Как отказ от системы привел к просрочкам — и что изменилось после возврата в Умную Логистику

Как отказ от системы привел к просрочкам и что изменилось после возвращения в Умную Логистику

Ушли из Умной логистики и пожалели об этом. Рассказываем, как перевозчик оптимизировал процессы и перевел работу с трех сотрудников на одного логиста.

Вы узнаете:

• От перевозки своих грузов — к полноценной транспортной компании
• Почему компания отказалась от Умной Логистики — и пожалела об этом
• С каким запросом вернусь в Умную Логистику
• Какое решение получили
• Как изменилась работа с Умной Логистикой
• Почему компаниям нужна система

От перевозки своих грузов — к полноценной транспортной компании

Компания «Альфа» работает на рынке грузоперевозок с 2021 года.

Изначально бизнес был связан с продажей строительных материалов. Для доставки по регионам компания привлекала сторонний транспорт, и со временем логистика стала одной из крупнейших статей расходов.

Тогда в компании приняли решение взять перевозки под контроль и начали формировать собственный автопарк. Со временем это переросло в отдельное направление бизнеса. Компания стала возить собственные грузы и работать с внешними заказчиками.

Сегодня Альфа работает как перевозчик с собственным парком из 17 автомобилей и привлекает сторонних перевозчиков. 

Почему компания отказалась от Умной Логистики — и пожалела об этом

С Умной Логистикой компания была знакома с начала работы в сфере грузоперевозок, но в скором времени отказалась от системы.

Причины — высокая финансовая нагрузка из-за лизинга и необходимость работать в системе по учету производимых материалов. 
На старте уход казался рациональным решением, но по мере роста компания столкнулась с последствиями.

После отказа от УЛ процессы снова стали разрозненными:

• заявки в отдельных файлах;
• отправки документов по почте, что приводило к долгой оплате;
• статусы перевозок и денежные вопросы — на личном контроле сотрудников.

Это привело к проблемам:

1. Просрочки по платежам. Сотрудники вручную отслеживали сроки, и ошибки приводили к задержкам.
2. Потеря времени на поиск информации. Чтобы собрать одну сделку, приходилось искать данные в нескольких местах.
3. Много ресурсов на один процесс. Над заявкой работало сразу несколько сотрудников, а контроль оставался за руководителем.

«Когда дело касалось перевозок не только собственного производства, все становилось неструктурированным. Бизнес-процесс не шел так, как нужно»
© Мария Грушкина, директор компании «Альфа»

С каким запросом вернусь в Умную Логистику

Запрос: следить за кредиторской задолженностью и автоматизировать учет по грузоперевозкам.

 Нужно:

• перейти к системной модели управления;
• убрать ручной контроль сроков и оплат;
• сократить время на поиск документов;
• снизить зависимость от руководителя;
• сделать работу управляемой при росте объемов.

Какое решение получили

Решение: внедрить Умную Логистику как единую систему управления перевозками. 

В 2025 году Альфа вернулась в Умную Логистику и перевела в нее весь процесс работы.

Теперь компания:

• ведет заявки в одной системе;
• хранит все документы в связке с перевозкой;
• контролирует статусы внутри заявки;
• следит за кредиторкой и избавилась от просрочек;
• работает с документами через ЭДО, куда данные подтягиваются автоматически.

В системе удобно контролировать заявки, документы и отслеживать статус каждого рейса. Вся информация собрана в одном месте — не нужно искать данные по разным файлам или держать детали в голове.

Как изменилась работа с Умной Логистикой

Теперь не нужно искать и сводить информацию вручную.

1. Документы. Все сканы и закрывающие документы находятся внутри заявки.
2. Контроль сроков. Система фиксирует действия и помогает не терять дедлайны, например, в случае с кредиторкой и дебиторкой. 
3. Работа с ЭДО. Документы отправляют в один клик и без ошибок.
4. Внутренние проверки. Все данные по работе хранятся в одной системе без хаоса. 

«Недавно столкнулись с проверкой ФНС. В рамках проверки обе стороны должны предоставить в налоговую одинаковые документы по сделке.

Раньше приходилось все собирать вручную: искать, запрашивать у коллег и контрагентов. Сейчас такой необходимости нет — все документы хранятся в одном месте. Я просто зашла в Умную Логистику и отправила все через ЭДО»
© Мария Грушкина, директор компании «Альфа»

Результаты:

• исчезли просрочки по платежам;
• сократилось время на поиск и отправку документов до двух минут;
• обработка и закрытие заявок ‭проходит в несколько кликов → быстрее получают оплату;
• снизилось количество ошибок;
• вся информация по перевозке в одном месте;
• один логист вместо трех ведет полный цикл работы;
• снизилась нагрузка на руководителя;
• процессы стали управляемыми и предсказуемыми.

«Сейчас логисты выполняют всю работу самостоятельно. Я могу не контролировать каждую заявку»
© Мария Грушкина, директор компании «Альфа»

Почему компаниям нужна система

Кейс Альфы — показательная ситуация для рынка. На старте еще можно попробовать работать в таблицах. Но с ростом бизнеса увеличивается объем перевозок и число контрагентов, растет нагрузка по документам и оплатам — в итоге ручная работа приводит к просрочкам, задержкам платежей и проблемам с ФНС.

В таких случаях компания начинает терять контроль.
Умная Логистика помогает собрать все в единый процесс и вести учет перевозок без хаоса.

Запишитесь на экскурсию по Умной Логистике — подберем решение под ваши процессы