Как работать с электронными транспортными накладными (ЭТрН) в Умной Логистике

С 1 сентября 2026 года транспортную накладную при перевозках оформляют в электронном виде. Если инспектор ГИБДД увидит у водителя бумажную накладную, до 1 марта 2027 года он ограничится предупреждением. У налоговой такой отсрочки нет: электронные документы она требует уже сейчас.

В Умной Логистике ЭТрН встроена в систему управления перевозками. Накладная создается из заявки, данные о рейсе подтягиваются автоматически, а титулы участники подписывают внутри программы. Рассказываем, как проходит перевозка с ЭТрН, где следить за статусом документов и с чего начать переход на электронную накладную.

Содержание

• ЭТрН: что это, кто участвует в подписании и как работает в Умной Логистике
• Как оформить перевозку с ЭТрН: 4 шага подписания титулов
• Где контролировать статус документов
• Дополнительные сценарии работы с ЭТрН
• Программа для работы с ЭТрН
• Почему удобнее работать с ЭТрН в Умной Логистике
• Как перейти на ЭТрН: самостоятельно или с Умной Логистикой
• Вопросы и ответы

ЭТрН: что это, кто участвует в подписании и как работает в Умной Логистике

ЭТрН — электронная транспортная накладная, которую участники перевозки подписывают по очереди.

Документ подписывают три стороны:

• грузоотправитель;
• перевозчик;
• грузополучатель.

В Умной Логистике работа с документом встроена в процесс перевозки:

1. Логист создает перевозку.
2. Из заявки формируется электронная накладная.
3. Участники подписывают титулы, каждый на своем этапе.
4. После подписания последнего титула система отмечает перевозку как завершенную.

Вручную вводить данные не нужно. Сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, водителе, датах погрузки и разгрузки и о самом грузе переносятся из документа-основания, чаще всего это заявка на перевозку.

Создать ЭТрН можно:

• из заявки;
• из транспортной накладной;
• из документа заказа;
• из формы «Детали заказа»;
• из журнала ЭТрН на рабочем столе.

Рабочий стол ЭТрН показывает этапы работы с документами: что и когда нужно оформить.

Как оформить перевозку с ЭТрН: 4 шага подписания титулов

В ЭТрН четыре обязательных титула — это части документа, которые отражают определенный этап перевозки. Каждый участник цепочки подписывает ту часть, за которую он отвечает.

• Грузоотправитель оформляет титул 1.
• Перевозчик подтверждает погрузку титулом 2.
• Грузополучатель принимает груз титулом 3.
• Перевозчик закрывает перевозку титулом 4.

Порядок подписания повторяет реальный рейс. Например, логист транспортной компании создал заявку на рейс Москва — Казань. Грузоотправитель оформляет накладную перед погрузкой, водитель с диспетчером подтверждают погрузку, склад в Казани принимает груз, и перевозчик закрывает рейс. Каждый титул фиксирует все эти действия.

Разберем подробнее, кто и как оформляет титулы.

Шаг 1. Грузоотправитель оформляет титул 1

Грузоотправитель создает ЭТрН. При этом часть данных система автоматически заполняет по документу-основанию:

• сведения об участниках перевозки: грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе;
• сведения о водителе;
• даты подачи, убытия и прибытия транспорта.

Сведения о грузе можно добавить из справочника учета грузов. Фильтры и поиск помогут найти нужную позицию в два клика.

Если экспедитор принял груз по экспедиторской расписке, титул 1 оформляет он. В ЭТрН его указывают грузоотправителем с пометкой «является экспедитором». Подробнее о том, какое место может занимать экспедитор в цепочке обмена ЭТрН, читайте в нашей другой статье.

Если какое-то обязательное поле осталось пустым, система покажет уведомление. Нажмите на него и заполните данные.

→ После проверки грузоотправитель подписывает документ и отправляет перевозчику.

Шаг 2. Перевозчик подтверждает погрузку

Перевозчик получает документ и оформляет титул 2. Если на погрузке что-то пошло не по плану, это стоит записать прямо в накладной. Для этого в титуле есть две вкладки.

• «Замечания перевозчика». Здесь фиксируют то, из-за чего может возникнуть спор. Например, машину долго не загружали, упаковка повреждена, вес не совпал с заявкой. Если грузоотправитель потом выставит претензию, у перевозчика будет запись с погрузки.
• «Отметки, акты, штрафы». Здесь фиксируют события в пути. Например, проезд через весогабаритный контроль или штраф.

Если перевозчик согласен с данными титула 1, достаточно нажать «Подписать». Если нет, можно отказаться от подписи. После отказа процесс останавливается, а документ получает статус «Отказ»: продолжить работу с этой накладной уже не получится.

→ После подписания документ уходит грузополучателю.

Шаг 3. Грузополучатель принимает груз

Грузополучатель получает документ в своей системе и оформляет титул 3. В Умной Логистике большая часть титула уже заполнена: сведения о сторонах перевозки и машине подтягиваются автоматически из титулов 1 и 2. Грузополучателю остается отметить, где и когда фактически выгрузили машину и в каком состоянии пришел груз.

В блоке «Решение о приемке» выбирают, принять груз частично или полностью или вовсе отказаться от него. Например, фура с паллетами прибыла из Москвы в Казань. Вот как может выглядеть приемка на складе:

→ Когда грузополучатель подпишет титул 3, накладная вернется к перевозчику, и он сможет закрыть рейс.

Шаг 4. Перевозчик завершает перевозку

Перевозчик оформляет титул 4: подтверждает, что сдал груз, и добавляет замечания о выгрузке, если они есть. Скажем, на складе в Казани машина простояла пять часов, хотя по договору на выгрузку отведено два. Если отметить это в титуле, перевозчику будет проще выставить штраф за простой.

После подписи титула 4 перевозка официально завершена, и бухгалтерия может закрывать рейс.

Где контролировать статус документов

В Умной Логистике отследить путь и статус документа можно в двух разделах.

Рабочий стол ЭТрН

Здесь видно, какие накладные ждут вашего действия. Например, нужно:

• подписать титул;
• проверить документ;
• принять ЭТрН от контрагента.

Статусы выделены цветом. На каждом этапе система ставит задачу: оформить, внести данные или подписать.

Журнал ЭТрН

Журнал работает как архив: история документов сохраняется в системе. В нем можно:

• найти любой документ;
• посмотреть этап подписания;
• проверить статус перевозки.

Дополнительные сценарии работы с ЭТрН

Кроме четырех обязательных титулов, в ЭТрН есть дополнительные.

Оформление стоимости перевозки

После завершения перевозки стоимость оформляют отдельными титулами. Перевозчик указывает стоимость в титуле 5, грузоотправитель подтверждает ее в титуле 6.

Переадресация груза

Если в пути меняется адрес выгрузки или грузополучатель, новую ЭТрН создавать не нужно. Достаточно оформить титул 7 «Переадресация».

Эстафета

Если во время рейса меняется водитель или машина, перевозчик оформляет титул 8 «Эстафета» с датой, причиной и новыми данными.

Узнайте больше о том, как действовать в нештатных ситуациях и работать с ЭТрН, — в нашей статье с вопросами и ответами об ЭТрН.

Программа для работы с ЭТрН

Коротко: обмениваться ЭТрН можно напрямую через оператора ЭДО или через TMS, в которую оператор уже встроен. Во втором случае накладная создается из заявки, и вся работа с рейсом идет в одной программе.

Через оператора ЭДО

Компания подключается к оператору из списка операторов ИС ЭПД. Оператор работает как сервис электронных транспортных накладных. В программе оформляют ЭТрН и другие перевозочные документы, подписывают титулы, а сведения автоматически передаются в ГИС ЭПД.

Если заявки и рейсы логист ведет в другой программе, в накладную он каждый раз переносит вручную:

• госномер машины и ФИО водителя;
• адреса погрузки и выгрузки;
• вес и описание груза.

Опечатка в любом поле, например в госномере, означает исправление документа. Избавиться от ручного переноса помогает интеграция двух систем. Но обычно для этого нужно привлекать ИТ-специалистов, оплачивать их работу и тратить время и деньги на доработку собственной системы. Для тех, кто предпочитает готовые решения, стоит присмотреться к TMS со встроенным модулем ЭДО и ЭПД.

Через TMS

Еще один вариант — оформлять ЭТрН в системе, где компания уже ведет перевозки. Например, в Умной Логистике. Здесь можно искать заказчиков и перевозчиков, оформлять заявки, следить за рейсами и обмениваться электронными документами. Для работы с ЭТрН не нужно каждый раз переходить в отдельный сервис оператора ЭПД.

Умная Логистика — TMS для перевозчиков, экспедиторов и грузовладельцев.

Как выглядит работа в Умной Логистике

1. Находите заказчиков и перевозчиков. В программе можно искать новых партнеров и договариваться о перевозках. Не нужно отдельно переносить информацию о найденном заказе в другую систему.
2. Оформляете перевозку. Создаете заявку с данными о маршруте, машине, водителе и участниках перевозки. Затем на ее основе формируете ЭТрН. Часть сведений программа подставляет автоматически, поэтому не приходится заполнять накладную с нуля.
3. Подписываете и отправляете ЭТрН. Участники перевозки подписывают свои титулы, а обмен документами проходит через оператора ИС ЭПД, например СКБ Контур. Логист работает с документами в Умной Логистике, без необходимости каждый раз открывать отдельный сервис оператора.
4. Следите за рейсом и документами. В программе можно проверять ход перевозки и статус подписания ЭТрН. Например, если груз уже доставлен, а получатель еще не подписал свой титул, логист видит, на каком этапе находится документ.
5. Анализируете результаты работы. В Умной Логистике есть отчеты по финансам, перевозкам и работе логистов. Можно оценивать прибыль по рейсам, результаты сотрудников и объем выполненных перевозок.

ЭТрН в Умной Логистике — часть привычной работы с перевозками. Логист оформляет заявку, создает на ее основе электронную накладную, контролирует рейс и проверяет документы в одной системе. А руководитель получает инструменты для анализа работы компании.

Почему удобнее работать с ЭТрН в Умной Логистике

Электронные накладные избавляют от бумажных документов и ускоряют обмен между участниками перевозки. Но если оформлять ЭТрН в отдельном сервисе, логисту все равно приходится переносить туда данные из заявок и переключаться между программами.

В Умной Логистике ЭТрН встроены в работу с перевозками. Заявку, накладную и статусы подписания можно проверить в одной системе. Разберем, что это дает на практике.

Не нужно заполнять накладную с нуля

ЭТрН создается на основе заявки на перевозку. Умная Логистика переносит в документ сохраненные сведения о маршруте, участниках перевозки, машине и водителе.

Например, логист оформил рейс Москва — Казань и уже указал в заявке перевозчика и госномер автомобиля. При создании ЭТрН не придется вводить их повторно. Останется проверить заполненные поля и добавить недостающие сведения.

Так логист тратит меньше времени на оформление документов и реже допускает ошибки при переносе данных.

Система помогает найти пропущенные поля

Перед подписанием Умная Логистика проверяет заполнение обязательных полей ЭТрН и показывает, какие сведения нужно добавить.

Например, если логист пропустил обязательный реквизит, он увидит предупреждение и сможет исправить документ до отправки. Не придется выяснять причину ошибки уже после того, как накладная не прошла проверку.

Видно, кто еще не подписал ЭТрН

После отправки документа важно не потерять его из виду. В Умной Логистике можно проверить статус подписания титулов и понять, на каком этапе находится накладная.

Представим, что груз уже доставили, но получатель еще не подписал свой титул. Логист видит статус документа в системе и может связаться с нужным участником перевозки. Не приходится обзванивать всех подряд, чтобы выяснить, у кого находится накладная.

Все ЭТрН можно найти в одном журнале

Электронные накладные собраны в журнале Умной Логистики. Здесь можно открыть нужный документ, проверить его статус и историю подписания.

Например, бухгалтеру понадобилась ЭТрН по завершенной перевозке. Вместо поиска скана в папках или переписке можно найти документ в журнале и посмотреть, какие титулы уже подписаны.

Не нужно пересылать бумажные оригиналы

При электронном документообороте участники перевозки обмениваются накладными через оператора ИС ЭПД. Не нужно распечатывать документы, отправлять их курьером и ждать доставки оригиналов.

Для компании это меньше расходов на бумагу и пересылку. А логисту не приходится следить, дошел ли комплект документов по почте.

Можно быстрее передать документы на оплату

Бумажные накладные нередко приходится ждать после завершения рейса. С ЭТрН подписанные сведения становятся доступны участникам электронного обмена без почтовой пересылки.

Например, перевозка завершена, необходимые титулы подписаны. Бухгалтерия может проверить документы и подготовить счет, не дожидаясь бумажных оригиналов.

В результате компания может быстрее подготовить документы для расчетов. Но фактический срок оплаты по-прежнему зависит от условий договора с заказчиком.

Проще соблюдать требования к электронным перевозочным документам

С 1 сентября 2026 года электронная форма транспортных накладных стала обязательной для большинства грузовых перевозок.

Умная Логистика позволяет оформлять ЭТрН и обмениваться ими через оператора ИС ЭПД с передачей необходимых сведений в ГИС ЭПД. 

Подробнее о требованиях и возможных последствиях из-за нарушений рассказали в статье «Риски работы без обязательных ЭТрН».

Как переход на ЭТрН выглядит на практике, можно посмотреть на примере компаний «Бенат» и «Москабель». Они уже начали оформлять электронные накладные в Умной Логистике. В кейсе рассказали, как прошли настройку модуля и первые рейсы с ЭТрН.

Как перейти на ЭТрН: самостоятельно или с Умной Логистикой

Для перехода на электронные транспортные накладные недостаточно просто выбрать программу. Нужно подготовить электронные подписи, настроить обмен документами, обучить сотрудников и убедиться, что контрагенты тоже готовы работать с ЭТрН.

Пройти все этапы можно самостоятельно или с помощью специалистов. Разберем, что потребуется сделать и как Умная Логистика помогает организовать переход.

1. Подготовить электронные подписи и доверенности

Сначала определите, кто в компании будет оформлять и подписывать ЭТрН. Руководителю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Сотрудникам, которые подписывают документы от имени организации, — собственные электронные подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД), подтверждающие их полномочия.

На рабочих компьютерах также нужно установить и настроить программы для работы с электронными подписями, например КриптоПро. Для водителей потребуется организовать подписание документов с помощью подходящего вида электронной подписи, в том числе через мобильное приложение.

Как помогает Умная Логистика. Специалисты подскажут, какие подписи и доверенности потребуются сотрудникам, помогут разобраться с настройками и проверить права пользователей в системе.

2. Подключить оператора ЭДО

Для обмена электронными транспортными накладными нужен оператор ЭДО, который поддерживает работу с электронными перевозочными документами и передачу сведений в ГИС ЭПД.

Компании нужно выбрать такого оператора, зарегистрироваться в его системе и настроить обмен. Если перевозки ведут в отдельной учетной программе, может потребоваться интеграция с оператором.

Как помогает Умная Логистика. Обмен электронными документами уже встроен в TMS. Специалисты помогут подключить модуль ЭПД, настроить взаимодействие с оператором ЭДО и проверить передачу документов. Разрабатывать собственную интеграцию с нуля не придется.

3. Подготовить сотрудников и контрагентов

ЭТрН подписывают разные участники перевозки, поэтому важно заранее договориться, кто и на каком этапе работает с документом.

Например, грузоотправитель создал накладную, но водитель не знает, как подтвердить прием груза. Пока он не выполнит нужное действие, оформление документа не продвинется дальше.

Логистам, водителям и другим сотрудникам нужно объяснить порядок работы с ЭТрН. Также стоит проверить, готовы ли заказчики и перевозчики получать и подписывать электронные документы.

Как помогает Умная Логистика. Команда помогает обучить сотрудников и разобраться с порядком подписания титулов. А если вы грузовладелец, специалисты также помогут подключить ваших перевозчиков к ЭПД. Не придется самостоятельно объяснять каждому партнеру весь процесс с нуля.

4. Проверить работу на первых рейсах

Перед массовым переходом стоит оформить несколько ЭТрН и пройти весь процесс подписания. Так можно проверить, правильно ли заполняются документы, доходят ли они до участников и нет ли проблем с электронными подписями.

Например, оформите накладную на один рейс, передайте ее перевозчику и убедитесь, что все необходимые титулы подписаны. Если возникнет ошибка, ее можно будет исправить до того, как компания переведет на ЭТрН остальные перевозки.

Как помогает Умная Логистика. Специалисты сопровождают настройку и первые рейсы с электронными накладными. Если возникнут вопросы, можно обратиться к персональному менеджеру или в техническую поддержку, которая работает круглосуточно.

Что нужно для перехода на ЭТрН: чек-лист

Проверьте, все ли готово к работе с электронными транспортными накладными.

• Определить участников обмена. Выяснить, кто будет создавать, проверять и подписывать ЭТрН: логисты, водители, руководители и контрагенты.
• Подготовить электронные подписи и МЧД. Выпустить необходимые подписи сотрудникам, оформить машиночитаемые доверенности и выбрать способ подписания для водителей.
• Настроить работу с подписями. Установить необходимое программное обеспечение, например КриптоПро, и проверить, что подписи работают.
• Подключить оператора ЭДО. Зарегистрировать компанию у оператора, который поддерживает ЭПД, и настроить обмен электронными документами.
• Настроить учетную систему. Подключить модуль ЭПД в TMS или интегрировать учетную программу с оператором ЭДО.
• Подготовить сотрудников и контрагентов. Объяснить участникам перевозки, как оформлять ЭТрН, кто и когда подписывает титулы.
• Проверить обмен на первых рейсах. Создать ЭТрН, пройти все необходимые этапы подписания и убедиться, что документ успешно обработан.

В чем разница между самостоятельным переходом и подключением через Умную Логистику

При самостоятельном внедрении компания организует настройки, обучение сотрудников и подключение контрагентов своими силами. С Умной Логистикой часть этих задач помогают решить специалисты, а электронные документы можно оформлять в той же программе, где ведут перевозки.

Все этапы подготовки остаются обязательными независимо от выбранного способа. Но с Умной Логистикой не придется самостоятельно разрабатывать интеграцию и разбираться во всех настройках. Команда поможет пройти путь от подключения до первых рейсов с ЭТрН.

Вопросы и ответы