Как экономить на транспортной логистике до 20%: опыт немецкой компании Food Kings

О компании

Food Kings — торговый представитель производителей продуктов питания: например, фалафеля, гуакамоле, эмпанады и вегетарианских бургеров.

В основном компания работает с небольшими семейными предприятиями-производителями. Food Kings поставляют их продукцию дистрибьюторам, которые в свою очередь везут ее в рестораны и супермаркеты.

Таким образом, Food Kings — это профессиональный логистический посредник между производителями и дистрибьюторами.

География поставок: Голландия, Мальта, Австрия, Испания, Ирландия, Германия и другие страны Европы.

3 критерия, по которым Food Kings выбирали платформу для автоматизации логистики

1. Основное требование у Food Kings к системе для управления транспортной логистикой — возможность оптимизации учета перевозок.

Раньше для этой цели логисты использовали Microsoft Excel. Они вручную заносили информацию по перевозкам, тратили часы рабочего времени на расчет оптимальных маршрутов и обсуждение ставок за перевозку с транспортными компаниями.

Часто достигнутые договоренности оставались только в переписке по электронной почте, а копии писем были не у всех специалистов. Сотрудники не работали в едином информационном поле. 

2. Нужен был легкий и понятный сервис, которым сотрудники будут пользоваться из любой точки мира и который не будет перегружен ненужными функциями.

3. Еще один важный критерий — скорость внедрения. Специалисты по логистике должны были за неделю пройти обучение и адаптироваться к новому формату работы. 

Компании Food Kings подошло единственное решение — «Умная Логистика»

Сотрудники Food Kings проанализировали европейский рынок IT-решений, но не нашли подходящего варианта. Разработчики систем предоставляли только стандартные решения для транспортных компаний, и никто не был готов адаптировать продукт под потребности заказчика. 

Тогда Food Kings вышли на российский рынок, но столкнулись со сложностями из-за различий в управлении транспортной логистикой в России и Европе:

• В Европе партнерские отношения построены на доверии: компаниям не нужно строить отчеты по задолженности или планировать даты платежей. Все оплаты приходят в установленные сроки;

• Бухгалтерский учет принято вести на аутсорсинге, поэтому в инструментах для бухучета тоже не было необходимости.

«Умная Логистика» разработала индивидуальное решение, которое отвечает всем требованиям компании Food Kings.

Задачи, которые нужно было решить Евгении Майер – совладельцу компании

1. Оптимизировать учет заказов на перевозку — систематизировать информацию по ставкам и маршрутам и начать фиксировать все договоренности по перевозкам в одной системе;

2. Снизить затраты на транспортную логистику на 10%;

3. Оптимизировать работу специалистов по логистике — освободить их от рутинных задач, чтобы у каждого появилось время на поиск новых заказчиков и транспортных компаний. 

Команда проекта

Над проектом работали 8 сотрудников «Умной Логистики»: продуктолог, разработчик, инженер по безопасности серверной инфраструктуры, веб-разработчик, бизнес-аналитик, тестировщик, менеджер по работе с ключевыми клиентами и менеджер по внедрению.

Ниже — ключевые участники проекта:

Как проходил процесс внедрения «Умной Логистики»

У Food Kings особые требования к программному обеспечению. Поэтому мы предложили компании тарифный план «Умная Логистика. Приват», на котором можно получать индивидуальные доработки под уникальные требования бизнеса.

К этому моменту мы реализовали 500+ индивидуальных решений для пользователей «Умной Логистики», поэтому внедрили систему по проверенному алгоритму за две недели.

Как это было в Food Kings:

1. Бизнес-аналитик провел исследование бизнес-процессов Food Kings,

2. Предложил конкретные решения по доработке платформы «Умная Логистика» под потребности компании,

3. Написал техническое задание на разработку.

Затем программисты начали реализовывать индивидуальное решение для Food Kings.

Индивидуальные доработки «Умной Логистики»

3 шага по адаптации «Умной Логистики» к потребностям Food Kings:

1. В первую очередь разработали инструменты, которые не были реализованы в «Умной Логистике»;

2. Затем исключили ненужные для компании функции;

3. Далее перевели интерфейс на английский язык.

Рассказываем подробнее о ключевых доработках.

1. «Умный поиск перевозчиков по направлениям» — главная доработка

Это инструмент, с помощью которого можно за минуту найти транспортную компанию, готовую выполнить перевозку по нужному маршруту и оптимальной ставке.

Объясним его пользу на примере. Допустим, компании нужно доставить продукцию из Ирландии в Голландию:

1. Логист в Food Kings открывает «Умный поиск», который расположен в заказе перевозку;

2. Заносит нужный маршрут, количество и тип паллет;

3. Платформа дает ему несколько предложений по одному и тому же маршруту от разных транспортных компаний;

4. Остается выбрать наиболее подходящее по цене предложение. 

Система рассчитывает наиболее оптимальный маршрут автоматически. Это удобно, поскольку у Food Kings расширяется география поставок и растет количество поставщиков и транспортных компаний: вручную такой расчет выполнять невозможно.

Таким образом, Food Kings оптимизировали работу логистов и снизили затраты на транспортную логистику на 20%, потому что сотрудники находят маршруты по оптимальным ставкам. Результат превзошел ожидания Food Kings в два раза.

2. Справочник «Ставки по направлениям»

Это справочник всех маршрутов, по которым Food Kings выполняют перевозки.

Все направления надежно хранятся в одном месте и систематизированы. За каждым направлением закрепляется ставка за перевозку, количество и тип паллет.

Данные этого справочника попадают в выдачу «Умного поиска перевозчика».

3. Встроенный переводчик

Чтобы перевести «Умную Логистику» на английский язык, мы разработали справочник,  в котором находятся названия всех элементов платформы, и пригласили в проект профессионального переводчика. 

Выделенный специалист перевел каждый элемент в данном справочнике. Если возникнет потребность, сотрудники Food Kings могут самостоятельно изменить название любого поля.

4. Индивидуальная доработка заказа на перевозку и его печатной формы

Мы разработали новые форму заказа на перевозку и его печатную версию — внутри только те поля, которые сотрудникам необходимо заполнять.

Теперь логисты в разы быстрее заполняют форму заказа на перевозку, поскольку не отвлекаются на ненужные поля. Это позволяет заключать им еще больше сделок.

5. Учет входящих счетов от транспортных компаний

В «Умной Логистике» Food Kings фиксируют счета от транспортных компаний.

Счета надежно хранятся в «Умной Логистике» в привязке к конкретным перевозкам — сотрудник за пару секунд может найти нужный документ, когда это требуется.

4 ключевых результата от внедрения «Умной Логистики», которые получили Food Kings

1. Оптимизировали учет заказов на перевозку — теперь все заказы систематизированы и хранятся в одном месте, а договоренности по ставкам зафиксированы в отдельном справочнике;

2. Снизили затраты на транспортную логистику на 20%: специалисты по логистике выбирают маршруты по оптимальным ставкам благодаря «Умному поиску перевозчика»; 

3. Оптимизировали работу логистов: перевели сотрудников с рутинных операций на задачи, влияющие на повышение прибыли — поиск новых заказчиков и транспортных компаний;

4. Внедрили учет входящих счетов: теперь все счета от транспортных компаний привязаны к конкретным перевозкам.

Расчет показал, что внедрение «Умной Логистики» с индивидуальными доработками – дешевле разработки собственного программного обеспечения минимум на 40%.

Отзыв от Food Kings

Работаем в «Умной Логистике» с 2019 года. 

Нам нравится, что все маршруты и ставки транспортных компаний надежно хранятся в одном месте. Мы видим историю перевозок, можем оперативно найти данные по клиентам, маршрутам и ставкам.

Специалисты «Умной Логистики» всегда готовы оперативно помочь и ответить на возникающие вопросы. Мы в восторге от работы с аналитиком и специалистом по внедрению. У нас непростой бизнес со своими особенностями, однако специалисты быстро разобрались в специфике нашей деятельности и помогли внедрить платформу в наши бизнес-процессы в сжатые сроки.

Желаем дальнейшего развития экосистемы!

Евгения Майер,

совладелец компании Food Kings

Сегодня необходимо использовать самые современные технологии для управления транспортной логистикой на предприятиях любого масштаба. Это позволяет сокращать затраты на логистику, оптимизировать ежедневные рабочие задачи сотрудников и управлять цепями поставок из любой точки мира.

Запишитесь на онлайн-экскурсию по технологиям «Умной Логистики» по ссылке.