Как отследить рентабельность в сложных перевозках: отчеты, инструменты для аналитики

Как отследить прибыльность в сложных перевозках

05.12.2025

Автор: Анастасия Витович

Сложными называют перевозки, где условия рейса выходят за рамки схемы «из точки А в точку Б». Например, многоадресные перевозки с несколькими точками погрузки, перевозка скоропортящихся грузов или рейсы, для которых нужен уникальный маршрут с несколькими точками.

Сложные перевозки

В сложных перевозках много переменных — простои, дополнительные точки, задержки, спецработы — и без отдельного учета эти затраты теряются в общей статистике. Поэтому нужна аналитика, которая показывает, какие цепочки работают в убыток, а какие процессы нужно доработать.

Разобрали три варианта учета сложных перевозок: как работает, в чем плюсы и минусы.

1. Excel-таблицы
2. Яндекс Форма + таблица + BI
3. Автоматизированный отчет по сложным перевозкам

1. Excel-таблицы

Excel подходит, когда нужно быстро собрать базовые данные по перевозкам и понять, какие заявки дают маржу. Но в сложных перевозках результат зависит не только от километров и ставки — большую роль играют отклонения от плана: дополнительные точки, ожидания, перегрузы, ночные окна, сторонние работы. Таблица может учесть это только в одном случае: если человек внес всю информацию по рейсу.

Как настроить таблицу

Создайте один лист «Перевозки» с четырьмя блоками:

Маршрут: дата, клиент, откуда → куда, дополнительные точки.
План: пробег, ставка, время в пути.
Факт: фактический пробег, топливо, платные дороги, простои по видам, доп. работы, расходы водителя.
Результат: себестоимость (формула), цена, маржа.

Этой структуры достаточно, чтобы видеть, где рейс отклонился от плана и как это повлияло на итог.

Как работать с таблицей

— Логист заполняет план при назначении рейса.
— Факт вносится в течение 24 часов после завершения, чтобы не потерялись простои и дополнительные работы.
- В таблице должны быть только поля, напрямую влияющие на себестоимость.

Плюсы и минусы способа

+ Быстрый старт.
+ Все данные собраны в одном месте.
+ Подходит при небольшом объеме и однотипных перевозках.

– Ручной ввод → ошибки неизбежны, особенно в мелких расходах и простоях.
– Таблица быстро теряет структуру, если перевозок много и они разные.
– Отклонения записываются фрагментарно, а именно из-за них сложная перевозка становится убыточной.
– Сложно выстроить честный план-факт, потому что факт зависит от дисциплины людей.

2. Яндекс Формы + таблица + BI

Когда по одной таблице сложно составить полную и логичную аналитику, на выручку приходят Яндекс Формы и BI (Business Intelligence). С помощью форм вы сами задаете нужные поля для ответов, а BI работает как инструмент для анализа и визуализации превращает данные в наглядные графики и сводки.

Как настроить процесс

1) Сделайте Яндекс-форму с обязательными полями: клиент, маршрут, дополнительные точки, пробег, топливо, платники, простои, дополнительные работы, расходы. Форма помогает собирать данные одинаково — без разночтений и пропусков.

2) Настройте автоматическую запись ответов в таблицу.
Все данные будут падать в один файл.

3) Подключите BI.
BI строит отчеты, в которых видно:
— маржу по типам перевозок;
— убыточные заявки и клиентов;
— план-факт по пробегу и времени.

Как работать

После рейса водитель или логист заполняет форму → таблица обновляется → BI сразу показывает обновленную аналитику.

Фактически процесс выглядит так:
форма → таблица → BI → готовая сводка без ручных расчетов.

Плюсы и минусы способа

+ Единый формат данных.
+ Наглядные отчеты и быстрые выводы.

– BI отображает только то, что внесли — если забыли указать простои или дополнительные работы, BI их не покажет.
– Человеческий фактор остается — данные нужно вносить вручную, есть риск ошибок.
– Удлиняется цепочка аналитики: нужно вносить данные в отдельную форму, чтобы получить анализ.

3. Автоматизированный отчет по сложным перевозкам

Удобнее всего, когда данные из заявок и других документов по каждой сложной перевозке включаются в аналитику автоматически. Например, в Умной Логистике можно строить отчеты по сборным перевозкам и мультиперевозкам.

Можно за определенный период сформировать отчет для экспедитора и перевозчика. В нем отображаются номера сложной перевозки и заявки, маршрут, даты, заказчик, ставка, маржа или прибыль и другие параметры.

Не нужно ничего вводить вручную — данные подтягиваются автоматически на основе ранее созданных документов. Так что нет риска ошибиться или забыть внести данные.

Записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — расскажем, как смотреть аналитику даже в сложных цепочках перевозок.

При подключении Умной Логистики до конца этого года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год. Переходите на обязательный ЭДО уже сейчас выгодно и комфортно.