и быстрее масштабировать процессы и наращивать пул партнеров.

Результаты:

автоматизировали процессы: от работы с документами до отслеживания рейсов;
освободили собственника от операционки, чтобы высвободить ресурс на развитие бизнеса;
создали безопасную и прозрасчную систему, с которой не нужно бояться проблем из-за ошибок в документах.

Если вы ИП перевозчик или экспедитор и тоже ведете заявки, документы и оплаты в разных сервисах —Умная Логистика поможет собрать все в одну автоматизированную систему.

Запишитесь на экскурсию по Умной Логистике — расскажем, как это может работать именно в ваших процессах.

Как транспортная компания на ИП ушла от Excel-таблиц и навела порядок в операционке