Ошибки перевозчиков и экспедиторов, из-за которых компании теряют деньги

Транспортный бизнес теряет сотни тысяч рублей из-за проигранных судов, ошибок в документах и неграмотной работы с претензиями.

Разобрали 5 частых юридических и операционных ошибок, которые съедают деньги. Читайте статью, чтобы узнать, как избежать потерь.

Какие 5 ошибок съедают деньги и как их избежать:

1. Нет системной проверки контрагента
2. Ошибки в документах
3. Нет подписей и печатей в актах и накладных
4. Неграмотная работа с претензиями
5. Нет страховки
Первый шаг, чтобы избежать убытков

1. Нет системной проверки контрагента

Бывает, заказчик или экспедитор предлагает срочный груз и платит вдвое больше. Без отлаженной системы проверки контрагента риски становятся ощутимее.

Для перевозчика это:

Сотрудничество с экспедиторской фирмой-однодневкой: экспедитор получает деньги от заказчика, передает груз перевозчику и обещает оплату после завершения рейса, но в итоге — исчезает.
Сделка с неплатежеспособным заказчиком: груз отвезли, а клиент не может заплатить.
Работа с ненадежным водителем, если пришлось нанимать со стороны из-за срочности заказа: просроченные медсправки и документы могут обернуться штрафами.

Для экспедитора это:

Договор с неплатежеспособным заказчиком: есть риск получить дебиторку и остаться должным перевозчику.
Работа с ненадежным перевозчиком: начиная со срыва сроков и заканчивая кражей грузов.

Что делать?

Проверяйте контрагента через ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Типичные признаки мошеннической компании — массовые адреса и руководители, частый переезд или смена начальства.
Смотрите судебные дела через «Картотеку арбитражных дел.
Изучите отзывы о сотрудничестве с компанией: если их нет совсем, возможно, это компания-однодневка.

В Умной Логистике удобно проверить партнера по рейтингу контрагентов. Он показывает, как часто заказчик или экспедитор создает аукционы и тендеры, сколько сделок закрывает и общую оценку от других пользователей. Чем активнее партнер и выше оценка — тем он надежнее.

Включайте в договор авансовые платежи или предоплату 100% для новых клиентов, чтобы застраховать финансы.
Разработайте систему отчетности для наемных водителей. Запрашивайте фото и видео с остановок, отслеживайте транспорт по GPS.

2. Ошибки в документах

Из-за разных реквизитов и данных доказать что-то в суде будет сложнее.

Частые ошибки и чем они грозят:

Нет отметки о фактическом состоянии груза при приемке

Чем грозит:

Представьте: груз оказался поврежден, но не по вашей вине — возникает спор с грузовладельцем. Без отметок о состоянии груза на погрузке не получится доказать правоту. Тогда, возможно, придется возместить полную стоимость и убытки по грузу.

Неверный ИНН, ошибки в названиях компаний, банковских данных, а также расхождения в датах, реквизитах, массе груза с другими документами — например, счет-фактурой или договором

Чем грозит:

Штраф 500 ₽ за каждый документ при проверке документов налоговой — ст. 126 НК РФ.

Как избежать финансовых потерь из-за ошибок?

Перейдите на электронный документооборот (ЭДО) с цифровой подписью. Так исключите ошибки в ИНН и реквизитах из-за ручного ввода. Например, в Умной Логистике все данные подтягиваются автоматически, заявка создается за два клика. А в 2026 году ЭТрН будет бесплатной для тех, подключится к Умной Логистике до конца года.
Фиксируйте в документах состояние груза — это ваши доказательства в спорах.
Проверяйте, чтобы данные в документах были одинаковыми, — удастся избежать спорных ситуаций и пройти встречную налоговую проверку без штрафов.

3. Нет подписей и печатей в актах и накладных

Бывает, груз доставили, но клиент не подписал акт приема-передачи. Позже приходит претензия: заказчик заявляет, что услуга не оказана, требует деньги обратно. Если документы не подписаны, суд не примет их как доказательство. Ваша задача — доказать реальность выполненных работ, их объем, качество и согласованную стоимость.

Как избежать таких ситуаций?

Просите клиента или его представителя подписать акт приема-передачи и накладные.
Если клиент отказывается — составляйте акт об отказе с подписями свидетелей.
Используйте SMS-уведомления или электронные подтверждения доставки — пригодятся как доказательства в суде.

4. Неграмотная работа с претензиями

Некоторые транспортно-экспедиторские игнорируют претензии заказчиков или отвечают спустя месяцы, и как результат — попадают под суд и получают штрафы.

Как не потерять деньги из-за незакрытых претензий?

Отвечайте на претензии в срок — за 30 дней по закону. Если затянуть с ответом — суд может посчитать молчание признанием вины.
Фиксируйте все повреждения груза на этапе приемки, чтобы в порче не обвинили вас.
Включайте в договор условия о досудебном урегулировании — пропишите, как будете направлять претензии и за какой срок решать споры без суда.
Подготовьте скрипты, шаблоны и правила работы с претензиями для сотрудников.

Если ошибка случилась по вашей вине, лучше это признать и предложить компенсацию, чтобы разрешить конфликт мирным путем. Чтобы оценить объем ущерба, привлеките эксперта. Он назовет объективный размер компенсации.

Но бывает и так, что заказчик задерживает оплату месяцами. Здесь выручит грамотная претензия. В Умной Логистике претензии можно создавать за 1 минуту. Для такие случаев есть готовый шаблон, куда автоматически подставляются данные организаций и информация по перевозке.

5. Нет страховки

Гарантировать полную сохранность груза невозможно — всегда есть риск форс-мажоров на дороге, при погрузке и разгрузке. Например, груз может повредить из-за аварии, пожара и других непредвиденных обстоятельств. Страховка поможет покрыть возмещение убытков.

Грузоперевозчики стали чаще страховать груз, чтобы защитить себя от финансовых потерь. Так, в первом полугодии 2025 года ТК оформили на 21,4% больше страховок, чем в прошлом году.

Первый шаг, чтобы избежать убытков

Повысить безопасность и избежать финансовых потерь помогают системы управления бизнесом. Умная Логистика упрощает и ускоряет работу с документами. Заявку можно оформить без ошибок за два клика — данные подтянутся автоматически из карточек партнеров. Сами документы легко найти в архиве встроенного мессенджера. Там же хранятся фото и видео — в случае суда доказательства будут под рукой.

Если хотите узнать, как инструменты работают на практике — приходите на бесплатную экскурсию по Умной Логистике. А при подключении до конца года получите бесплатную ЭТрН на весь 2026 год и удвойте сумму на своем счете Умной Логистики.

ТОП-5 операционных и юридических ошибок, из-за которых ТЭК теряют деньги