Налоги экспедитора: как планировать, чтобы не бояться налоговой проверки

Пора закрывать квартал, платить налоги, и снова все горит. Тут не дослали счет-фактуру, по этой перевозке документы потерялись еще при пересылке. Для главбуха это очередные дни с задержками на работе, а для руководителя — нервы из-за пересчетов реальной прибыли.

Причина хаоса одна: документы, суммы и сроки живут в разных местах. Нет системы, в которой можно было бы отслеживать все разом.

Рассказываем, как экспедиторам планировать уплату налогов так, чтобы кварталы закрывались без ночей за экселем, а прибыль не терялась из-за просчетов с налогами.

Рассказываем:

В какой момент все идет не по плану
Как одна автоматические таблица спасает бухгалтера и руководителя
+ Лайфхак для тех, кто хочет работать без стресса

В какой момент все идет не по плану

Чтобы рассчитать чистую прибыль, нужно понимать, когда и сколько налогов придется заплатить. Важно следить за наличием документов, расхождениями в суммах и условиями оплаты.

Проблемы начинаются, когда что-то выходит из-под контроля.

Нет документов-оригиналов

Пока перевозчик не вернул подписанные документы, не получится рассчитать реальные налоги и прибыль.

Например, грузовладелец заплатил 200 000 ₽ за рейс, с перевозчиком договорились на 150 000 ₽. Перевозка уже прошла, но подписанный счет-фактуру перевозчик так и не прислал.

Формально прибыль — как это выглядит для налоговой — 200 000 ₽, а значит, и налог начисляется с этой суммы. Но на деле экспедитор заработал всего 50 000 ₽. Приходится платить больше налога, ведь нет документов, подтверждающих реальный доход.

Путаница с системами налогообложения контрагентов

У экспедитора десятки контрагентов: одни с НДС, другие без. Кто-то прислал документы не вовремя — и без автоматического учета легко сбиться и неправильно рассчитать налог к уплате и списание.

План расходится с фактом

Документы могут задержать.

Например, экспедитор закрыл заявку 28 марта и рассчитал по ней прибыль — 120 000 ₽ дохода, 80 000 ₽ расходов, 40 000 ₽ прибыли. Эти суммы попали в отчет по заявкам как плановые. Но перевозчик подтвердил расход только в апреле, а клиент подписал акт экспедитора в мае. В итоге для налоговой эта сумма зачтется уже в другом периоде.

Как одна автоматизированная таблица спасает бухгалтера и руководителя

Отчет «Планирование налогов экспедитора» — автоматизированная таблица.

В такой не нужно вводить цифры вручную — система сама показывает:

где плановые и фактические налоги расходятся;
где еще не пришли документы;
сколько налогов нужно заплатить и сколько нужно списать.

Например, в Умной Логистике можно составить отчет:

для руководителя — чтобы можно было в любой момент проверить работу бухгалтерии, не отвлекая главного бухгалтера;
для главного бухгалтера — чтобы держать под контролем все финансы и планировать бюджет без стресса.

А еще:

можно составить отчет по отделам — чтобы знать, кто из менеджеров стабильно закрывает все документы вовремя.

Как работает отчет для руководителя

В таблице несколько столбцов:

начисление НДС;
списание НДС;
НДС к уплате;
налог на прибыль;
налог УСН;
прибыль после уплаты налогов.

Общий вид отчета

В каждом из них разделение по заявкам и по выписанным документам. Они показывают разные статусы одного и того же налога: по плану и по факту.

НДС по заявкам — налог, который уже формируется по выполненным перевозкам, но документы по ним еще не пришли. Например, рейс закрыт, клиент оплатил, но перевозчик еще не прислал счет-фактуру. Система видит заявку и считает, что по ней будет налог, — показывает его здесь, в прогнозе.

НДС по выписанным документам — налог, который уже подтвержден актами и счетами-фактурами. Его бухгалтер включит в декларацию — это реальные суммы.

Первый столбец в отчете — «Начисление НДС»

Если суммы в двух столбцах совпадают, значит, все в порядке: документы собраны, налоги подтверждены.
Если по заявкам сумма больше, чем по документам, — значит, часть перевозок не закрыта первичкой, и налог сейчас выглядит завышенным.

Списание НДС — налог, который можно зачесть по входящим документам от перевозчиков, то есть по вашим расходам.

НДС к уплате — это налог, который вы начисляете заказчикам с ваших продаж и должны перечислить государству.

Столбцы «Списание НДС» и «НДС к уплате» покажут, сколько налога нужно заплатить, а сколько можно списать

В отчете также удобно посмотреть другие виды налогов. С учетом всех видов система сам посчитает плановую и фактическую прибыль после уплаты.

Отчет учитывает вашу систему налогообложения, поэтому в нем отдельный столбец для тех, кто работает на упрощенной системе — «Налог УСН»

Столбцы «Налог на прибыль» и «Налог УСН» показывают, сколько компания должна заплатить государству с заработанных денег в зависимости от системы налогообложения.

Графа «Прибыль после уплаты налогов» показывает, сколько денег реально остается в распоряжении компании.

Как помогает отчет главному бухгалтеру

В отчете для главного бухгалтера в отдельных столбцах указаны выручка с НДС и выручка без НДС.

Так выглядят первые столбцы в отчете для главного бухгалтера

При работе с контрагентами на разных системах налогообложения трудно понять:

какую часть поступлений нужно учитывать в декларации по НДС;
какая выручка участвует в расчете налога на прибыль или по УСН;
где суммы не совпадают между планом и фактом.

В отчете Умной Логистики бухгалтер видит сумму выручки с НДС и без НДС. Так легче планировать уплату и рассчитывать списание налогов.

В отчете для бухгалтера есть еще один столбец — «Маржинальная прибыль».

Дополнительный столбец по маржинальной прибыли

С ним легче сверять плановые и фактические расчеты. Если маржа слишком высокая, значит, часть расходов пока не подтвердили документами — например, еще нет счета-фактуры.

Зачем смотреть отчет по отделам

Отчет по отделам помогает отслеживать работу отдельных менеджеров. По таблице легко увидеть, у какого менеджера и по каким заявкам не хватает документов, кто делает больше перевозок с НДС, а кто — без.

В отчете по отделам через раскрывающиеся списки удобно отслеживать работу каждого из менеджеров

Лайфхак для тех, кто хочет работать без стресса

Внедрите автоматизированный инструмент. Например, с отчетом «Планирование налогов экспедитора» в Умной Логистике вы:

1. Не тратите часы на сверку документов — спокойно работаете по плану.

В отчете видно, по каким перевозкам еще нет подтверждающих документов и как это влияет на налог.

2. Не переплачиваете из-за ошибок — закрываете кварталы без авралов и перерасчетов.

Не возникает путаницы из-за разных договоренностей об оплате — система выделит цветам, если оплату без НДС или наличными.

3. Не переживаете о проверках — контролируете ситуацию сами.

В таблице видно, где не отправили исходящие документы заказчику, а где не вернулись закрывающие.

Хотите попробовать? Приходите на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — расскажем, как инструмент решит ваши задачи.

Как экспедиторским компаниям управлять налогами, чтобы закрывать налоговые отчеты без стресса