Сократили время на обработку отчетности в 15 раз, увеличили прибыль на 32%: кейс транспортно-экспедиционной компании «АгроКарго»

О компании

«АгроКарго» — транспортно-экспедиционная компания, которая занимается перевозками готовой продукции, полутуш, кормов и зерна. В собственном автопарке 100 транспортных средств. Есть три филиала: в Москве, Томске и Солнечногорске.

Как работали раньше

«Microsoft Excel», «1С: Управление торговлей» и «1С: Бухгалтерия» — всего использовали три программы для учета грузоперевозок.

В «Microsoft Excel» директор вел управленческую отчетность. Сотрудники финансового отдела вручную сводили информацию из разных источников в один отчет, а потом тратили массу времени на анализ разрозненных данных. Более того, сотрудники выяснили, что учет выполненных рейсов также велся некорректно.

У бухгалтера весь день уходил на разнесение выписки документов и подготовку бухгалтерской отчетности.

В итоге руководители нашли ключевую точку роста бизнеса — в разы ускорить работу с отчетностью.

Задачи, которые нужно было решить

1. Сократить время на подготовку управленческой и бухгалтерской отчетности.

2. Выстроить корректный учет выполненных рейсов.

Как проходил процесс внедрения 

У «АгроКарго» уникальные требования к программному обеспечению: в сфере сельского хозяйства особые бизнес-процессы. Поэтому компания выбрала тарифный план «Умная Логистика. Приват», который включает индивидуальные доработки под требования бизнеса.

Специалисты «Умной Логистики» начали внедрять программу 1 января 2019 года. На основные этапы ушло 2 месяца:

• первый этап — занесение всех рейсов в «Умную Логистику»,

• второй этап — подготовка документов к импорту данных.

Параллельно с этим клиент-менеджеры «Умной Логистики» обучали сотрудников «АгроКарго» работе в программе.

Индивидуальные доработки «Умной Логистики»

Персональный бизнес-аналитик провел исследование бизнес-процессов и потребностей «АгроКарго», затем предложил внедрить конкретные отчеты, которые оптимизируют работу.

В итоге сделали три основные доработки к основным функциям «Умной Логистики»:

1. «Отчет по выписанным-отправленным документам»

Данный отчет позволяет контролировать отправку исходящих документов для оплаты контрагентам, а также заявки, по которым неправильно выписаны документы. Благодаря этому инструменту дебиторская и кредиторская задолженности компании под контролем.

2. «Отчет по аренде транспортных средств»

Кроме собственного автопарка «АгроКарго» привлекает наемный транспорт, по которому также нужно вести учет. Для этого реализован «Отчет по аренде транспортных средств»: он собирает исчерпывающий объем информации о рейсах, которые были совершены арендованными транспортными средствами.

Прямо из отчета можно распечатать реестр по договору аренды, а также из интерфейса отправить его арендодателям на почту.

3. «Отчет по валовой прибыли»

Самый полезный отчет, который позволил сократить подготовку отчетности. Он показывает распределение всех затрат по конкретным рейсам пропорционально пробегу транспортных средств, что дает точно вычислить себестоимость рейсов.

Кроме того, сейчас в стадии внедрения универсальный отчет по всем показателям. В нем можно настроить показатели, которые выводятся на экран, без участия программиста.

Чего достигли 

«Умная Логистика» позволила обеспечить грамотный учет рейсов и подготовку бухгалтерских документов под требования каждого заказчика.

В итоге «АгроКарго» сократила издержки на 17% и увеличила прибыль на 32%. При этом время подготовки оперативной отчетности сократилось с 5 часов до 20 минут.

И все это без увеличения штата сотрудников.

Компания оценила оперативную работу службы поддержки «Умной Логистики» и грамотное решение вопросов, связанных с доработками в системе.

Мнение «АгроКарго» об «Умной Логистике»:

“Мы отлично осознаем, что успех в автоматизации логистики, достигнутый нами в последние годы — это результат кропотливой совместной работы, постоянного ежедневного взаимодействия со специалистами «Умной Логистики». Выражаем благодарность за совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление существующих отношений”.