Как я автоматизировал работу своей транспортной компании за 2 месяца и повысил маржинальность бизнеса с 8% до 15,6%

Как я автоматизировал работу своей транспортной компании за 2 месяца и повысил маржинальность бизнеса с 8% до 15,6%

Алексей Быстров

Основатель и генеральный директор
транспортной компании «‎МДМ АТЛАНТ»

Меня зовут Алексей Быстров, и с 2017 года я основатель транспортной компании «МДМ АТЛАНТ». 15 лет мы работаем на рынке логистики и входим в ТОП-10 перевозчиков в Санкт-Петербурге (по версии биржи грузоперевозок ati. su).

В 2022 году мы переквалифицировались на внутрироссийский рынок и, помимо перевозок собственным транспортом, начали экспедировать грузы.

Сейчас специализируемся на контейнерных и мультимодальных перевозках, а также грузоперевозках тентованными фурами. Планируем начать активную работу с Китаем, увеличить штат и объемы перевозок в пять раз и перевозить грузы ЖД-транспортом.

Как и почему я решил автоматизировать свой бизнес?

Два года назад, когда мы начали экспедировать грузы, стало сложно объединять управление собственным и наемным автопарками. Тогда мы всерьез задумались о том, чтобы автоматизировать большие бизнес-процессы компании.

Нужна была программа, которую можно сразу запустить в работу и не тратить время на долгую настройку. Основной запрос, наряду с контролем парка, был в упрощении работы сотрудников: например, создание заявок, оформление транспортных и бухгалтерских документов и прочее.

Кстати, заметил, что многие предприниматели оттягивают начало автоматизации до того момента, когда работать по-старому уже невозможно. В этом случае компанию могут ждать серьезные потрясения и потеря важных документов, так как внедрять новые решения рано или поздно придется, но это будет происходить в максимальной суматохе и стрессе.

Как я выбирал систему и остановился на Умной Логистике?

Вариантов программ для автоматизации много, проштудировали весь рынок, но «лучшую» так и не нашли, признаюсь честно. После долгих размышлений, обратились за советом к нашим партнерам, которые показали Умную Логистику. Мы ознакомились и приняли решение — это то, что нам нужно.

Умная Логистика оказалась самой подходящей программой, чтобы закрыть все рабочие потребности:

1. Нам было важно, что сотрудники, которые работают с нашим автопарком были в одной системе с сотрудниками, которые работают с наемным.
2. Система должна давать доступ к единым отчетам по всей работе отдела логистики, чтобы мы могли оценить эффективность сотрудников, партнеров или процессов и не тратить время на ручной анализ данных.
3. Компании нужно, чтобы программа могла легко интегрироваться с производственными системами по API, что позволяет в несколько кликов перенести все данные из старой базы в новую.

Спойлер: все получилось на пять с плюсом.

Поделюсь небольшим советом, при поиске системы:

• Не нужно ждать или искать идеальную программу, которая закроет все рабочие задачи — такой не существует.
• Нужно искать такой сервис, который максимально подходит под большинство бизнес-процессов компании, а остальные — доработать уже в программе.
• Разобраться, что именно вы внедряете и действительно ли это нужно сотрудникам, чтобы не усложнить им работу.

Как компания внедряла Умную Логистику?

Переход на новую систему может вызывать бунт и саботаж среди сотрудников. Но тут самое главное — продолжать настаивать на переменах, поддерживать и объяснять плюсы перехода. Я так и сделал. У нас получилось полностью перейти на Умную Логистику за два месяца, я считаю, это очень быстро.

Перед началом работы, мы заполнили данные о компании, добавили информацию о транспорте и сотрудниках и перенесли информацию из нашей старой базы в Умную Логистику. Все было просто и безболезненно для компании.

После нам предоставили индивидуального клиент-менеджера и обучающие видеоматериалы в отдельной системе. Менеджер провел групповое обучение для логистов, где наглядно показал, как работать в программе, отдельно обучил бухгалтеров, отдельно — руководителей. За два месяца каждый сотрудник компании полностью перестроился и начал полноценно работать в УЛ.

Какие результаты автоматизации мы получили?

Сотрудники максимально оперативно и в любой момент времени узнают:

• сколько сделано заказов, на какую сумму и какая выручка
• сколько нужно заплатить перевозчику
• какую сумму компания ждет от заказчика
• какая рентабельность компании
• сколько налогов нужно заплатить

Мы автоматизировали порядка 60% процессов всего за 2 месяца и увеличили маржинальность в отделе экспедирования с 8% до 15,6%: менеджеры стали обрабатывать больше заявок — со 150 до 235 на сотрудника, нашли неэффективности в процессах и поправили их, начали считать прибыль перевозок через Умный Калькулятор.

Кстати, отчеты в Умной Логистике дают максимально исчерпывающую информацию: я, как руководитель, вижу динамику бизнеса по дням, месяцам и годам, и понимаю — дела идут в гору или нужно поднажать. Система позволяет держать руку на пульсе — понимать всю операционку быстро, в одном отчете и в любой момент времени.