Электронные торги в Умной Логистике: зачем нужны, как организовать и участвовать

Умная Логистика — это экосистема, в которой грузовладельцы и транспортные компании могут безопасно и эффективно взаимодействовать друг с другом. Один из способов — проведение электронных торгов. Рассказываем, чем они полезны, как их организовать и как участвовать. 

Электронные торги помогают находить клиентов и снижать расходы

Грузовладельцам аукционы помогают снизить ставку и сэкономить свой бюджет на перевозки. Часто транспортные компании предлагают тарифы выше рыночных. Снизить их можно в процессе переговоров и на торгах. 

Также грузовладельцы с помощью аукционов могут узнать среднерыночную цену по новому для себя направлению. И из компаний с интересными предложениями выбрать ту, которая повезет груз. 

Также торги помогают находить новых контрагентов. Это выгодно обеим сторонам: грузовладельцы находят перевозчиков, которые оказывают качественный сервис по интересным ставкам, а транспортные компании увеличивают прибыль, находя новых клиентов, в том числе, для того, чтобы закрыть обратные рейсы. 

Тендеры, в отличие от аукционов, помогают грузовладельцам выделить пул транспортных компаний, с которыми они будут работать в течение года. Грузовладельцы получают уверенность в том, что точно доставят свои грузы клиентам, а транспортные компании увеличивают выручку и находят долгосрочные стабильные контракты. 

Аукционы: как проводить и участвовать

В Умной Логистике существует три типа аукционов: на понижение, запрос цен и голландский. Каждый из них длится определенное время. 

В аукционе на понижение организатор выставляет оптимальную для себя ставку, а транспортные компании пытаются предложить меньше. Выигрывает тот, кто предложил последнюю ставку. 

Аукцион на запрос цен помогает узнать среднерыночную ставку по новому направлению. Их запускают на несколько дней, собирают ставки, рассчитывают среднюю ставку. Дальше заключают договор с перевозчиком, больше всего подходящим по ставке или организуют новый аукцион. Транспортным компаниям участие в этом аукционе также подходит как способ заявить о себе. 

В голландском аукционе сначала грузовладелец указывает минимальную цену и ожидает, кто из перевозчиков согласится взять заказ. Если никто из игроков не соглашается, то цену повышают. Побеждает та компания, которая в итоге соглашается на ставку. 

Организовать аукцион достаточно просто: нужно создать заказ, выбрать тип аукциона и опубликовать его. Если у тебя уже есть несколько проведенных аукционов, можно скопировать любой из них, заменить в нем данные и опубликовать новый. 

Участвовать в аукционе также легко: представители транспортной компании получают информацию о нем в системе или через уведомления, заходят в аукцион, делают ставку с НДС или без него. 

Информацию об аукционе можно увидеть в журнале входящих аукционов или в блоке взаимосвязей между пользователями. За уведомлениями об аукционах можно следить в телеграм-канале или получать их на электронную почту. Также грузовладелец может настроить доставку уведомлений с помощью SMS. 

Во время аукциона компании получают уведомления о том, что их ставку перебили и принимают решение, играть дальше или отступить. После окончания идет определение победителя.  Если все компании аккредитованы, то грузовладелец выбирает ту, что указала самую ставку, выгодную для него. Если часть компаний не аккредитована у этого грузовладельца, то сначала у транспортных компаний запрашивают документы, подтверждающие их опыт и финансовое состояние, а потом уже выбирают победителя. 

Тендеры: как проводить и участвовать

Как правило, компании размещают тендеры раз в полугодие или раз в год. У них есть объем товаров, который нужно развозить в разных направлениях в течение определенного времени. С помощью тендеров грузовладельцы определяют несколько ТК, которые справятся с заказами. 

Грузовладелец запускает тендер на 1 или 2 недели — за это время он получает информацию о ставках от разных транспортных компаний. 

Чтобы создать тендер, нужно на основной странице заполнить параметры: указать сроки проведения, тип оплаты, установить этапы проведения тендеров. Затем нужно определить, какие пункты требований к победителю будут видеть представители транспортных компаний. Иногда открывают все требования, но чаще только некоторые: тип кузова, маршрут, километраж, начальную ставку. 

Затем нужно загрузить в систему все направления, по которым запускается тендер. Это можно сделать с помощью импорта из Excel или вручную. После этого нужно опубликовать тендер. 

Участники увидят информацию о тендере в блоке «Входящие тендеры». Затем, если тендер интересен, нужно зайти в его карточку, ознакомиться с информацией, выбрать маршруты, которые можешь закрыть и установить ставку. 

После проведения тендера подводятся его итоги. Есть три вида определения победителей: ручное, автоматическое, автоматическое с ручным подтверждением. В последнем случае система подсказывает победителей, но грузовладелец выбирает их сам. Чаще всего компании используют этот вариант. 

Транспортные компании узнают о победе из журнала тендеров или блока взаимосвязей между пользователями. Также можно ориентироваться на рейтинг компаний, участвовавших в тендере. Если компания не победила, но стоит высоко в списке, то, возможно, заказ перейдет ей, если победитель не сможет вывезти грузы. 

Как добиться эффективности от торгов в Умной Логистике

Обучаться. У Умной Логистики достаточно простой интерфейс, особенно для пользователей, уже знакомых с продуктами 1C. Но для эффективной работы с торгами нужно проходить обучение. Сейчас оно проходит в двух форматах: менеджер по внедрению проводит индивидуальные занятия или пользователь смотрит тематические вебинары. 

Логисты, прошедшие обучение, реже совершают ошибки: они не забывают указывать НДС, тщательно проверяют ставки перед тем, как их опубликовать, сначала принимают решение о рентабельности, а потом действуют. 

Также обучение помогает открывать дополнительные функции, более удобные способы действия в системе и экономит время. Сначала ты тратишь пару часов на обучение, но потом можешь работать сам, не тратя время на консультации. 

Думать о долгосрочных отношениях. Иногда компании, участвующие в торгах, назначают ставки, а затем отказываются от заказа. Это негативно влияет на их репутацию, причем не только у конкретного грузовладельца. 

И, наоборот, некоторые компании соглашаются на нерентабельную перевозку, но потом заключают долгосрочный контракт и получают прибыль за счет больших объемов. Грузовладелец, доверившись несколько раз перевозчику, оценивает надежность компании и затем заключает с ним долгосрочный договор. 

Следить за уведомлениями. Чтобы участвовать в аукционах и успевать делать выгодные ставки, важно следить за уведомлениями. Проверяйте каждое утро электронную почту и обязательно подпишитесь на телеграм-канал Умной Логистики — так вы всегда будете знать о новых торгах в системе. 

Консультироваться у менеджеров Умной Логистики. Даже после обучения у пользователей могут возникать вопросы. Если есть сомнения по поводу организации торгов, лучше консультироваться у проект-менеджера, закрепленного за вашей компанией. Цена ошибки может быть выше, чем время, потраченное на консультацию. 

Чем удобны торги в Умной Логистике 

Геннадий Александров, ЭлекКом Логистик: 

Мы ежедневно используем аукционы и раз в год запускаем тендер. Тендер помогает нам закрыть исходящие перевозки — товары, которые мы поставляем в наши региональные центры дистрибуции. А аукционы мы запускаем для того, чтобы перевозить грузы от наших поставщиков.

Нам удобно работать в Умной Логистике, потому что она интегрирована с нашей системой учета данных — мы мгновенно оформляем заказы после каждых торгов. 

На других площадках сложно организовать тендеры, а в Умной Логистике мы провели его за один день и уверены в том, что все партии товаров окажутся в нужное время у грузополучателей. 

Ольга Гаврютченкова, Арривер: 

Умная Логистика это самая удобная площадка, она буквально учитывает все потребности транспортных компаний. Удобно размещать заявки, можно отследить историю аукционов — это удобно и прозрачно. Всегда можно посмотреть, какие условия были достигнуты, как договаривались. Если опции не были согласованы, то это можно увидеть и разбираться. 

Всегда есть обратная связь от проектных менеджеров, они консультируют и помогают участвовать в торгах. Наш проектный менеджер помогает находить новых клиентов, подсказывает в каких торгах лучше участвовать. Контрагентов в экосистеме, наверное, среднее количество. Но на других площадках никто не помогает выйти на дополнительные заказы. Я работала с семью площадками, и такой обратной связи не было нигде.