Как грузовладельцу и перевозчику выстроить партнерские отношения: 6 базовых правил

1. Оптимизируйте обмен информацией с партнерами

Первое — сократите количество каналов коммуникации до минимума, чтобы быть с партнерами в одном информационном поле и гарантированно получать всю важную информацию.

Второе — автоматизируйте коммуникации, чтобы сэкономить время для других важных задач. Например, не тратьте время на звонки партнерам по ходу перевозки — контролируйте местоположение транспорта с помощью трекинга.

Третье — обменивайтесь документами в одном месте — в облачном сервисе, который гарантирует надежные передачу и хранение данных. Облачные решения защищены не хуже почтовых сервисов и мессенджеров и точно лучше, чем переписки в соцсетях и аськах. Примеры таких сервисов: Dropbox, Google.Диск, Яндекс.Диск.

Есть и специализированные сервисы для участников рынка транспортной логистики, в которых обмен документами — лишь одна из сотни других возможностей. Такие, как «Умная Логистика».

Используя подобные сервисы, вы экономите время на оптимизации обмена информацией и дальнейшем поиске нужных документов.

2. Установите четкие сроки, связанные с поставками

Определите время реакции на транспортные заказы, создайте четкий график погрузок и разгрузок с помощью тайм-слотов — фиксированных интервалов времени, которые могут быть заняты строго под одну загрузку.

Тайм-слоты — аналог электронной очереди, который позволит избежать скопления транспорта на территории места погрузки или разгрузки и повысить эффективность погрузочно-разгрузочных работ.

3. Определите план действий в непредвиденных ситуациях

Процесс перевозки должен быть под контролем обеих сторон — и грузовладельца, и перевозчика.

Возникла непредвиденная ситуация?

Первое, что нужно сделать транспортной компании — сообщить об этом заказчику и совместно с ним решить, как поступить. У вас должно быть согласовано несколько вариантов развития событий — четких и понятных сценариев, как поступить в непредвиденных обстоятельствах. Всем сотрудникам (тем более новым!) нужно четко понимать, как следовать каждому сценарию.

Главное — вовремя сообщать о возникновении проблемы, тогда ваши лояльные отношения сохранятся.

4. Формируйте экономически обоснованные тарифы на перевозки

Думайте на перспективу. Установите лояльные условия договора, которые устроят обе стороны — оптимальную отсрочку платежа, гибкие условия тарификации. При этом рассчитывайте тарифы с учетом всех издержек и вместе обсуждайте размер ставок.

Так вы сохраните долгосрочные партнерские отношения.

5. Оценивайте результаты сотрудничества

Согласуйте критерии, по которым будете оценивать эффективность сотрудничества: количество выполненных и отмененных рейсов, количество опозданий на погрузки/разгрузки и т.д. На основе данных критериев вам будет удобнее подвести итоги работы и найти точки роста в сотрудничестве.

6. Согласуйте схему передачи заказов

Постройте четкий бизнес-процесс передачи заказов, чтобы улучшить качество оказания услуг.

Начните с определения конкретного инструмента, с помощью которого вы будете обмениваться заказами на перевозку. Создайте чек-лист параметров груза и критериев перевозки, чтобы зафиксировать все важные данные. Чек-листом может выступать и форма заказа на перевозку в специальном сервисе для автоматизации грузоперевозок, что гораздо удобнее.  

Следуя этим шести базовым правилам, вы упростите взаимодействия с вашими партнерами и укрепите взаимоотношения.