Кейс транспортно-логистической компании «Рио-Норт»: время оформления заявки снизилось с 20 до 7 минут, а объем заказов вырос на 11%

Чтобы сохранить качественный клиентский сервис при росте компании, важно автоматизировать бизнес — к этому и пришла транспортно-логистическая компания «Рио-Норт». Расскажем, каких результатов они достигли за 8 месяцев (один из них — рост рентабельности на 8,6%) и как в этом помогла «Умная Логистика» — программа для автоматизации логистики грузоперевозок на базе 1С.

О компании

Рио-Норт — транспортно-логистическая компания из Самары, которая занимается морскими, железнодорожными и автомобильными перевозками. Основная специализация — перевозка тяжелых негабаритных грузов в труднодоступные места по всей России. Более 6 лет на рынке.

Как работали раньше

Вся база данных по перевозкам компании (заявки, договоры, данные по почтовым отправлениям) хранилась на Google Диске. Кроме того, на нем находились образцы писем, шаблоны договоров, внутренние файлы — в общем, все необходимые документы. Для каждого отдела компании был создан отдельный Google Диск. Второй инструмент — CRM-система, — использовался для хранения всей информации о клиентах.

По мере роста компании бизнес-процессы усложнились, часть из них было нужно автоматизировать. За годы работы расширился штат. Менеджерам стало неудобно работать в Google Таблицах — данных накопилось слишком много, их нужно было систематизировать.

Поэтому компания «Рио-Норт» обратилась к «Умной Логистике».

Директор «Умной Логистики» (в центре) Татьяна вместе с основателями компании «Рио-Норт» Денисом и Евгением.

Задачи, которые нужно было решить

Итак, исходя из потребностей клиента мы сформировали ключевые задачи:

Автоматизировать бизнес-процессы → оптимизировать работу логистов → сократить время на создание заявок минимум в 2 раза,
Систематизировать информацию в базах данных для быстрого поиска нужных данных и построения управленческих отчетов.

Как проходил процесс внедрения

Довольно сложно, но быстро.

Основной проблемой был перенос заявок из старых баз в «Умную Логистику», а именно заявок, по которым оставались дебиторская и кредиторская задолженности и долги по документам. Чтобы закрыть все заявки, первое время приходилось вести 2 базы одновременно.

С помощью специалистов «Умной Логистики» на полное внедрение ушел всего месяц. Выделенный клиент-менеджер бесплатно обучил сотрудников «Рио-Норт» всем функциям программы. Пользователи ввели начальные остатки, импортировали контрагентов и в первый же день обучения начали работать в программе. Затем они научились строить аналитические отчеты и разобрали, как именно использовать полученные данные для развития бизнеса.

Кроме того, большинство специалистов «Рио-Норт» прошли сертификацию: сдали тест на знание инструментов «Умной Логистики» и получили фирменные сертификаты.

Кстати, мы каждый день встречаем вакансии, где знание нашего сервиса указано как обязательное условие для трудоустройства. Поэтому сертификат нужен логистам, чтобы подтвердить свои компетенции.

Слева направо: менеджеры-логисты «Рио-Норт» — две Екатерины, руководитель отдела логистики Юлия

Мнение «Рио-Норт» об «Умной Логистике»:

— Нам понравилось, как работали специалисты поддержки, благодаря которым мы быстро внедрили Умную Логистику. Логисты стали оформлять заявки быстрее: за 7 минут вместо 20, что привело к росту объема заказов на 11%. А рентабельность бизнеса увеличилась на 8,6%.

Чего достигли

«Рио-Норт» систематизировали базы данных в «Умной Логистике», упростили бизнес-процессы и тем самым увеличили продуктивность сотрудников. Так, время на оформление одной заявки снизилось с 20 до 7 минут благодаря готовым шаблонам документов с уже загруженными печатью и подписью директора.

Что дал такой результат? Увеличение количества заказов на 11%. Рост лояльности заказчиков, поскольку они стали получать еще более качественный сервис благодаря автоматизации. Менеджеры стали быстрее отправлять заявки грузовладельцам, искать транспортные средства, рассчитывать ставки за перевозки и прочие задачи.

При этом все задолженности (и кредиторская, и дебиторская) теперь под контролем, благодаря отчетам по задолженности и просроченной задолженности. Процесс сбора долгов полностью автоматизирован: в «Умной Логистике» реализована система выписки претензий, то есть должникам прямо из программы приходят претензии от компании (информационные письма о задолженности, уведомления о приостановлении перевозок, предарбитражные уведомления, требования клиенту и перевозчику).

Отчетная аналитика показала рост рентабельности бизнеса на 8,6% за счет увеличения количества прибыльных заказов и снижения дебиторской задолженности.

Смотрите также интервью с основателями «Рио-Норт»: