Как снизить трудозатраты в 3 раза с помощью автоматизации логистики: опыт компании ЭлекКом Логистик

За полгода работы в Умной Логистике специалисты ЭлекКом Логистик существенно сократили время на обмен документами при согласовании рейсов с транспортными и экспедиторскими компаниями, снизили собственные трудозатраты при обработке заявок на транспортные услуги, а также нашли новых поставщиков транспорта. Рассказываем, каких еще результатов компания достигла с Умной Логистикой — профессиональной платформой для автоматизации транспортной логистики.

О компании

Компания ЭлекКом Логистик поставляет комплектующие от отечественных и зарубежных производителей: светотехники, защитной автоматики, кабельно-проводниковой продукцией. Также компания производит комплектные распределительные устройства, щитовое оборудования и блочно-модульные здания. Основные заказчики — компании нефтегазовой отрасли, электрогенерирующие компании и предприятия, работающие в атомной энергетике. У компании есть логистический центр в Чебоксарах и сеть региональных офисов продаж в городах Приволжского федерального округа. С помощью этой инфраструктуры компания аккумулирует, хранит, перераспределяет и поставляет продукцию на собственные и клиентские производственные площадки.

Почему ЭлекКом Логистик выбрали Умную Логистику

До внедрения Умной Логистики логисты принимали заявки, создавали рейсы, взаимодействовали с транспортными компаниями через электронную почту и другие каналы. Общения было так много, что в письмах и сообщениях было непросто найти нужную информацию — например, разобраться, с чем связана стоимость конкретной перевозки. К тому же на согласование одного документа с контрагентом раньше тратилось больше 15 минут — если менеджер группы транспортной логистики оформляет в день больше 10 заявок, то тратит на это больше 2 часов.

Компания использовала отдельный модуль системы управления транспортом. Это существенно облегчало обработку заявок поступающих из учётной корпоративной системы 1С и создание рейсов, однако не позволяло обмениваться документами по рейсу с транспортными компаниями в одном информационном поле. Чем больше росла компания, тем больше сотрудников нужно было для взаимодействия с транспортными компаниями. Решили продолжить автоматизацию и стали искать подходящий продукт, который позволит продолжать быстрый рост без раздутия штата.

Критерии для выбора были простыми:

1. В IT-решении должна быть возможность находить новые транспортные компании и обмениваться с ними документами. Также было важно, чтобы у решения была большая база пользователей для поиска новых поставщиков.

2. Интерфейс решения похож на интерфейс существующей системы учета данных — логистам не придется долго изучать программу.

3. Решение можно интегрировать с действующей системой учета данных.

Под эти критерии подошла Умная Логистика.

Задачи, которые нужно было решить

Настроить быстрый обмен документами с контрагентами.
Снизить трудозатраты.
Интегрировать Умную Логистику с существующей системой учета данных.
Получить новых поставщиков транспорта, готовых работать с компанией.

Команда проекта

Со стороны ЭлекКом — Геннадий Александров, директор по логистике.

Со стороны Умной Логистики — ведущий менеджер по внедрению Алиса и руководитель отдела внедрения Дария, ведущий инженер Николай.

Как происходило внедрение

В январе 2021 года начали работу по интеграции и внедрению программы. Компании понадобились доработки: интеграция с существующей системой учета транспорта и разработка печатной формы заявки. Стандартная форма не устроила, нужно было, чтобы информация была расположена более привычным для логистов образом.

Над интеграцией к существующей системе разработчики Умной Логистики и ЭлекКом Логистик работали совместно: ставили задачи, пробовали новые решения и смотрели, как они работают.

Дальше представители ЭлекКом обсуждали с поставщиками необходимость подключения к Умной Логистике. Их удалось убедить, обещав прозрачность сделок — в экосистеме можно легко увидеть ставки других транспортных компаний и понять, почему клиент выбирает тебя, а не конкурентов.

Сотрудники ЭлекКом Логистик быстро привыкли к новому IT-решению. Логика интерфейсов используемой системы и Умной Логистики почти совпадала — логисты быстро уловили алгоритм заполнения и отправки документов и почти не переучивались. Они переживали, что будут проблемы с интеграцией, и придется переносить данные из одной системы в другую, но проблем не возникло и данные переносились автоматически.

Каких результатов достигли

1. Трудозатраты снизились в три раза. Измерение проводили с помощью метода «фотография рабочего дня» — записывают все рабочие процессы сотрудника за день и смотрят, сколько на них тратится времени. В итоге посчитали, что на оформление одной заявки и дальнейший обмен всеми документами тратится от 10 до 15 минут. С помощью Умной Логистики эту процедуру удалось сократить до 3-4 минут. Если на стороне транспортной компании специалист обучен, то как правило, это происходит даже быстрее — 2-3 минуты после аукциона и до готового подписанного документа. В год таких заявок у ЭлекКом от 15 до 30 тысяч — в итоге экономия получается существенной, до 6 000 часов.

В итоге получилось снять нагрузку по оформлению с логистов и нанять отдельного администратора. Логисты ищут поставщиков и договариваются с ними, а администратор оформляет заявки и платежные документы, заполняет ТТН.

2. Нашли новых поставщиков. Начали работу в Умной Логистике с 7 поставщиками, за полгода их количество увеличили до 16.

3. Стали эффективнее общаться с поставщиками. Теперь логисты могут выбирать те компании, что соответствуют их требованиям: страхуют грузы, соблюдают договор, выделяют НДС.

4. Измеряют эффективность перевозок. С помощью Умной Логистики легко получать аналитическую информацию по проведенным торгам. Логисты могут увидеть все ставки, назначенные на аукционе, понять среднерыночную цену и сделать выводы для следующих торгов.

Отзыв

Самое главное, что нам нравится в работе с Умной Логистикой — мы достигли поставленных целей и сократили трудозатраты логистов в три раза. Теперь они могут заниматься поиском клиентов, а оформлением документов занимается отдельный специалист.

Специалисты Умной Логистики всегда на связи. Если у нас возникают вопросы или проблемы, они отвечают быстро и доходчиво, так что мы сразу можем продолжать работу в системе.

Геннадий Александров, директор по логистике ЭлекКом Логистик.

Сегодня необходимо использовать самые современные технологии для управления транспортной логистикой на предприятиях любого масштаба. Это позволяет сокращать затраты на логистику, оптимизировать ежедневные рабочие задачи сотрудников и управлять цепями поставок из любой точки мира.

Запишитесь на онлайн-экскурсию по технологиям «Умной Логистики» по ссылке.