Как работать с электронными транспортными накладными (ЭТрН) в Умной Логистике

Бумажные транспортные накладные часто становятся узким местом для обеих сторон:

• документы теряются при пересылке;
• подписи собираются долго;
• бухгалтерия не может закрыть рейс и провести оплату;
• статус документов приходится выяснять через звонки.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) решает все эти проблемы — документы оформляются и подписываются онлайн. Быстрее оформили и закрыли — быстрее провели и получили оплату.

В Умной Логистике работа с ЭТрН встроена прямо в систему управления перевозками: документ создается из заявки, автоматически заполняется и проходит все этапы подписания внутри системы.

Узнаете:

• Как работает ЭТрН в Умной Логистике
• Как оформляют перевозку с ЭТрН
• Где контролировать статус документа
• Какие еще есть сценарии работы с ЭТрН: от оформления стоимости до переадресации
• Почему выгоднее работать с ЭТрН
• Как подключить ЭТрН

ЭТрН — это цифровая версия транспортной накладной, которую участники перевозки подписывают последовательно.

В процессе участвуют три стороны:

• грузоотправитель
• перевозчик
• грузополучатель

Каждый из них подписывает свой титул документа.
В Умной Логистике оформление ЭТрН встроено в рабочий процесс:

1. Создается перевозка.
2. Формируется электронная накладная.
3. Участники подписывают титулы — каждый на своем этапе.
4. После подписания последнего титула система отмечает перевозку как завершенную.

Данные о перевозке автоматически подтягиваются в ЭТрН. Не нужно с нуля вручную вводить данные об участниках обмена, водителе, датах погрузки и разгрузки и самом грузе. Информация переносится из документа основания — заявки на перевозку.

При этом ЭТрН можно создавать:

• из заявки;
• из транспортной накладной;
• из документа заказа;
• из формы «Детали заказа»;
• из журнала ЭТрН в рабочем столе.

В Умной Логистике рабочий стол ЭТрН показывает этапы работы с электронными документами — чтобы вы видели, что и когда нужно оформить.

Как проходит оформление перевозки с ЭТрН

Процесс оформления ЭТрН повторяет реальный сценарий перевозки.

Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную. Часть данных система заполняет автоматически на основе документа основания. Чаще всего это заявка на перевозку. 

В документ подтягиваются:

• сведения об участниках перевозки: грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе;
• сведения о водителе;
• даты подачи, убытия и прибытия транспорта.

В ЭТрН нужно указать сведения о грузе. Тут поможет справочник учета грузов в Умной Логистике. Отсортируйте список и добавьте нужную номенклатуру или введите ее вручную. Оператор также вручную заполняет информацию о состоянии груза и упаковке.

Если какое-то из обязательных полей не заполнить, система покажет уведомление. Нажмите на него и заполните данные.

После проверки документ подписывается и отправляется перевозчику.

Когда перевозчик принимает груз, он оформляет Титул 2.

На этом этапе перевозчик может оставить замечания во вкладках:

• «Замечания перевозчика»: например, добавить время прибытия, погрузки или данные о состоянии груза, веса — так вы защитите себя от будущих споров;
• «Отметки, акты, штрафы»: например, зафиксировать проезд через весогабаритный контроль или штраф.

Если перевозчик согласен с данными, указанными в Титуле 1, — достаточно нажать «Подписать». Если нет — можно отказаться от подписи. 

После подписания документ отправляется грузополучателю.

Грузополучатель получает документ в своей системе и из журнала ЭТрН оформляет Титул 3. 

Грузополучатель указывает:

• место, дату и время фактической выгрузки;
• состояние груза во время приемки.

В блоке «Решение о приемке» нужно выбрать «отказ» или «принять».

Если выбираете «отказ», укажите причину, почему груз не принят. Для этого появится специальное окошко.

Если выбираете «принять», нужно указать «частично» или «полностью».

Если груз приняли частично, укажите фактическое количество мест и массу брутто.

Остальные сведения заполняются автоматически по данным титула от грузоотправителя и перевозчика:

• сведения о сторонах перевозки: грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе;
• сведения о транспортном средстве — заполняются по данным Титула 1 от грузоотправителя или Титула 2 от перевозчика.

Когда Титул 3 оформили и подписали, документ возвращается перевозчику.

Статусы Титулов отображаются в рабочем столе модуля ЭТрН. Как только прошла приемка, то есть грузополучатель получил груз и подписал Титул 3, перевозчик подтверждает факт сдачи груза на выгрузке, добавляет замечания, если нужно. Так оформляется Титул 4.

После подписания Титула 4 перевозка официально завершается, а документы закрываются.

В Умной Логистике это можно делать в двух пространствах.

Рабочий стол показывает документы, по которым требуется действие пользователя. Например:

• нужно подписать титул;
• нужно проверить документ;
• документ получен от контрагента.

Статус документов визуально подсвечивается, а за каждым этапом закреплена соответствующая задача: на оформление, внесение данных и подписание. Так вы видите, на каком этапе находится документ.

Журнал содержит все электронные накладные.
Здесь можно:

• найти любой документ;
• посмотреть этап подписания;
• проверить статус перевозки.

История документов сохраняется в системе и доступна для просмотра.

Помимо базового оформления перевозки система поддерживает дополнительные сценарии.

После завершения перевозки можно оформить стоимость перевозки отдельными титулами — это Титулы 5,6.

Если в процессе перевозки меняется грузополучатель, это можно оформить в электронном документе.

В системе поддерживается сценарий смены водителя или транспортного средства во время перевозки.
Это позволяет корректно оформлять сложные перевозки.

Работа с ЭТрН в Умной Логистике упрощает оформление перевозочных документов. Система помогает автоматизировать несколько задач.

При создании ЭТрН часть информации подтягивается из заявки: маршрут, участники перевозки, транспорт, водитель. А это значит — вам не нужно тратить время и силы на ручной ввод, при этом вы застрахованы от ошибок.

Система проверяет документ перед подписанием. Если обязательные поля не заполнены, они подсвечиваются. Это помогает избежать ошибок в документах.

В системе видно:

• на каком этапе находится документ;
• кто должен его подписать;
• когда был подписан титул.

Это позволяет контролировать процесс оформления перевозки.

Все электронные накладные хранятся в системе. Не нужно искать в папках нужный документ. Прямо в журнале легко проверить статус и историю подписания.

Для бизнеса есть ощутимые бенефиты, кроме удобства в работе.

Не нужно тратить деньги на бумагу, распечатку и пересылку документов.

Документы передаются за секунды вместо часов и недель ожидания доставки. Быстрее закрыли перевозку — быстрее провели и получили оплату.

Данные хранятся на российских серверах — по требованиям 140-ФЗ. Со стороны власти к вам не будет претензий, ведь, работая с ЭТрН в Умной Логистике, вы соответствуете закону и передаете документы сразу в ГИС ЭПД через аккредитованного Минтрансом оператора Контур.

Если вы еще не работаете в Умной Логистике, вам доступны два сценария подключения.

1. Подключить вручную

Для этого нужно найти оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом, провести подключение с помощью ИТ-специалистов, обучить сотрудников и протестировать систему хотя бы на одном из перевозочных документов — ЭТрН.

Такой переход может занять до шести месяцев. А именно столько осталось до обязательной ЭТрН на момент марта 2026.

2. Использовать готовое решение

В Умную Логистику уже интегрирован модуль ЭТрН от Контур.Диадока — Контур входит в список операторов ИС ЭПД, аккредитованных Минтрансом.

Переход на ЭТрН с Умной Логистикой занимает три дня. При этом не нужно ломать голову над подключением и привлечением ИТ-специалистов — мы со всем поможем.

Если в уже работаете в Умной Логистике, чтобы начать работу с электронными накладными, нужно подключить модуль ЭТрН.

Для этого:

1. настраивается интеграция с оператором электронного документооборота
2. выполняется подключение через мастер настройки
3. подготавливаются справочники системы.

После настройки пользователи смогут создавать и подписывать ЭТрН прямо в системе.

Электронная транспортная накладная — это новый стандарт оформления перевозочных документов.

В Умной Логистике она становится частью рабочего процесса перевозки:

• документ создается из заявки;
• данные заполняются автоматически;
• весь процесс движения документа прозрачен;
• статус перевозки всегда под контролем.

Не тратьте время и деньги в ожидании императива с 1 сентября 2026 года. До него осталось всего 6 месяцев, а это именно столько, сколько занимает внедрение ЭДО с ЭТрН вручную. 

Доверьтесь готовому решению и перейдите на ЭТрН за 3 дня. Записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — расскажем, с чего начать и как сделать адаптацию бережной к вашим процессам.