Как экспедитор ускорил процессы в 4 раза благодаря автоматизации

Марси Транс не стала ждать, пока растущий объем перевозок превратит Excel и Word в проблему. Компания подключила Умную Логистику почти сразу после открытия. Теперь одну заявку оформляют за 5 минут, а весь комплект ЭПД — за 5–10 минут вместо 30–60.

Оглавление

1. О компании
2. Word и Excel начали отнимать время уже на первых заявках
3. Перенесли заявки, документы и расчеты в одну систему за два дня
4. Результаты автоматизации процессов
5. Автоматизировали процессы до того, как компания выросла

О компании

Марси Транс начала работу 24 июня 2025 года. Компания организует перевозки по России и странам СНГ, в том числе опасных и негабаритных грузов. За первый год команда собрала базу из 25 постоянных заказчиков и заключила договоры более чем с 1 500 владельцами транспорта.

Ручные процессы начали отнимать время уже в первые месяцы работы. Заявки оформляли в Word, перевозки учитывали в Excel, а статусы рейсов уточняли по телефону и в мессенджерах. Компания решила не ждать, пока объемы вырастут и привычные инструменты перестанут справляться, поэтому подключила Умную Логистику почти сразу после открытия.

Word и Excel начали отнимать время уже на первых заявках

На старте компания обрабатывала около 50 заявок в месяц. Два логиста оформляли заявки перевозчикам и заказчикам в Word, а затем переносили данные в Excel. Во время авралов отдельные перевозки могли не попасть в таблицу, поэтому позже сотрудникам приходилось искать информацию в документах и переписках.

Работа с шаблонами в Word тоже требовала внимания. При создании новой заявки нужно было вручную менять адрес, время подачи машины, температурный режим и другие данные. Если в документе оставалась информация от прошлого рейса, заявку приходилось пересогласовывать.

Одного водителя приходилось каждый раз заводить заново

Отдельной задачей стал повторный ввод данных. Даже если водитель уже выполнял рейсы для компании, логист заново искал его паспорт, номер телефона и сведения о машине. Именно такой случай стал для команды последним аргументом в пользу автоматизации.

На сверку документов уходил целый рабочий день

С документами и расчетами возникала похожая ситуация. Сверка занимала целый рабочий день в неделю. Информация о платежах хранилась в разных местах, поэтому было сложно контролировать долги заказчиков и обязательства перед перевозчиками.

«Было “весело”: носились с документами туда-сюда. Никакой систематизации и упорядоченности. Хаос и собачка на стуле на фоне пожара — вот это были мы», — Арина Куликова, исполнительный директор ООО «Марси Транс»

Компании требовалось:

• собрать заявки, документы и расчеты в одной системе;
• сохранить данные водителей и машин для повторных рейсов;
• сократить количество ручных операций и ошибок;
• контролировать платежи и рентабельность каждой перевозки;
• освободить логистов от сверки таблиц и поиска документов.

Перенесли заявки, документы и расчеты в одну систему за два дня

Другие решения МАРСИ ТРАНС не рассматривала. Один из сотрудников раньше работал в компании, где уже использовали Умную Логистику, и предложил знакомую систему.

Внедрение заняло два дня. На обучение руководителя, логистов и бухгалтера потребовалось меньше одного рабочего дня.

Компания перенесла в Умную Логистику создание заявок, документы, взаиморасчеты и контроль рентабельности рейсов.

Заявки стали оформлять за 5 минут вместо 20

Данные заказчиков, перевозчиков, водителей и машин сохраняются в справочниках. При повторном рейсе логист выбирает нужную карточку, а система подставляет сведения в заявку.

Сотруднику не нужно заново искать паспорт водителя, номер телефона и документы на машину. Система также проверяет обязательные поля и не дает продолжить работу, если в заявке не хватает важных данных.

Раньше логист обрабатывал от двух до четырех заявок в час. После автоматизации — от семи до десяти.

Документы и платежи привязали к перевозкам

Логисты прикрепляют копии документов к карточке рейса. Заявки, счета, акты, УПД и перевозочные документы больше не нужно искать по папкам и перепискам.

Бухгалтер видит документы по каждой перевозке и может выгрузить их в 1С. Поиск операций в клиент-банке тоже занимает меньше времени, потому что платежи связаны с заявками.

Для контроля денег компания использует взаиморасчеты, платежный календарь и калькулятор рентабельности. Руководитель видит долги заказчиков, предстоящие выплаты перевозчикам и финансовый результат по каждому рейсу.

«А что, так можно было?»: как команда освоила ЭПД

После автоматизации основных процессов компания подключила электронные перевозочные документы. В электронный вид перевели транспортные накладные и экспедиторские документы: поручения экспедитору, заказы-заявки и экспедиторские расписки.

При прямой работе через оператора ЭДО на подготовку комплекта уходило от 30 минут до часа. В Умной Логистике те же документы оформляют за 5–10 минут.

«Когда я показала логистам, как сделать весь комплект ЭПД через Умную Логистику, у нас ушло 5–10 минут. При прямой работе через оператора на это требовалось от 30 минут до часа. Реакция была: “А что, так можно было?”» — Арина Куликова.

Сложнее всего оказалось подключить к новому процессу всех участников перевозки. Заказчики быстро начали работать с электронными документами, но у некоторых грузополучателей и перевозчиков возникли вопросы. Встречались и технические сложности на стороне операторов ЭДО.

Для контрагентов работу с ЭПД закрепили как обязательное условие. Сейчас экспедитор использует электронные документы в 100% рейсов.

Результаты автоматизации процессов

За время работы в Умной Логистике объем вырос с 50 до 120 заявок в месяц. Логисты тратят меньше времени на повторный ввод данных, оформление документов и поиск информации по рейсам.

По оценке команды, рутинная нагрузка на сотрудников сократилась более чем на 50%. Автоматизация также стала преимуществом при найме: кандидатам проще идти в компанию, где не нужно вручную собирать заявки и отчеты.

Контроль взаиморасчетов помог ускорить платежи. По данным Марси Транс, срок оплаты со стороны заказчиков сократился вдвое, а дебиторская задолженность — на 50%.

Бухгалтеру больше не нужно искать первичку по папкам и уточнять у логистов, где лежат документы по конкретному рейсу. Все сведения можно открыть в карточке перевозки.

Автоматизировали процессы до того, как компания выросла

Марси Транс подключила Умную Логистику, когда компания только начинала работу. Команде не пришлось сначала привыкать к разрозненным таблицам и документам, а затем полностью перестраивать процессы.

По мере роста система оставалась той же: сотрудники заводили больше заявок, но не тратили пропорционально больше времени на ручную работу. Объем вырос до 120 заявок в месяц, оформление одной заявки сократилось до 5 минут, а документы и расчеты остались связаны с перевозками.