УПД: что такое, зачем нужно, как оформить быстро

Чем меньше документов — тем легче работать. Универсальный передаточный документ тому подтверждение, ведь он заменяет пакет других файлов. Сейчас его можно оформлять в бумажном и электронном виде, но уже в следующем году ситуация изменится. Так что лучше начать готовиться к этому уже сейчас.

Что такое УПД

Рассказываем, что такое УПД в бухгалтерии, как работает в грузоперевозках, что такое статусы в УПД, когда электронный формат станет обязательным и как составлять документ за минуту без ошибок.

Что такое УПД и какие нюансы работы с УПД в грузоперевозках

УПД — универсальный передаточный документ. Его используют, чтобы оформить результат перевозки, подтвердить расходы и, при необходимости, передать НДС к вычету. УПД заменяет счет-фактуру и один из первичных документов: товарную накладную или акт оказанных услуг.

Важно: УПД — бухгалтерский документ, а не транспортный. Он закрывает услугу перевозки, но не подтверждает сам факт перевозки — для этого нужна транспортная накладная

УПД в грузоперевозках идет в паре с ТрН. Документ должны совпадать по датам, маршруту и объему перевозки. Но в грузоперевозках почти всегда происходят изменения по пути: меняется время погрузки, маршрут, вес груза, добавляются точки выгрузки или простой водителя.

Все эти изменения фиксируются в транспортной накладной — документе, который отражает фактическое выполнение перевозки. Поэтому УПД всегда составляют только после завершения рейса, когда есть факт доставки и точная информация.

Статусы в УПД: зачем нужны и как работают

В УПД есть два статуса — 1 и 2. Они показывают, какую роль документ выполняет в учете.

Статус 1 — УПД = первичный документ + счет-фактура

Документ одновременно:

подтверждает услугу,
содержит счет-фактуру для НДС.

Используется, когда:

перевозчик работает на ОСНО и выставляет НДС;
бухгалтеру грузовладельца нужен НДС к вычету.

Статус 2 — УПД = только первичный документ

В статусе 2 УПД подтверждает услугу, но не выступает счетом-фактурой.

Подходит, когда:

перевозчик работает на УСН, тогда НДС нет;
в цепочке нет НДС;
нужен только первичный документ для расходов.

Какой статус нужен в грузоперевозках

Все зависит от того, на каком режиме работает перевозчик.

Если ТК на ОСНО — нужен статус 1. Потому что:

транспортная компания выставляет НДС;
грузовладелец принимает НДС к вычету;
документ должен быть и актом, и счетом-фактурой.

Если ТК на УСН — всегда статус 2. Потому что:

НДС нет;
счет-фактура не нужна;
закрытие услуги оформляется только первичкой.

Обязательный УПД с 2026 года

С 1 января 2026 года компании должны будут оформлять УПД в электронном виде. Это еще один шаг к единому электронному стандарту. Напомним, что с 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательными.

Чтобы переход на ЭДО прошел комфортно, стоит начинать уже сейчас. Поэтому при подключении к Умной Логистике до конца года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год.

3 главные причины, из-за которых УПД в логистике постоянно переделывают

1. Несовпадение с фактом перевозки

Дата, маршрут, вес, точки или доплаты не совпадают с тем, что отражено в транспортной накладной (ТрН). УПД должен закрывать именно фактическую услугу — любые расхождения приводят к возврату.

2. Ошибки в реквизитах и статусе

Опечатки в юрлицах, перепутанный КПП, старая организация или неверно выбранный статус (1 или 2) — такие документы грузовладелец не сможет принять в расход или поставить в вычет.

3. Возвраты со стороны бухгалтера ГВ

Даже корректно оформленный технически УПД могут вернуть вручную: если суммы не совпадают с договором, нет подтверждений по доплатам, маршрут оформлен неудобно или формат табличной части не соответствует требованиям компании. Пока исправления не внесены, оплата не двигается.

Как составить УПД за минуту в Умной Логистике

В Умной Логистике документ формируется автоматически. Система собирает данные из других документов, поэтому бухгалтеру остается только проверить и распечатать.

Почему это экономит время и снижает ошибки

Реквизиты сторон и сумма услуги подставляются автоматически — меньше ручного ввода и опечаток.
Наименование услуги формируется на основе данных заявки, поэтому документ не расходится с фактом перевозки.
Статус, дата и реквизиты оформляются корректно — меньше возвратов со стороны бухгалтера ГВ.
Печатная форма УПД соответствует требованиям ФНС — документ принимают без переделок.

Хотите перейти на электронный формат документов без стресса и с меньшими затратами — записывайтесь на экскурсию по Умной Логистике. Узнаете, как работает ЭДО в логистике и почему это облегчает работу бухгалтеру, логистам и руководителю компании.

При подключении Умной Логистики до конца 2025 года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год. Для транспортных компаний действует акция по удвоению счета — подробности читайте в посте.

УПД для грузоперевозок: что это такое и как оформлять документ без переделок