Обязательный ЭДО в грузоперевозках, регистрация в реестре экспедиторов с 2026 года

Вместе с транспортным юристом Сергеем Богатовым разобрались, как вести бизнес в 2026 году и не попасть под штрафы.

Гайд по 140-ФЗ

С 1 сентября вступает в силу закон об усилении контроля за грузоперевозками. В 2026 году экспедиторам нужно будет регистрироваться в реестре, хранить документы по новым правилам и использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН). Читайте гайд, чтобы подготовить компанию к новым правилам игры всего за 5 шагов.

Что изменится в законах в 2026

С 1 марта 2026 года: реестр экспедиторов + новые правила хранения документов.
С 1 сентября 2026 года: транспортные накладные только в электронном виде.

Шаг 1. Проверьте, попадает ли ваша компания под закон о реестре экспедиторов

Вас коснется закон, если:

Работаете по агентской или экспедиторской схеме.
Организуете перевозку, но не владеете транспортом — вы экспедитор.
В вашем ОКВЭДе указано 52.29 — «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками».

Важно:

Если у компании в ОКВЭД указана экспедиторская деятельность, но фактически она ею не занимается — не нужно регистрироваться в реестре.

Частые вопросы

Шаг 2: Подготовьтесь к обязательному реестру экспедиторов с 1 марта 2026 года

Реестр экспедиторов — часть системы ГосЛог. Без регистрации в нем нельзя будет работать, иначе — штраф. Предварительно это от 100 до 300 тысяч рублей как минимум.

В реестр попадут не все — нужно соблюсти требования. Таким образом государство рассчитывает очистить рынок от недобросовестных игроков.

Что сделать:

Проверить соответствие требованиям:

нет долгов по налогам;
у руководителей нет судимостей.

Собрать полный пакет сведений для регистрации:

Для юридических лиц:

полное и сокращенное наименования;
ИНН, ОГРН;
юридический и фактический адреса;
телефон и электронную почту;
виды услуг;
информацию о возможности организации перевозок грузов, требующих особых условий.

Для индивидуальных предпринимателей:

ФИО;
ИНН, ОГРН;
адрес регистрации;
телефон и электронную почту;
виды услуг;
информацию о возможности организации перевозок грузов, требующих особых условий.

Загрузить документы в срок:

за 60 дней с 1 марта 2026 года;
через Госуслуги.

Подсказка:

Если загрузить все нужные документы сразу, вас внесут в реестр уже на следующий рабочий день. Если же понадобится добавить файлы или исправить информацию — обработка займет до 7 дней.

Чтобы не пропустить старт регистрации — подпишитесь на Умную Логистику в Телеграме. Расскажем, как, когда и что нужно будет сделать.

Частые вопросы

Шаг 3. Проверьте документы в компании — скоро ЭДО станет обязательным

С 1 марта 2026 года начнут действовать новые правила хранения документов:

Храним договоры 3 года с момента окончания их срока и другие документы с информацией по перевозкам: сведения о грузе, маршрутах, хранении, передаче, выгрузке.
Только российские серверы.
Быстро передаем по запросу правоохранительным органам.

По словам юриста, наиболее вероятно, что с 1 сентября 2026 года закон не ограничится обязательными ЭТрН и скоро почти все документы переведут в ЭДО.

«Сейчас есть положения, указывающие на то, что Минтранс будет устанавливать обязательные формы, в которых экспедиторские расписки уже названы. Электронные путевые листы уже вошли в наш обиход», — отмечает Сергей.

Что именно нужно хранить:

договоры;
ЭТрН;
экспедиторские расписки;
поручения экспедитору;
заказ-наряды;
сопроводительные ведомости;
путевые листы;
договоры фрахтования.

Что сделать:

Если часть документов пока на бумаге, спланируйте переход. Назначьте ответственного и выберите оператора ЭДО.
Создайте электронный архив, чтобы быстро и легко выгружать нужные файлы.
Убедитесь, что данные хранятся в России. Зарубежные сервисы с серверами за границей вроде Google Диска не подойдут.

Совет как организовать электронный архив

Принцип организации — как у папок с файлами на компьютере. Можно хранить документы и в облаке, но только если серверы программы в России.

Подумайте, как распределить документы по папкам: накладные, договоры, расписки.
Храните только оригиналы — PDF-файлы с квалифицированной электронной подписью; к основному файлу должны прилагаться файлы электронных подписей.

Частые вопросы

Шаг 4. Перейдите на ЭТрН — до сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными. Так что лучше подготовиться заранее.

Что сделать:

Подключитесь к оператору ЭДО, если еще не успели.

Важно: проверьте, чтобы ваш оператор ЭДО поддерживал интеграцию с ГИС ЭПД — в этой системе будут храниться архивы всех документов.

Убедитесь, что ваши контрагенты тоже готовы работать через ЭДО.

Вопрос юристу:
Что делать, если контрагенты не готовы?

Ответ Сергея Богатова:
Как бы это неоднозначно ни звучало — не работать с ними. Дело в том, что ГосЛог явно будет связан с налоговыми органами. Неиспользование ЭДО фактически приведет к тому, что неучтенные операции будет несложно проследить и произвести доначисление, если на то будет основание.

Получите электронные квалифицированные подписи для сотрудников.

Совет:

Это можно сделать в удостоверительных центрах, которые выдают КЭП, или бесплатно в приложении Госключ.

Частые вопросы

Шаг 5. Внедрите готовое решение для ЭТрН уже сейчас

Закон вступает в силу в 2026, но откладывать не стоит. Подготовиться заранее — значит пройти изменения спокойно и без лишних потерь.

Умная Логистика уже работает по новым правилам — с ЭТрН, ЭДО и хранением документов по закону.

Вы получаете:

Встроенный ЭДО под разные типы документов: бухгалтерские документы и ЭТрН.
Экономию времени: создавайте файлы за два клика без ошибок — нужная информация подтягивается автоматически.
Юридическую защиту — наши серверы в России.
Поддержку на всех этапах перехода: от обучения команды до запуска процессов.

Приходите на бесплатную экскурсию, чтобы посмотреть, как все устроено на практике. Если понравится, поможем полностью перейти на ЭДО всего за два месяца без стресса. Сэкономьте нервы, время и деньги.

Чек-лист «Как подготовиться к новым требованиям закона в 2026 году»

Как подготовиться к ЭТрН, реестру экспедиторов и ГосЛогу за 5 шагов: гайд от юриста