Коммерческое предложение для грузоперевозок: пример, структура и как составить за минуту

Клиент просит ставки по направлениям, а коммерческое предложение еще не готово. Нужно найти тарифы, собрать таблицу маршрутов, оформить документ, проверить цифры — и все это желательно как можно быстрее. В итоге на подготовку КП уходит час или больше. Пока вы собираете документ, клиент уже получает предложения от других перевозчиков. 

Разобрались, как составлять коммерческое предложение транспортной компании за минуту, чтобы привлечь новых клиентов. 

Узнаете:

• Что такое коммерческое предложение в грузоперевозках
• Что должно быть в документе
• Как выглядит образец коммерческого предложения
• Как работать с шаблоном коммерческого предложения
• 3 причины создавать коммерческое предложение в автоматизированной системе

Коммерческое предложение (КП) на перевозку — это документ с условиями сотрудничества перевозчика и заказчика. В нем указывают направления, цены и другие условия работы, например, скидки. 

Коммерческие предложения бывают:

• «холодными» — их отправляют без предварительного разговора с заказчиком;
• «горячими» — пишут под конкретного контрагента уже после того, как в разговоре уточнили детали. 

У обоих видов похожая структура, от которой и зависит успех предложения: ответит клиент согласием или молчанием.

Стройте документ вокруг практической информации — той, которая интересна заказчику. Не пытайтесь вместить в один абзац все успехи компании. Заказчику неинтересно, что вы возите по 1 000 направлений и быстрее всех доставляете даже в непогоду. Оставьте это на десерт. Сначала покажите заказчику маршруты, под которые он ищет исполнителя, и ставки. Так вы заявите: «У нас есть то, что вам нужно».

Почему так лучше: объясняем на примере питьевого йогурта.

Представьте, вы пришли в магазин молочной продукции и спрашиваете у продавца: «Есть у вас питьевой йогурт?». А он вам отвечает: «У нас в магазине более 150 разновидностей йогурта. Его делают из свежайших ингредиентов!». Как быстро вы потеряете интерес к магазину? 

С коммерческим предложением так же. Если вывалить на заказчика общую информацию, которую он не просил, вряд ли он поймет, что ему нужна ваша компания.

Что должно быть в хорошем коммерческом предложении на перевозку.

1. Направления перевозок

Добавьте популярные маршруты контрагента.
Чтобы узнать их, последите за активностью заказчика на площадках: на какие направления чаще ищет исполнителей и на какие нужны партнеры прямо сейчас. 

2. Ставки по направлениям

Удобнее всего оформить тарифы в форме таблицы: города погрузки, разгрузки, цена с НДС или без. 

3. Условия работы

Здесь указывают важные детали перевозки. Например:

• типы транспорта или полуприцепов;
• сроки доставки;
• особенности перевозки груза;
• оформление документов;
• страхование груза.

Этот блок помогает клиенту понять, подходит ли перевозчик под его требования.

4. Коротко о компании

Длинная история компании здесь не нужна. Достаточно нескольких фактов:

• опыт работы;
• география перевозок;
• крупные клиенты — это ваше социальное доказательство, что вам можно доверять.
• особенности сервиса: через какую программу работаете, как оформляете договоренности и другие детали.

5. Контакты и следующий шаг

Укажите в конце документа или письма:

• телефон и почту ответственного лица;
• ФИО и должность того, с кем можно связаться по почте или номеру.

Вот упрощенный пример того, как может выглядеть КП на грузоперевозки.

Но на заполнение иногда приходится тратить часы. И даже это не гарантия, что все будет без ошибок. 

Можно пойти по одному из сценариев.

Путь займет от 30 минут до 1,5 часов. Чтобы составить КП для грузоперевозок, нужно:

1. Изучить направления заказчика, отобрать те, по которым возите вы.
2. Актуализировать ставки по маршрутам.
3. Поднять предыдущие коммерческие предложения, чтобы скопировать структуру. Если таких нет — разработать структуру с нуля вручную.
4. Перезаполнить таблицу вручную, вписать города и тарифы.

А вот как это часто выглядит в реальности.

Пятница, вечер. Менеджер по продажам Михаил открывает предыдущие коммерческие предложения, смотрит тарифы на площадках или переписки и пытается актуализировать тарифы.

Спустя 40 минут путешествий по папкам и чатам Михаил наконец собирает новое коммерческое предложение. Начинается скучная ручная работа: скопировать-вставить, заменить, перепроверить. Под конец недели внимательность низкая, легко промахнуться в цифре и не заметить ошибку.

На самом деле Михаил мог сделать все за минуту — нужно только автоматизировать процесс. Так ошибок из-за ручного ввода будет меньше и информация не перепутается — ведь на деле приходится работать сразу с несколькими КП. 

В Умной Логистике простые и понятные коммерческие предложения создаются за минуту — автоматически.

1. Не нужно искать ставки — они подтягиваются из журнала ставок, куда попадают из заявок. Так что тарифы в КП будут всегда актуальны.
2. Добавляйте нужные маршруты за два клика — отмечайте их галочкой и находите быстрее с помощью фильтров по городам погрузки и разгрузки.
3. Не нужно настраивать таблицу вручную — система формирует ее сама.

Отправить КП — полдела. Нужно следить за статусом документа и не забыть связаться по нему с заказчиком или его юристами. Создайте задачу или напоминание о следующем шаге по КП прямо из документа.

В Умной Логистике для этого разработали специальный блок «Взаимодействия по этому коммерческому предложению». Добавьте заметку и сохраните — она отразится в системе в разделе «Мои задачи».

В итоге коммерческие предложения сохраняются вместе с историей работы с клиентом. Благодаря этому:

• вы отслеживаете отправленные предложения;
• видите историю взаимодействия;
• планируете дальнейшую работу с клиентом.

Если создавать документ вручную, проще работать с шаблоном или предыдущими коммерческими предложениями. Достаточно взять файл и изменить контент под конкретного заказчика. 

Главная проблема: исходный шаблон легко потерять. А переделки старых КП чреваты ошибками. Тут не поправили ставки, там потеряли логотип, здесь не указали контакт. 

В Умной Логистике шаблон коммерческого предложения настраивается один раз — после этого система формирует документы автоматически по заданной структуре. Шаблон невозможно потерять — он хранится в программе.

Настройте коммерческое предложение под свою компанию:

• добавьте логотип и фирменные элементы компании;
• заранее впишите информацию об организации;
• добавьте блоки со спецпредложениями, сведениями об автопарке или другими важными данными. 

С готовым уникальным шаблоном легко поддерживать единый стиль в коммуникациях. При этом на составление документа уходит не больше нескольких минут.

Грамотное коммерческое предложение — сильный инструмент продаж.

• Экономите часы на ручной работе и не допускаете ошибок.
• Контролируете взаимодействие с клиентами по конкретным КП — создаете напоминания по КП в два клика без хаоса в делах.
• Используете только актуальные и согласованные ставки — тарифы подтягиваются из заявок на реальные перевозки.

Бонус: делаете автоматизированный шаблон уникальным — таким, который будет работать на задачи вашей компании.

Составляйте коммерческое предложение за минуту, пока другие тратят часы — и забирайте грузы быстрее. Записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — расскажем, как система упрощает работу и помогает находить новых партнеров.