Электронный путевой лист: что это, зачем нужен и как использовать, чтобы сэкономить

С 1 сентября 2026 года некоторые электронные перевозочные документы станут обязательными. До этого времени можно работать и на бумаге, и в цифре. И хотя императива на электронные путевые листы нет, стоит подготовиться и к этому.

Что такое ЭПЛ и зачем он нужен

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — электронный аналог привычного бумажного путевого листа. В нем фиксируют информацию о техосмотре машины и медосмотре водителя, показания одометра, пробег и расход топлива.

Электронный путевой лист — один из видов электронных перевозочных документов. Цель перехода на электронный формат — создать единый цифровой контур для всех участников процесса: перевозчика, водителя, логиста, бухгалтерии и контролирующих органов. 

Данные и обмен документами будут фиксироваться в специальной системе —  Национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Она призвана обелить рынок, снизить количество мошенничеств и сэкономить бизнесу 16,5% затрат на транспортировку грузов.

Важно понимать, что ЭПЛ, как и прочие электронные документы, вводят не для того, чтобы усложнить жизнь транспортникам, а наоборот. Он нужен, чтобы:

1. Исключить человеческий фактор, предотвратить ошибки при заполнении, утерю или порчу бланков.
2. Ускорить документооборот. Это мгновенная отправка и подписание документов между офисом и водителем в любом конце страны.
3. Автоматизировать учет. Данные из ЭПЛ напрямую интегрируются в бухгалтерские и логистические программы, и это экономит часы рутинной работы.

Что включает в себя ЭПЛ

Если бумажный путевой лист распечатывается на одном листе и обычно заполняется одним сотрудником, то с электронным все немного иначе.

ЭПЛ состоит из шести титулов, или разделов. Документ заполняется на этапе подготовки рейса и после его завершения — причем разные этапы могут выполнять разные сотрудники. Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Для разделов 1 и 3 нужна усиленная подпись.

Перед началом рейса оформляют четыре титула.

1. Титул «Обстоятельства и особенности рейса»

Это основа всего документа. Здесь содержится информация: 
— об оформителе путевого листа;
— о сроке действия путевого листа;
— марка и госномер транспортного средства; 
— сведения о водителе или водителях; 
— вид перевозки;
— данные лица, ответственного за выпуск автомобиля на линию. 

Титул создает, заполняет и подписывает владелец транспортного средства.

2. Титул «Предрейсовый медосмотр»

Второй титул ЭПЛ заполняет и подписывает медицинский работник. Он фиксирует ключевые параметры осмотра водителя: дату, время и результат. Здесь же обязательно указываются данные медика и реквизиты лицензии медучреждения на проведение таких осмотров. Если индивидуальный предприниматель сам работает водителем, ему тоже нужно проходить медосмотр — иначе грозит штраф.

Медосмотр можно провести дистанционно. Для этого существует автоматическая система передачи данных о состоянии здоровья водителей. Идентификация происходит через Госуслуги или информационную систему персональных данных. Но если вы выбираете дистанционный формат, водитель должен будет дополнительно минимум два раза в год проходить химико-токсикологическое обследование. 

3. Титул «Технический осмотр»

Здесь фиксируются дата, время и результат техосмотра автомобиля, указывается, кто проводил осмотр —  механик или другое ответственное лицо. Он же ставит свою подпись в титуле.

Для индивидуального предпринимателя в роли водителя есть альтернатива. Можно пройти обучение, получить удостоверение контролера и самостоятельно ставить отметки о техосмотре в путевом листе.

4. Титул «Показания одометра при выезде»

В этом разделе указывают точную дату и время выезда транспортного средства с парковки. Если автомобиль передается от одного водителя другому, указываются показания при приеме ТС. Обязательно вносят показания одометра на момент выезда, чтобы зафиксировать пробег и расход топлива. 

Заполнять этот раздел должен человек, который имеет право снимать показания, например, механик или диспетчер.

Когда все титулы подписаны, формируется QR-код, который можно предъявлять по запросу инспектора ГИБДД.

После завершения рейса оформляются следующие титулы.

5. Титул «Показания одометра при въезде»

Должностное лицо, принимающее автомобиль, фиксирует дату и время въезда на парковку или сдачи ТС другому водителю. На этом этапе вносят финальные показания одометра, чтобы точно рассчитать километраж. Ответственное лицо подписывает этот титул.

6. Титул «Послерейсовый медосмотр»

Этот раздел необязательный: его нужно оформлять только при перевозке пассажиров или опасных грузов.
Шестой титул, как и второй, заполняет и подписывает медработник после проведения осмотра.

Он подтверждает, что состояние водителя после работы не представляет риска для него самого и окружающих. Здесь же указываются данные медработника и лицензии.

Когда и как лучше переходить на ЭПЛ

С 1 сентября 2026 года ЭПД станут обязательными. Лучше перейти на электронный путевой лист до этой даты, так как скоро весь документооборот переедет в цифру. К тому же, начав сейчас, вы выиграете время, а заодно сэкономите время и деньги.

Подготовка к переходу на ЭПЛ укладывается в несколько шагов:

1. Оформите электронные подписи. Определите круг лиц, которые будут подписывать титулы и получите для них усиленные, квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи, сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах (НЭП Госключа)
2. Подключитесь к оператору. Выберите аккредитованного аккредитованного Минтрансом оператора информационной системы ЭПД. Его сервис будет обрабатывать и хранить ваши путевые листы в государственное информационной системе ЭПД на базе ГосЛога.
3. Обучите сотрудников. Все участники процесса должны понимать, как правильно заполнять документацию.
4. Обеспечьте техническую базу. Убедитесь, у всех участников процесса есть доступ к интернету и устройства для заполнения титулов.

Начинать тестовые внедрения мы рекомендуем уже сейчас, чтобы к сентябрю 2026 года ваш бизнес был полностью готов к изменениям.

Но можно выбрать более комфортный путь. Подключайтесь к готовому решению без сложных внедрений за несколько дней. Например, в Умной Логистике уже встроен модуль ЭТрН — а она станет обязательной уже в этом году.

Почему ЭПЛ — это выгодно

Переход на электронный формат кажется трудным маневром, который не дает ощутимых преимуществ. На самом же деле выгоды гораздо очевиднее.

— Экономия денег. Не придется каждый месяц тратить деньги на картриджи, бумагу, письменные принадлежности и прочее.
— Экономия времени. Вводить данные вручную долго и неудобно — из-за усталости легко ошибиться. В электронном формате все данные подтягиваются автоматически.
— Прозрачность. Электронные документы передаются, обрабатываются и закрываются быстрее. Не нужно пересылать курьером и ждать несколько дней. Все документы заполнены — никаких вопросов от налоговой. 
— Быстрый поиск и доступность. Если бумажный путевой лист можно потерять, то электронный всегда под рукой — в телефоне или в программе на компьютере.

Бояться новшеств, и тем более автоматизации процессов, не стоит. Электронный путевой лист — это закономерный шаг в развитии логистической отрасли. И очевидно — выгодный для бизнеса.

В Умной Логистике путевой лист создается за пару кликов, ничего не нужно вводить вручную — данные подтягиваются автоматически. Обмениваться документом можно прямо в системе. Записывайтесь на бесплатную экскурсию — расскажем, какие еще функции помогут работать легче и быстрее.