Как избежать высокой задолженности заказчиков в сфере грузоперевозок

Заказчики, которые кидают

Наболевшая тема, которая часто эмоционально обсуждается на форумах логистики — крупные долги заказчиков. Проблема, к сожалению, характерна для большинства транспортных компаний, ведь на перенасыщенном рынке грузоперевозок необходимо предоставлять заказчику возможность отсрочки, иначе он просто не обратится в вашу компанию.

Руководители в погоне за количеством заказов не прекращают совершать сделки с заказчиками, которые уверяют, что оплатят немного позже. Доверяют, ждут денег от «надежного, проверенного временем» заказчика, который просит войти в положение и дать отсрочку — снова и снова.

А потом заказчик в один миг становится банкротом, соответственно долги не вернет. Наступает кризис: долгов накопилось много, перевозчикам платить нечем. Не заплатите перевозчикам — как минимум вас окрасят в красные звезды на АТИ. Найти новые заказы в таком случае будет значительно сложнее.

Главная задача — контролировать просроченную задолженность

Безоговорочное доверие — это не про бизнес. В особенности если говорим про грузоперевозки: обман происходит то тут, то там. Поэтому если лимит задолженности заказчика исчерпан (если его нет, обязательно установите), лучше прекратить заключение сделок с данным контрагентом.

При этом стоит ежедневно контролировать текущую просроченность долгов заказчиков. В «Умной Логистике» реализован «Отчет по просроченной задолженности», с помощью которого удобно контролировать дебиторскую (и кредиторскую тоже) задолженность.

Отчет показывает сумму общей задолженности и просроченных по договору долгов, причины отсрочки и планируемые даты ожидания оплаты.

Построив отчет «По заказчикам», вы поймете, кто из заказчиков имеет наиболее крупную задолженность перед вами. Отчет «По менеджерам» покажет, кто из сотрудников допускает наибольшую сумму просрока и не собирает выручки с клиентов. Если вам необходимо посмотреть только заявки с просроченной задолженностью, вам нужен отчет «Только просроченная».

При этом анализ результатов отчета не отнимает много времени, поскольку он предоставляет глубокую аналитику, в которой легко разобраться и оперативно принять верные управленческие решения.

Мотивировать логистов

Во многих компаниях менеджеры-логисты получают зарплату по факту погрузки/разгрузки, а не по факту прихода денег. Неудивительно, что в таком случае у сотрудников нет мотивации в сборе дебиторской задолженности. Заказов много, а платить перевозчикам нечем.

Поэтому менеджеры «Умной Логистики» всегда рекомендуют клиентам добавлять в систему мотивации логистов сбор денег от заказчиков, чтобы обеспечить эффективный контроль за дебиторской задолженностью.

«Выбивать долги» грамотно

Чтобы менеджер-логист не выполнял обязанности коллектора, важно четко выстроить бизнес-процесс по работе с дебиторской задолженностью. Выстроить так, чтобы ему не приходилось ежедневно обзванивать должников с требованием оплаты перевозки.

В этом поможет «Система выписки претензий»: пользователи «Умной Логистики» могут автоматически формировать аккуратные и юридически правильно оформленные претензии, а затем отправлять их контрагенту на почту прямо из программы.

Виды претензий могут быть следующие:

• информационное письмо,

• уведомление о приостановлении перевозок,

• предарбитражное уведомление,

• требование Клиенту,

• требование Перевозчику.

Подробнее о выписке претензий мы писали здесь.

По опыту пользователей «Умной Логистики» в более чем 90% случаев недобросовестные компании пугаются, получив грамотную и «серьезно» оформленную претензию, и выполняют свои обязательства.

Применение вышеописанных инструментов позволяет избежать высокой задолженности заказчиков. Кроме того, работа по контролю за дебиторской задолженностью необходима не только ради отслеживания информации по должникам: руководитель получает доступ к реальной информации о состоянии оборотных средств на тот или иной период.

Полученная информация помогает руководителю планировать расходы компании, а без планирования, как известно, бизнес не может долго оставаться на плаву.