Сегодня многие транспортные компании до сих пор не используют в своей работе современные
CRM-системы или программы для учета и контроля грузоперевозок: старый добрый Excel для них привычнее и удобнее. Однако в табличном редакторе попросту нет функционала, необходимого для работы в современной логистике - и те, кто этого не понимают, не смогут добиться успеха в бизнесе.
Для того чтобы описать ключевые различия между Умной Логистикой, современной CRM-системой для Экспедиторов и Перевозчиков, и табличным редактором, не предназначенным для оперативной работы, не нужно выдумывать уникальные функции: достаточно сравнить сухие факты.
Начало работы
Для того, чтобы начать работу, необходимо завести базы данных контрагентов, документов, создать шаблоны договоров, создать систему для учета перевозок, подсчета прибыли и т.д. - список можно продолжать до бесконечности. CRM системы предлагают полный набор необходимых функций, тогда как табличный редактор - только пустую таблицу.
CRM: Полный набор всех необходимых функций и баз данных уже через 5 минут после регистрации. Все, что необходимо сделать - заполнить информацию и начать работать. Обучение сотрудников проходит через интернет - бесплатно и 7 дней в неделю. Благодаря облачным технологиям, доступ к программе и базам данных одновременно могут получить все сотрудники компании.
EXCEL: После покупки и установки перед вами - пустая таблица, в которой необходимо вручную создавать все поля и добавлять информацию - никаких готовых функций для логистики и ведения бизнеса в табличном редакторе не предусмотрено. Обучения по использованию офисной программы для работы в логистике не существует. Использовать программу и базу данных может только один человек и только на одном компьютере.
Скорость и удобство работы в программе
В теории, практически любую задачу при должном подходе можно решить любыми средствами: но будет различаться и качество результата, и время и силы, затраченные на его достижение. Именно от скорости и удобства зависит эффективность труда сотрудников и, соответственно, прибыль компании.
CRM: Автоматизация всех ежедневных задач: от создания заявки и поиска машин или грузов до выгрузки документов в бухгалтерию, расчета чистой прибыли и отслеживания движения денежных средств.
EXCEL: Функционал программы ограничен тем, что создаст непосредственный пользователь программы, автоматизация задач нереализуема. Все необходимые задачи приходится выполнять вручную.
Надежность и отказоустойчивость
При работе с большим количеством клиентов даже за короткий промежуток времени собирается огромный архив информации: заявки, документы и т.п. Всем этим необходимо не только эффективно управлять, но и надежно хранить, ведь в этой информации и заключается работа логистов.
CRM: Вся информация дублируется в нескольких надежных дата-центрах по всему миру, резервное копирование всех данных происходит каждый час. Время восстановления при сбое - менее 1,5 минут. Техническое обслуживание и поддержка - 24/7. Гарантия сохранности информации и свободный доступ к ней с любого устройства.
EXCEL: Работоспособность зависит от компьютера пользователя. Информация также хранится на компьютере, дублирование и резервное копирование затруднительно и зависит только от пользователя. Отказоустойчивость - низкая, и при поломке компьютера есть риск потерять все базы данных и всю информацию без возврата.
Стоимость использования
В борьбе между платным и бесплатным программным обеспечением ключевую роль играет не цена, а задачи, которые пользователю необходимо решать. Время и силы, потраченные на самостоятельное создание "бесплатного" аналога или заменителя полноценной рабочей системы стоят гораздо дороже, чем деньги, потраченные на его покупку.
CRM: Доступ к программе необходимо оплачивать ежемесячно.
EXCEL: После покупки программы необходимо затратить время на создание необходимых баз данных и функций (лишь тех, работа которых возможна в условиях табличного редактора). Написание макросов - дело долгое и неэффективное, поэтому "бесплатно" - это лишь видимость. Затраты времени и сил велики, а риски потери всех данных едва ли уравновешиваются "нулевой" стоимостью продукта.
Вывод
Ответить на вопрос о том, какой стиль работы и какое программное обеспечение подойдет вашей компании, способны только вы. При этом важно учитывать не только очевидные качества, но и то, какими будут обслуживание, поддержка, рассматривать вопрос в перспективе. Ведь даже за бесплатные решения нужно платить - временем, силами и удобством работы, что зачастую гораздо дороже денег, за которые можно купить полноценную программу. И те, кто умеют мыслить будущем и понимать, как те или иные решения повлияют на развитие их компании, без труда найдут правильный ответ.