Как проверить контрагента: снижаем риски перевозок

Почему важно проверять контрагента: официальная статистика

По данным МВД было зарегистрировано более чем 600 заявлений по статье 159 УК РФ «Мошенничество» в отношении пропавших грузов. А также:

30-40% российских компаний признаны однодневками.

800 банкротств происходит ежемесячно.

400 000 компаний ликвидируется каждый месяц.

17% компаний меняют названия в течение года.

2 000 000 юридических лиц не предоставляют бухгалтерскую отчетность.

20% фирм меняют адреса.

18% телефонных номеров неактуальны.

Мошенники обладают отличными знаниями в юриспруденции, бухгалтерии и транспортной логистике: они мастерски изобретают новые схемы мошенничества. Поэтому важно проявлять должную осмотрительность перед заключением сделки.

Что такое должная осмотрительность

Понятие введено в налоговую практику еще в 2006 году постановлением Пленума Высшего арбитражного суда №53 РФ, однако четкое определение отсутствует.

В сущности должная осмотрительность — факт проверки надежности контрагента перед заключением с ним сделки. Это целый комплекс мероприятий, которые позволяют убедиться, что контрагент — действующее юридическое лицо, а не мошенник или фирма-однодневка.

Проведя проверку, вы должны получать документальное подтверждение того, что проявляли должную осмотрительность.

Как проявить и доказать должную осмотрительность

Данные сведения утверждены Приказом ФНС России № ММ-3-2/467 от 14.10 2008 г.

Правило 1. Затребуйте следующие копии документов у контрагента, с которым собираетесь работать:

• учредительные документы,

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН),

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН),

• лицензия (если деятельность контрагента подлежит лицензированию).

Правило 2. Проверьте, зафиксирована ли компания в различных справочниках: необходимы выписка из ЕГРЮЛ и информация с сайта ФНС РФ.

Правило 3. Если компания инициирует свой договор, изучите с юристами все его пункты, чтобы при необходимости составить протокол разногласий. Не принимайте на себя лишние обязательства, которые могут обернуться финансовыми рисками.

Правило 4. Проверьте бухгалтерскую отчетность контрагента за отчетный период, предшествующий заключению договора.

Правило 5. Проверьте соответствие первичных документов законодательству РФ, а также наличие доверенности на лиц, подписывающих документы:

• копии доверенности или приказа, подтверждающего право руководителя подписывать документы,

• информации о наличии привлечения руководителя компании к налоговой или административной ответственности,

• приказ о назначении главного бухгалтера.

Документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом компании — с приложением печати юридического лица при заключении договора на постоянной основе. 

Документы для проверки и согласования перевозчика

В первую очередь необходимы паспортные данные водителя: 2-я страница и 3-я с текущей пропиской). Ваша задача — проверить паспорт на предмет действительности для идентификации водителя. Если в его личности остаются сомнения, проводится дополнительная идентификация. Позвоните водителю и четко постройте с ним диалог: нужно задавать конкретные вопросы и следить, чтобы он отвечал на них быстро и отчетливо.

Второй документ — водительское удостоверение. Проверьте наличие судебных решений о лишении прав управления транспортным средством, а также соответствие водительской категории транспортному средству, которое предоставляется для погрузки.

Следующий — свидетельство о регистрации транспортного средства (СТС). Здесь важно проверить идентификационный номер (VIN) и сверить его с базой данных на сайте ГИБДД.

Также запрашиваются договоры аренды или купли-продажи транспортного средства, если оно не переоформлено в ГИБДД на нового собственника. 

Далее — ПТС. Транспортное средство может находиться в процессе выкупа (или уже выкуплено), и оно не перезарегистрировано в ГИБДД, а также могут быть предоставлены сканы СТС низкого качества. Поэтому производится анализ ПТС на предмет его подлинности и сравнении данных по собственнику. 

В обязательном порядке запрашиваются контактактные данные собственника.

И, наконец, советуем запрашивать рекомендации. Наверняка данный перевозчик сотрудничал с другими компаниями. Он может предоставить исполненные договор-заявки с другим заказчиком и дать номера телефонов, кто порекомендует его по выполненным перевозкам. 

Кстати, самые важные шаги при проверке зафиксированы в бизнес-процессе по проверке надежности перевозчика, разработанном специалистами «Умной Логистики» на основе опыта наших клиентов.

Резюмируем

Безусловно, процедура проверки контрагентов достаточно долгая и трудоемкая. Однако четкое следование шагам бизнес-процесса по проверке контрагента крайне необходимо в компаниях, которые предпочитают не рисковать серьезными штрафами в случае хищения, повреждения или недостачи груза.

Обезопасьте свой бизнес: не полагайтесь на авось.