Контроль складов для транспортной компании: инструменты для бухгалтеров и менеджеров складов

Как контролировать все склады, чтобы избежать недостач и расхождений в документах

19.11.2025

Автор: Анастасия Витович

Эта статья поможет бухгалтерам и менеджерам складов понять, как сделать складской учет понятнее и проще: чтобы ни один товар не потерялся, а суммы и количество в документах всегда сходились с реальностью.

Уследить за складом — та еще задачка со звездочкой. Тут не записали поступление, здесь остатки не сошлись, там вообще товар потерялся, пока перевозили между складами. И главное — ищи потом концы, нужно же запомнить, кто и где материально ответственный.

Ошибка, которая съедает время и нервы бухгалтера ТК

Представьте: нужно одновременно следить за поступлением и перемещением товаров, контролировать материально ответственных и сверять остатки на складах после перевозок.

Даже с десятком добротных Excel-таблиц сложно управиться. Тут начинаются проблемы: приходится компенсировать недостачу, тратить время на исправление ошибок и сверять фактическую ситуацию на складе с бумагами.

Главная ошибка — нет целостной системы, чтобы отслеживать все. Для таких случаев подходят автоматизированные программы.

5 инструментов для контроля складов

Чтобы данные по складу не расходились, удобнее оформлять их в одном месте. Например, в Умной Логистике пять простых инструментов позволяют работать так.

1. Склады

Инструмент помогает сориентироваться даже в десятках складов и за два клика найти материально ответственного. Не нужно запоминать имена и фамилии — все хранится в справочнике и закреплено за конкретным складом.

2. Наименование товара на складах

Приведите наименования к единому виду и добавляйте новые — больше никаких «колёс», «кооолес» и «колесс». Так данные не будут расходиться из-за дублей.

3. Поступления

Помогает фиксировать данные без ошибок и собирать их в одном месте. Достаточно выбрать организацию и ввести сумму. Это работает и с добавлением услуг.

4. Перемещения и списания

Показывает, куда именно ушел товар. В журнале отражается количество и склады-отправители и получатели. Также видно, когда товар списали со склада.

5. Ведомость по товарам

В одном окне видны приходы, расходы, начальный и конечные остатки. Не нужно считать вручную — отчет строится автоматически на основе документов в системе. Помогает заметить пропажу товара и отреагировать.

Когда помогает автоматизированный складской учет

Разбираем, как инструменты вручают в конкретных ситуациях.

1. Когда приходит новая партия товара

На склад привезли 40 коробок. Бухгалтер второпях внес не в ту таблицу. Когда пришло время ревизии, данные не сошлись. С программой такого не будет, ведь есть только один журнал учета.

2. Когда товар перемещают между складами

Не нужно оставлять пометки в Excel-таблице или искать упоминание о перемещении по перепискам. В таблице отражается с какого на какой склад перевезли груз.

3. Когда нужно закрывать месяц или подготовиться к ревизии

Бухгалтер открывает оборотку и видит расхождение по нескольким позициям. Раньше это означало собирать файлы, уточнять документы у ответственных и сверять данные вручную. Теперь он открывает «Ведомость по товарам» на нужную дату: приход, перемещение и остатки собраны в одном отчете.

Почему выгодно использовать автоматизированную систему

Закрываете месяц без гонки в последний день

Документы по поступлениям и перемещениям оформляются в тот же день:
→ бухгалтеру не нужно собирать хвосты и вручную сводить остатки
→ отчетность закрывается спокойно и в срок.

Легче обнаружить ошибку или недостачу

В программе видны все операции: от поступления до перемещения и списания:
→ бухгалтер сразу понимает, где возникло расхождение, и не тратит полдня на пересчет и звонки материально ответственным.

Меньше лишних звонков и переписок

История движения доступна в одном месте
→ бухгалтер сразу видит, что произошло с конкретной позицией
→ решение принимается быстро, без выяснения, когда все пошло не так.

Если вы хотите работать со складами спокойно и без ошибок — запишитесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике. За 20−30 минут расскажем, какие инструменты облегчают жизнь бухгалтерам и менеджерам складов.

При подключении Умной Логистики до конца года — бесплатная ЭТрН весь 2026 год. Переходите на электронный документооборот с комфортом.