Электронный документооборот для логистики: как работает система и какие преимущества она дает бизнесу

В начале года в Умной Логистике появилась возможность обмениваться транспортными и бухгалтерскими документами в электронном виде и без дублирования на бумаге. Решили подробнее рассказать вам, как устроена система ЭДО, почему электронные документы признаются юридически-значимыми и зачем это нужно грузовладельцам и перевозчикам.

Традиционный документооборот в перевозках связан с множеством проблем: бумаги в пути теряются, заполняются с ошибками или вовсе подделываются, на их доставку тратится много ресурсов, а поиск нужного документа в разрастающемся архиве занимает слишком много времени. ЭДО значительно облегчает и ускоряет все эти процессы.

7 преимуществ ЭДО для транспортных компаний
и грузовладельцев

Переход на электронный документооборот в логистике выгоден для всех участников рынка автомобильных грузоперевозок. Рассказываем про главные преимущества:

Мгновенный обмен. Передача электронных документов контрагентам происходит за 7 секунд. Благодаря этому транспортные компании сокращают сроки возврата документов заказчикам и, тем самым, ускоряют получение оплаты за перевозки.
Онлайн-контроль статуса документа: доставлен, подписан, отказ в подписи.
Сокращение расходов на бумагу, печать и доставку документов до 90%. Благодаря ЭДО не нужно больше оплачивать почтовую и курьерскую доставку и офисную технику.
Сокращение времени на создание и обработку документов на 50-70%.
Безопасность. Документы, подписанные внутри системы, невозможно потерять и подделать. Такие документы можно использовать при судебных разбирательствах, так как они юридически-значимы.
Легкий поиск документов в системе и оперативное создание отчетов в ФНС.

Почему пользователи выбирают ЭДО в Умной логистике?

Удобно. Не нужно использовать несколько систем и переключаться между вкладками.
Быстро. Отправить документ можно нажатием одной кнопки.
Порядок. Все документы, которые можно создать и отправить по ЭДО, привязаны к конкретным рейсам. Автоматическая привязка документов к рейсам, не требует дополнительных ресурсов.

Как обмен электронными документами регулируется законодательством?

Сейчас ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС.

Электронные счета-фактуры разрешено составлять и передавать в электронном виде, ст. 169 НК РФ.
Передача электронных счетов-фактур возможна только через оператора ЭДО, приказ Минфина №14н.
Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает выставлять электронные первичные документы.
Документ, подписанный КЭП (квалифицированной цифровой подписью), приравнивается к документу с ручной подписью, 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронные документы можно представлять в ФНС и суды, ст. 93 НК РФ, п.3, ст. 75 АПК РФ.
Утверждены форматы электронных УПД, СФ, УКД, КСФ, акта, ТН, первичного документа об изменении стоимости, приказы ФНС № 820, 189, 551, 552.

Минтранс и ФНС продолжают работать над нормативной базой, которая позволит урегулировать процесс передачи электронных документов. Например, с января 2022 года всем сторонам грузоперевозок позволили оформлять транспортные накладные в цифровом виде (постановление Правительства РФ №2116).

Чтобы транспортные компании и грузовладельцы смогли воспользоваться этой возможностью и были готовы к обязательному переходу на электронные документы, мы внедрили полноценный ЭДО в Умной Логистике.

Как работает ЭДО в Умной Логистике?

В качестве главного оператора ЭДО в Умной Логистике мы подключили Контур.Диадок — это один из самых популярных сервисов для обмена документами, которым пользуются более 1 500 000 компаний в РФ. В дальнейшем список операторов будет увеличиваться.
Для работы в системе ЭДО обязательно нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее можно в Удостоверяющих центрах ФНС, предоставив необходимые документы.

Какими документами можно обмениваться через ЭДО в Умной Логистике?

Бухгалтерские документы (счет, акт, счет-фактура, УПД) — всем контрагентам, которые используют Контур. Диадок.
Заявки и прочие документы, в том числе неформализованные (заявки, доверенности, договоры и т.п.) — пока только пользователям Умной Логистики, которые подключены к этому оператору.

Как пользователю Умной Логистики начать обмениваться электронными документами прямо в системе?

Есть два варианта:

Если вы уже являетесь пользователем сервиса Диадок, вам необходимо просто активировать функцию обмена документами в личном кабинете Умной Логистики.
Если же вы еще не успели стать пользователем Диадока, необходимо зарегистрироваться в этом сервисе — в Умной Логистике есть ссылка на быстрое подключение. После этого останется активировать инструмент в Умной Логистике.

Готово! Вы сможете отправлять, получать и подписывать документы в одной учетной системе, не переключаясь между разными программами и даже не выходя из заявки на перевозку.

Наши специалисты помогут быстро настроить и подключить систему ЭДО и ответят на все ваши вопросы. Оставляйте заявку по ссылке прямо сейчас.

Электронный документооборот для логистики: как работает система и какие преимущества она дает бизнесу

7 преимуществ ЭДО для транспортных компаний и грузовладельцев

Почему пользователи выбирают ЭДО в Умной логистике?

Как обмен электронными документами регулируется законодательством?

Как работает ЭДО в Умной Логистике?

7 преимуществ ЭДО для транспортных компаний
и грузовладельцев