Обязательная ЭТрН в 2026: руководство по переходу и работе

Что меняется в законе и на рынке в 2026 году

Государство переводит логистику в цифру:

• работает национальная транспортно-логистическая платформа ГосЛог;
• работает государственная информационная система электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Раньше всех переход на электронные перевозочные документы начался для перевозок алкоголя. ЭТрН с 1 сентября 2026 года станет обязательной для всех участников рынка грузоперевозок.

Законодательная база уже готова — это 140-ФЗ, который вносит изменения в №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Вот ключевые моменты:

С 1 марта по 30 апреля 2026 года

Экспедиторы собирали документы, проверяли соответствие требованиям и регистрировались в реестре экспедиторов на платформе ГосЛог. Кто обязан быть в реестре и что грозит тем, кто не успел — разобрали в статье «Регистрация в реестре экспедиторов, реестр перевозчиков 2027 и ГосЛог: ответы на частые вопросы».

С 1 сентября 2026 года

Электронные перевозочные документы, включая транспортную накладную, становятся обязательными для всех участников рынка грузоперевозок.

Минтранс утвердил перечень ситуаций, когда транспортную накладную и заказ-заявку можно оформлять на бумаге, приказом № 262 от 1 июня 2026 года. Правила одинаковы для любого бизнеса: ЭТрН для ИП работает так же, как для компаний.

Штрафы и переходный период: мораторий, ГАИ vs ФНС

Разговоры про перенос сроков ЭТрН не подтвердились. 23 июня 2026 года на совещании с Президентом обсудили переход на ЭПД. Сроки не перенесли, но ввели нештрафуемый период на дорогах при проверке документов. До 1 марта 2027 года инспектор, который увидит у водителя бумажную накладную вместо электронной, ограничится устным предупреждением без штрафа. То есть переход на ЭТрН с 1 сентября обязателен, а отсрочка касается только штрафов на дороге.

В статье о моратории на штрафы за ЭПД рассказали, чем рискуют компании, откладывающие переход на ЭТрН.

Что такое ЭТрН, как выглядит и как работает

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — вид электронного перевозочного документа. Она создается на основе электронной заказ-заявки. Накладную оформляют для коммерческих автоперевозок, чтобы подтвердить факт перевозки груза. Стороны подписывают документ по очереди электронными подписями, а оператор передает его в ГИС ЭПД.

Транспортные накладные в электронном виде заменяют все три бумажные формы сразу:

• транспортную накладную;
• товарно-транспортную накладную;
• сопроводительную ведомость.

Как работает электронная транспортная накладная

Документ проходит четыре обязательных этапа:

• грузоотправитель формирует накладную;
• перевозчик подписывает на погрузке;
• грузополучатель принимает товар и ставит подпись;
• перевозчик подтверждает сдачу груза подписью.

При каждой подписи данные обновляются и передаются в ГИС ЭПД. Подробнее весь процесс работы с ЭТрН разобрали в разделе «Как происходит обмен ЭТрН».

Что такое титулы ЭТрН и как их подписывают

Документ состоит из разделов — титулов. Четыре обязательных подписывают в строгой последовательности:

• Титул 1 ЭТрН — для грузоотправителя. Он указывает данные о сторонах перевозки, водителе и грузе, условиях договора и сопроводительных документах.
• Титул 2 — подписывает перевозчик на погрузке. Он может внести замечания по погрузке: например, о весе.
• Титул 3 — для грузополучателя. Он вносит сведения о приеме груза и его состоянии.
• Титул 4 — подписывает перевозчик при сдаче груза и, если нужно, вносит замечания по выгрузке.

В Умной Логистике ЭТрН для грузоотправителя формируется автоматически из данных заявки. Ничего не нужно вводить вручную.

Четыре опциональных титула фиксируют:

• итоговую стоимость перевозки — пятый и шестой;
• факт переадресации — седьмой;
• замену водителя или ТС — восьмой.

Как происходит обмен ЭТрН

Ключевое звено в обмене — оператор информационной системы ЭПД: он передает подписанные электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Если упрощать, цепочка получается такой: ЭТрН — операторы ИС ЭПД — ГИС ЭПД.

Общий процесс обмена ЭПД:

1. Документ формируется и подписывается. Грузоотправитель создает ЭПД в системе и подписывает документ квалифицированной электронной подписью.
2. Оператор ИС ЭПД проверяет. Подписанный файл передается оператору. Он проверяет заполненность полей, подписи и отправляет документ дальше.
3. ГИС ЭПД проверяет и заверяет подписью. Система фиксирует и верифицирует документ. Теперь он доступен участникам грузоперевозки, а если нужно, его передадут контролирующим органам: МВД России, Минтрансу, Минцифры, ФНС, Ространснадзору.

Важно: передавать данные в ГИС ЭПД могут только аккредитованные Минтрансом операторы — такие, как Астрал или Контур. Они уже интегрированы в Умную Логистику.

Как обмениваются ЭТрН внутри цепочки грузоперевозки

• Грузоотправитель формирует ЭТрН в системе, например, в TMS, или через оператора ЭДО и подписывает его своей КЭП.
• Водитель с планшета или смартфона подтверждает прием груза с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
• Перевозчик заверяет накладную с помощью квалифицированной электронной подписи КЭП.
• Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа с помощью КЭП.
• Водитель фиксирует передачу груза с помощью ПЭП.
• Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика с помощью КЭП.

В отдельной инструкции подробно разобрали исправление ошибок, замену водителя и другие нештатные сценарии работы.

Как в Умной Логистике происходит обмен ЭТрН между операторами ЭПД и ГИС ЭПД

В Умной Логистике документами обмениваются через операторов информационной системы — Контур или Астрал. Файлы передаются в ГИС ЭПД и становятся доступны для проверки контролирующими органами. В другой статье рассказали, как работать с ЭТрН в Умной Логистике.

Как проверяют ЭТрН на дороге

После подписания на погрузке ЭТрН становится доступна для ГАИ. Водитель показывает QR-код инспектору — например, в мобильном приложении от Умной Логистики или операторов. Инспектор сканирует его и получает все данные для проверки.

Важно: QR-код, в котором зашифрованы данные из документа, считывается без интернета.

ЭТрН станет недоступна ГАИ после выгрузки, когда грузополучатель и перевозчик подпишут документы. Если груз приняли не полностью или отказались принять, доступ к документу снова открывается после того, как перевозчик оформил седьмой титул — титул переадресации.

Как экспедитору работать с ЭТрН

От роли экспедитора в цепочке зависит, кто должен оформлять ЭТрН. Здесь нужно посмотреть на тип договора экспедитора с клиентом:

• если заключен договор перевозки (ст. 785 ГК РФ): компания уже перевозчик перед своим заказчиком, даже если сама не возит груз, а нанимает стороннюю транспортную компанию;
• если заключен договор транспортной экспедиции (ст. 801 ГК РФ), возможны два сценария, которые разберем ниже.

Сценарий 1: экспедитор не берет груз во владение. Тогда он посредник и в самой ЭТрН не фигурирует, работает через отдельные экспедиторские документы. Ему нужно только подписать поручение экспедитору.

Когда поручение экспедитору подписано, экспедитор может заполнить черновик ЭТрН и укажет себя в качестве наблюдателя. Далее экспедитор отправляет черновик заказчику (грузовладельцу), который подпишет его и передаст перевозчику. То есть без принятия груза экспедитор может участвовать в организации перевозки по поручению клиента. Но договор перевозки и заказ-заявка должны подписываться от имени фактического заказчика.

Сценарий 2: экспедитор берет груз во владение. Компания становится грузоотправителем и подписывает первый титул с отметкой «Это экспедиция».

В отдельном руководстве для экспедиторов подробно разобрали все сценарии работы с документами.

ГосЛог — кто обязан регистрироваться и когда

ГосЛог — цифровая платформа логистики с реестрами экспедиторов и перевозчиков. В ней также работают сервисы для контроля логистики. Например, для отслеживания грузов.

ГосЛог иногда путают с ГИС ЭПД, но это разные вещи. ГИС ЭПД — система для электронных перевозочных документов. Через нее лишь передаются данные о перевозке в ГосЛог, где контролирующие органы могут проверять информацию.

Проще говоря, ГосЛог — это дом с реестром жильцов и разной бытовой техникой для жизни. ГИС ЭПД — почта, через которую передают письма жильцов.

За работу без регистрации грозит штраф по статье 11.14.3 КоАП РФ:

• для граждан от 3 000 до 5 000 рублей;
• для компаний и ИП от 100 000 до 300 000 рублей за первое нарушение;
• при повторном нарушении до 10 000 рублей для граждан и до 1 000 000 рублей для организаций.

Когда ЭТрН необязательна

ЭТрН не нужна там, где нет договора перевозки со сторонним перевозчиком (ст. 785 ГК РФ):

• компания везет собственный товар своим транспортом и не выделяет перевозку в отдельную услугу;
• покупатель забирает груз самовывозом;
• груз перемещают между складами или подразделениями одной организации;
• доставку выполняют по договору курьерского обслуживания;
• груз идет водным транспортом — обязательный переход охватывает автомобильные, железнодорожные и авиационные перевозки.

Минтранс приказом № 262 от 1 июня 2026 года разрешил оформлять перевозочные документы на бумаге в восьми случаях:

• грузоотправитель или грузополучатель — Минобороны России;
• в перевозке участвует иностранное юрлицо не из реестра аккредитованных филиалов и представительств;
• иностранный перевозчик из стран ЕАЭС выполняет каботажную перевозку по России;
• груз везут физлицу для личных, семейных или бытовых нужд;
• произошел технический сбой у участника перевозки или оператора ИС ЭПД;
• у участника перевозки нет доступа в интернет;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
• перевозят драгоценные металлы или драгоценные камни.

Приказ действует с 1 сентября 2026 года. О том, какие экспедиторские документы можно оформлять на бумаге и в каких случаях — читайте в нашей статье.

Что нужно для работы с ЭТрН

Чтобы подготовиться к переходу на электронную транспортную накладную, нужно пройти несколько шагов.

1. Провести аудит и назначить ответственного. Оцените, сколько перевозок и какие типы документов есть сейчас, и закрепите ответственного за переход на ЭПД. Если этого не сделать, задача повиснет между логистами, ИТ и бухгалтерией.
2. Оформить подписи для сотрудников. Если при отгрузке и приемке кладовщики заверяют документы самостоятельно, им понадобятся электронные подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД). Водителям подойдет простая подпись (ПЭП).
3. Выбрать оператора ИС ЭПД или готовое решение с ЭПД. Можно заключить договор с оператором из реестра Минтранса или с готовым решением, где ЭПД уже интегрированы и данные передаются через аккредитованного оператора. Например, в Умной Логистике можно вести рейсы и обмениваться ЭТрН без дополнительных программ. Если хотите узнать подробнее — оставьте заявку.
4. Обеспечить сотрудников техникой и дать доступы. На складе должны быть рабочие места с компьютерами и доступом к системе ЭДО.
5. Обучить сотрудников новому процессу. Показать грузоотправителям, водителям и кладовщикам, как формировать, подписывать и передавать документ в новом формате.
6. Провести несколько тестовых перевозок. Оформить документы по паре реальных рейсов до наступления обязательного перехода, чтобы найти и исправить ошибки в процессе заранее.

Чем раньше подключитесь, тем меньше рисков. Узнайте, что будет, если не успеть внедрить ЭТрН до 1.09.2026.

Как начать работать с ЭТрН

Есть базовый и упрощенный сценарии внедрения. В первом варианте нужно пройти несколько этапов:

1. Интегрировать сервис оператора в свою учетную систему.
2. Наладить рабочие процессы: научить грузоотправителей формировать документ, водителей — заполнять титулы, подписывать и передавать документ.
3. Обеспечить доступ к накладным для ответственных сотрудников в интерфейсе оператора.

Этот путь может занять до шести месяцев. При этом во время адаптации придется дублировать документы на бумаге.

Можно использовать готовое решение со встроенным модулем ЭТрН. Например, в Умной Логистике вы работаете с ЭПД там же, где ведете учет грузоперевозок. ЭТрН и другие ЭПД формируются автоматически без ручного ввода данных. Для внедрения не нужно разбираться в технической части — специалисты Умной логистики помогают с настройкой. Такой путь выбрали Бенат и Москабель.

Записывайтесь на консультацию — обсудим, как встроить ЭТрН в ваши процессы. Если подключитесь к Умной Логистике сейчас, титулы ЭТрН будут для вас бесплатными до 31 декабря 2026 года.

Какие выгоды получает бизнес при переходе на ЭТрН

Дальше — то, ради чего стоило разбираться с подписями и операторами.

Экономите время

Документы создаются по шаблонам за два клика — данные подтягиваются автоматически. Файлы хранятся в системе, их легко скачать или отправить за несколько секунд.

Экономите деньги

Не нужно тратить ресурс на бумагу и папки, чтобы хранить документы в архиве.

Не допускаете ошибок

Важные данные вроде названий и реквизитов счетов подтягиваются автоматически из карточки компании, не нужно вводить вручную.

Быстрее получаете оплату

Документы передаются за секунды, не нужно ждать дни или недели, чтобы они попали в руки бухгалтера.

Работаете по закону

В Умной Логистике данные хранятся на российских серверах — как требует закон. В электронном архиве нужный документ находится за два клика — не нужно разбираться в бумажных папках, чтобы передать документ по запросу в надзорные органы по требованиям 140-ФЗ.

Чем раньше компания перейдет на ЭТрН, тем больше времени и денег сэкономит. Почему в августе можно уже не успеть — посчитали отдельно.

Вопросы и ответы